Crearea unei baze de date se face în mai multe etape. Prima etapă (când ținta deja identificate, crearea și condițiile de lucru DB) constă în determinarea structurii (adică, structura și subordonare) a bazei de date. La aceasta se stabilește, din ce domenii este o înregistrare de bază de date separată (fiecare câmp are numele său propriu), și specifică tipul fiecărui câmp (text, numeric, etc.). Pentru diferite tipuri de câmpuri sunt diferite posibilități de prelucrare a datelor corespunzătoare (de exemplu, câmpuri numerice sunt substanțial mai bogat decât pentru text). Împreună cu tipul câmpului, sunt indicate diferitele sale caracteristici, cum ar fi lungimea. Același tip de înregistrări în baza de date sunt colectate în tabel, cu numele lor, cum ar fi „vânzători“, „clienți“, „Comenzi“, „produse“, „furnizor“, etc. Partiționarea datele din tabelele se realizează nu numai din motive de comoditate și de vizibilitate a datelor, dar și din cauza necesității de a reduce la minimum duplicarea aceleași câmpuri într-o bază de date, ceea ce duce nu numai la un (polinom) creșterea nejustificată a volumului bazei de date, dar, de asemenea, apariția așa-numitul anomalii de actualizare, șterge, complexitatea și intensitatea muncii de sprijin (uman și mașină) de baze de date fail-proiectate.
El își găsește expresia vizibilă în tabele, adăugând câmpuri speciale cu codurile acestei înregistrări, care (dacă este necesar, codurile) sunt menționate de conținutul întregii înregistrări în tabelele rămase ale bazei de date. Un astfel de cod (numit și cheia primară) poate fi atribuit fie de către utilizator, fie automat (de exemplu, rânduri de numerotare) de către programul Evaluare însuși, dacă utilizatorul primește o astfel de instrucțiune.
Mai jos este un exemplu de mică bază de date "Comerț" din 3 tabele "Cumpărători", "Vânzători" și "Comenzi", care vor fi utilizate în viitor pentru rezolvarea mai multor sarcini de instruire:
Fig. 1. Educațional DB "Comerț".
În cea de-a doua etapă, datele sunt introduse. Accesul acceptă încorporarea nu numai a caracterului numeric, a caracterului și așa mai departe. tipuri de date, dar și obiecte OLE (Object Linking and Embedding) în mediul Windows. Rețineți că un obiect OLE este o referință la anumite informații care rămân în forma sa originală. Astfel de obiecte pot fi o ilustrare electronică, o foaie de calcul Excel, un fișier audio și altele asemenea.
Utilizarea formularelor electronice speciale (acestea sunt numite formulare) simplifică atât intrarea, cât și ieșirea înregistrărilor individuale. Folosind formulare, puteți afișa și conținutul nu tuturor câmpurilor fiecărei intrări, ci numai acelea care sunt necesare pentru realizarea sarcinii (focalizarea operatorului numai asupra lor) sau a celor la care utilizatorii unui anumit nivel de acces sunt permiși dacă există informații confidențiale în baza de date.
Creșterea vitezei și a acurateței intrării într-un singur câmp este facilitată de disponibilitatea unui astfel de instrument ca "Masca de intrare". Măștile de intrare definesc șabloanele pe care trebuie să le satisfacă datele introduse în formulare și în tabele.
Al treilea pas în lucrul cu baza de date este, de obicei, căutarea informațiilor. pe baza rezultatelor cărora este emis fie un anumit raport, fie unul sau un grup de înregistrări (inclusiv adăugate sau șterse).
Atunci când dezvoltăm o aplicație reală, inginerul trebuie să facă o operațiune uriașă și în multe moduri de rutină pentru a crea elemente de bază de date separate, cum ar fi formularele de ecran, rapoartele și interogările. Pentru a automatiza acest proces, DBMS include un număr de componente care rezolvă sarcini similare. O versiune a acestor programe a fost numită Design (Designer), cealaltă - Wizard (Master). Designerul oferă utilizatorului o serie de instrumente software cu care puteți compune rapid și ușor designul dorit: formular, interogare, raport. Expertul vă ajută să efectuați aceleași sarcini, dar într-o oarecare măsură: dă utilizatorului mai multe întrebări și, pe baza răspunsurilor primite, construiește o formă complet completă, un raport etc. În același timp, utilizatorul cere un efort minim, pe cât posibil, adică în funcție de dezvoltator, interogarea sau raportul apare ca și cum "prin magie". Aproximativ aceleași sarcini sunt rezolvate de așa-numitul. Constructorii, cum ar fi Expression Builder, permit utilizatorului să obțină ajutor atunci când definește expresii într-un tabel, interogare, formă, raport, macro etc.