Fiecare secretar se confruntă cu documente primite din afara companiei. Până în prezent, nu există reguli stricte de stabilire a unei abordări uniforme a procedurii de înregistrare a documentelor și de a lucra cu ei: instrucțiuni stricte sunt în trecut, acestea au fost înlocuite cu orientări moi conținând orientări vagi privind principiile generale de lucru cu documente, fără a se specifica sfaturi și pas cu pas. În plus, recomandările sunt adresate autorităților publice și municipalităților, astfel încât firmele private au dreptul să organizeze lucrări cu documente la discreția lor.
Pe fondul lipsei de orientări clare, sunt din ce în ce secretarilor de gura sunete cereri ajuta la ghidarea fluxului de informații de intrare în direcția corectă și să înțeleagă situațiile „complicate“ legate de fiecare document.
Atunci când dezvoltăm un traseu pentru transmiterea unui document primit de la o organizație terță parte, trebuie să ne ghidăm de principiul principal al managementului documentelor - expediția, dintr-o varietate de opțiuni, trebuie să alegeți metodele cele mai potrivite pentru contabilizarea corespondenței, mijloacele tehnice utilizate în aceste scopuri și luați în considerare și nuanțele inerente documentelor unei anumite companii. Rezultatul trebuie să fie în mod clar și detaliat procesul de lucru cu documentele.
În toate celelalte cazuri, plicurile pot fi aruncate după retragerea atașamentelor de la acestea.
Documentele primite din exterior sunt sortate în registre și neînregistrate.
Prezența unei notificări prin poștă, a unui număr de ieșire sau a altor semne pe o ofertă comercială nu trebuie să afecteze semnificația sa în ochii secretarului. Aceste scrisori sunt trimise departamentelor de profil fără înregistrare.
O parte specială a documentelor primite constă în conturi contabile, acte de muncă efectuate etc. document contabil este diferit de la general, și care nu sunt reglementate prin Instrucțiunea cu privire la funcția și politica contabilă a societății, care nu este un cuvânt despre rolul secretarului (sau serviciul DOW) în contabilitate. Cu alte cuvinte, documentația contabilă primită trebuie transferată departamentului contabil fără înregistrare. Contabilitatea și păstrarea acestor documente trebuie să fie organizate de către contabilul-șef de forțele subordonaților lor.
Cu toate acestea, mulți secretari se confruntă cu situații în care pierderea unor astfel de documente este atribuită angajatului care răspunde de prelucrarea corespondenței primite. Ca urmare, ei petrec o sumă exagerat de timp pentru înregistrarea a numeroase conturi, facturi și facturi care nu numai că le asigură împotriva pierderilor, dar nu și pentru pierderea.
În ambele cazuri (cu sau fără înregistrare) a pierdut actul sold sau factura recuperabile: este suficient pentru a contacta contractantul și cere să duplicat documentul pierdut productiv decât petrecerea timpului în căutarea făptașilor sau să-și asume sarcina nejustificate secretarului pe documentele de înmatriculare.
Trebuie să înregistrez scrisori trimise prin fax?
Pe de altă parte, aceste opinii contravin tehnologiilor moderne menite să accelereze soluționarea mai multor probleme. În multe companii, faxul este principalul canal de schimb de informații: astfel, în rezervarea de afaceri turistice se efectuează în principal prin fax. Banca Centrală a Rusiei trimite versiuni electronice ale instrucțiunilor și solicitărilor sale fără a trimite un purtător de hârtie. La nivel guvernamental, a fost realizat un curs către o tranziție universală la gestionarea documentelor electronice.
Ignorarea solicitărilor clienților și chiar mai mult, organizația sau organul de supraveghere de nivel superior (parchetul, Ministerul Afacerilor Interne, serviciul fiscal), primite prin fax, pot avea consecințe negative.
Organizația noastră primește scrisori de la antreprenori sau organizații individuale fără un număr de document de ieșire. Acest lucru se datorează faptului că nu au un flux de documente. Pot să le accept și să le înregistrez, și dacă nu, cum este reglementată aceasta? La urma urmei, nu pot lua documente.
Absența numărului de înregistrare sau a datei documentului, incoerența localizării detaliilor, precum și textul scris de mână al textului nu dau motive pentru refuzul înregistrării.
Aceste documente sunt înregistrate în ordinea generală. În absența numărului de înregistrare al documentului din coloana "Indicele documentului primit", marcați "b / n" - fără numărul.
Documentele care fac obiectul înregistrării pot avea grade diferite de semnificație. Termenul limitat de răspuns și sancțiunile severe pentru nerespectarea acestor termeni sunt conținute în Codul Fiscal al Federației Ruse (RF Tax Code) și o serie de instrucțiuni departamentale. Prin urmare, în această etapă este necesar să se izoleze de la masa totală a corespondenței primite documentele grupului de risc - acestea sunt supuse înregistrării prioritare. În funcție de natura corespondenței, documentele pot fi, de asemenea, sortate pe tipuri (de exemplu, grupurile individuale amână și înregistrează în mod separat apelurile cetățenilor). Să dăm un exemplu:
din Instrucțiunea de păstrare a evidenței în organele și instituțiile Procuraturii Federației Ruse
2.4.1.1. Comunicarea primită este înregistrată în funcție de tipul și conținutul documentului pe un card alfabetic sau departamental.
În primul rând, se înregistrează documente de control special, instrucțiuni de gestionare și de tratament a primirii personale. Corespondența, retrasă din caseta "Pentru aplicații și aplicații", este înregistrată în ordinea generală.
Pe documentele supuse înregistrării se marchează o notă privind admiterea. Notă trebuie să conțină numele organizației, data (dacă este necesar - orele și minutele) din chitanță și numărul contului. Un număr de organizații indică, de asemenea, numărul de coli ale documentului. Pentru confort, utilizați ștampile sau daters.
Numărul documentelor primite prin numerotare bruta într-un an calendaristic. Dacă este necesar, numărul de intrare poate fi completat cu un indice de identificare. De exemplu, atunci când înregistrați cererile cetățenilor, este obișnuit să completați indexul de intrare cu prima literă a numelui solicitantului.
Numărul de înregistrare poate fi, de asemenea, completat cu informații privind modul în care documentul este primit. De exemplu, indexul Φ indică faptul că documentul a sosit prin fax, iar indexul E sau E va reaminti că apelul a fost trimis prin e-mail.
Dacă o organizație a adoptat un sistem descentralizat pentru înregistrarea corespondenței primite, numărul de intrare trebuie să fie completat cu indicele unității care a efectuat înregistrarea. Indicele divizării este mai util de luat de la nomenclatorul afacerilor. De exemplu:
- Rin. №123-Ф - documentul a sosit prin fax;
- Rin. №124-ЭП - documentul a sosit prin e-mail;
- Rin. AА-225 - recursul unui cetățean al cărui nume începe cu litera A;
- Rin. №2-125 - documentul este înregistrat în subdiviziune, care are indexul 2 pentru nomenclatorul de cazuri.
Documentele primite de organizație sunt înregistrate o dată pe zi de primire. Excepția este apelurile cetățenilor, care pot fi înregistrate în termen de 3 zile de la primire. În viitor, la transferul de la unitate la subdiviziune, documentul este contabilizat sub numărul său inițial de intrare. Nu se fac indici suplimentari de înregistrare a unităților structurale interne.
Înregistrarea documentelor poate fi efectuată în jurnalul de bord, pe cartele speciale de înmatriculare sau în format electronic (folosind Excel sau ERMS).
Informații de bază despre documentul primit, înscrise în formularul de înregistrare:
În funcție de specificul companiei, alte informații pot fi introduse în formularul contabil. De exemplu, la înregistrarea solicitărilor din partea serviciului fiscal, organizațiile de credit indică numele companiei în legătură cu care se face cererea.
Completarea câmpului "Indice și dată indicat pe document de către expeditor" în format electronic, respectați principiul uniformității. Este recomandabil să indicați indicele fără semnul "Nu" și, de asemenea, fără spații. În cazul în care primiți un document repetat cu indexul deja disponibil în baza de date, programul va raporta acest lucru, economisind timpul duplicând lucrările efectuate. Acest lucru este valabil mai ales dacă documentul a fost deja primit prin fax.
Prezența unei referințe completate la numărul și data de sub numărul de ieșire indică faptul că aveți un răspuns la cererea trimisă de organizație. În acest caz, registratorul ar trebui să introducă informațiile privind răspunsul primit în jurnalul (baza) de contabilitate pentru documentele expediate (Exemplul 1).
Introducerea informațiilor privind răspunsul primit în registrul documentelor emise
Dacă este necesar să se înregistreze în jurnalul corespondenței primite scrisorile întoarse, adică Scrisori scrise de compania noastră și înregistrate ca ieșiri pentru persoane fizice, dar care nu au fost primite din cauza eșecului lor (expirarea perioadei de depozitare la oficiul poștal)? Dacă da, care document îl reglementează?
Este mai util să indicați informații despre returnarea scrisorii nedorite în jurnalul de contabilitate pentru corespondența de ieșire (Exemplul 2). Dar nu este nevoie să le înregistrați în jurnalul corespondenței primite.
Introducerea în registrul documentelor de ieșire a informațiilor privind returnarea documentului trimis
Prezentare pentru examinare
Documentația înregistrată este sortată din nou - de această dată după subiect. documentele primite, în funcție de problemele ridicate în acesta, și sistemul de revizuire a documentelor organizației prevăzute în dosare, care se transferă societății prima persoană, adjuncții lui și contabilul-șef. În cazul în care un ERMS este implementat la întreprindere, documentul este scanat, anexat la cardul de credit și expediat în acest mod persoanelor autorizate pentru a fi luate în considerare.
Angajatul responsabil pentru înregistrarea corespondenței primite trebuie să fie conștient de împărțirea autorității între managerii companiei.
Rezultatul examinării este o rezoluție pe care șeful (sau persoana autorizată) o impune pe document. Aceasta specifică faptul că, cui și în ce fel se anunță șeful să facă referire la întrebările specificate în document.
Șeful (persoana autorizată) poate stabili o comandă pe document (sau pe o cartelă electronică dacă este adoptat un sistem electronic de gestionare a documentelor la întreprindere). Este permisă emiterea unei rezoluții pe o foaie separată (de obicei formatul A5) cu numărul de înregistrare și data documentului la care se referă rezoluția (exemplul 3). Rezoluția este atașată documentului și este atașată împreună cu acesta. Pentru documentele tipice care necesită același tip de proceduri de execuție, este recomandabil să se pregătească șabloane pentru rezoluții.
Rezoluție pe o foaie separată
PRIVIND SIGURANȚA ECONOMICĂ
Pentru: А.А. Ivanov, P.P. Petrov
Instrucțiuni: Verificați faptele și pregătiți un răspuns.
Semenov E.E. Semenov
Transfer pentru executare
Prin e-mail am primit un document cu antetul cu un număr de înregistrare, direcționat către departamentul juridic, dar, ca atare, serviciul juridic noi nu facem - e doar un avocat. Documentul conține întrebări și semnat de lider economist și șef al departamentului de personal. Are dreptul unui avocat pentru a da un răspuns, și-a pus semnătura pe formularul organizației noastre?
Ordinea de examinare a întrebărilor primite din exterior și pregătirea răspunsurilor este determinată de instrucțiunile interne acceptate în cadrul organizației. Terții (în acest caz, cei care au trimis cererea) nu au dreptul să indice care angajat al organizației ar trebui să ia în considerare scrisoarea. Acest drept aparține exclusiv șefului companiei dvs. Dacă a delegat avocatului competența de a răspunde în numele organizației, avocatul poate să-și pună semnătura sub răspuns. În acest caz, răspunsul este formalizat în mod obișnuit pe antetul organizației.
În conformitate cu performanța înțelege soluționarea problemelor ridicate în document. Deci, executarea unui ordin al unei organizații superioare poate fi efectuarea oricăror măsuri, revizuirea procedurii de desfășurare a anumitor procese. Respectarea plângerii unui cetățean implică verificarea faptelor declarate. Ca regulă, rezultatul executării documentului este răspunsul. Cu toate acestea, nu toate documentele primite de organizație necesită executare și răspuns. Unele dintre ele sunt trimise în ordinea informațiilor.
Care ar trebui să fie termenul limită pentru scrisoarea de intrare, dacă liderul nu a specificat termenul de executare în rezoluție?
Astăzi, nu există un singur termen limită pentru a răspunde unei cereri. Organizațiile comerciale însele au dreptul să le stabilească pentru scrisori de anchetă. Acești termeni sunt stabiliți în documentele interne de reglementare. Dacă nici textul documentului, nici rezoluția capului nu are o limită de timp, eticheta de afaceri modernă prescrie un răspuns în termen de 10-14 zile. De obicei, acest timp este suficient pentru a înțelege situația.
ATENȚIE! În anexa 10, "Lista termenelor tipice pentru executarea documentelor" ale GOSTAU [3], s-au stabilit următorii termeni de execuție:
● pentru scrisori scrise și scrisori de anchetă din partea autorităților și organizațiilor superioare - până la termenul indicat în acestea sau în termen de 10 zile;
● pentru scrisori de întreprinderi (asociații), instituții, organizații - 10 zile.
Cu toate acestea, în prezent, GOSTAI nu este un document normativ, iar prevederile sale nu pot fi considerate decât recomandări.
La stabilirea timpului de răspuns, trebuie să studiați cu atenție documentele de reglementare care reglementează direcția activității unei anumite organizații.
din Legea federală nr. 59-FZ
(1) În termen de 30 de zile de la data înregistrării unui recurs scris [4], se examinează recursul scris primite de un organ de stat, de un administrație locală sau de un funcționar în conformitate cu competența acestora.
din Codul Fiscal al Federației Ruse
[...] 2. Băncile sunt obligate să emită un autorități certificatul fiscal privind prezența conturilor bancare și (sau) soldurile de numerar din conturile, declarațiile de conturi pentru operațiunile de organizații (antreprenorilor), precum și a certificatelor privind balanța de monedă electronică și transferuri de monedă electronică înseamnă în conformitate cu legislația Federației Ruse în termen de trei zile de la data primirii cererii motivate a autorității fiscale [5].
[...] 3. Documentele care au fost revendicate în timpul auditului fiscal se depun în termen de 10 zile (20 de zile - la auditul fiscal al grupului consolidat de contribuabili) de la data primirii cererii relevante.
[...] 5. Persoana care a primit cererea de depunere a documentelor (informații), este nevoie de o perioadă de cinci zile de la data primirii sau în aceeași perioadă a raportat că a susținut documentele (informații).
Nu uitați că uneori nerespectarea termenelor prescrise implică consecințe grave.
din Codul Fiscal al Federației Ruse
Nedepunerea o referință a băncii cu privire la disponibilitatea conturilor bancare și (sau) soldurile de numerar din conturile, declarațiile de tranzacții pe conturile autorităților fiscale, în conformitate cu paragraful 2 al articolului 86 din prezentul cod și (sau) nedivulgarea soldurilor de mijloace bănești în conturi, operațiunile care sunt suspendate în conformitate cu punctul 5 al articolului 76 din prezentul cod, precum și prezentarea certificatelor (declarații) cu încălcarea termenului sau referințe (extrasele) care conțin informații false implică o amendă în mărime de 20 mii de ruble.
O notă privind executarea documentului
Informațiile privind performanța sunt introduse în jurnalul (baza) de contabilitate pentru documentele primite (Exemplul 4). Pe lângă numărul și data răspunsului, puteți specifica modul în care este trimis răspunsul (prin poștă, personal, etc.). Nu aveți încredere în memorie: dacă în timpul trecerii documentului au existat complicații (trimiterea eronată, încălcarea termenului limită pentru răspuns etc.), înregistrați aceste fapte în jurnalul (baza) de contabilitate. De asemenea, ar trebui să vă întoarceți în cont dacă continuați să comunicați.
Mai jos este o schemă tipică pentru trecerea documentelor primite.
Includerea de informații suplimentare în jurnalul de documente primite
[1] Contabilitatea și redirecționarea spre executor a mesajului lăsat pe site apar automat în conformitate cu algoritmul încorporat în programul de calculator și nu sunt luate în considerare aici.
[3] Sistem de stat de sprijin pentru managementul documentelor. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru serviciile de sprijin pentru documente și documente (aprobate de Consiliul de administrație al URSS la 27 aprilie 1988, Ordinul Glavarkhiv al URSS nr. 33 din 25 mai 1988).