Multe documente de conducere înainte de semnare necesită o coordonare cu organizațiile, unitățile structurale sau funcționarii ai căror interese sunt afectate.
Armonizarea implică o evaluare a conținutului proiectului de document, care determină fezabilitatea creării unui document, conformitatea acestuia cu legislația existentă, precizia formulării,
Proiectul de document poate fi convenit atât cu organizațiile externe (unitățile structurale, cu funcționarii din afara organizațiilor). și cu unități sau funcționari din cadrul organizației în care este pregătit documentul. Cu alte cuvinte, acordul documentului poate fi extern și intern.
În funcție de conținutul documentului, aprobarea externă ...
pot fi efectuate:
- cu organisme de conducere superioare sau intersectoriale în acele cazuri în care prin legi sau alte acte juridice organizațiile pot accepta și pune în aplicare gestionarea
decizii numai cu permisiunea acestor organisme;
- organele de control și supraveghere de stat într-un anumit domeniu de activitate;
- organizații mai înalte, subordonate și ne-subordonate, inclusiv cercetarea, în cazul în care interesele lor sunt afectate sau implicate în rezolvarea problemei;
- dacă este necesar, cu organizațiile publice.
Coordonarea externă este realizată prin cerința "clasificarea documentului". Un document poate fi compensată oficial, care acționează în numele unei organizații terțe părți sau alt protocol documente :. Litera (soluție), etc. În ambele cazuri, documentul care urmează să fie convenit aplicat gât de potrivire.
În coordonare cu oficialul specific în negocierea gâtului include: cuvântul APROBAT (fără ghilimele), în calitate de șef, inclusiv numele organizației cu care sunt de acord documentul, semnătura personală, numele complet (inițialele, numele de familie), data de potrivire, de exemplu:
Șeful departamentului juridic
În cazul în care negocierea este efectuată într-un document separat (organizația-mamă, organizarea socială, organele de control de stat și de supraveghere, etc.), în coordonarea gâtului indică numele documentului, numele organizației sau organismului care a eliberat documentul, data și numărul acestuia. Cuvântul CONVENIT în acest caz este, de asemenea, scris fără citate, numele documentului este indicat în cazul nominativ, de exemplu:
Procesul-verbal al ședinței Consiliului
Bara de aliniere este plasată pe ultima foaie a documentului de draft, la stânga sub semnături.
Coordonarea poate fi realizată cu mai multe organizații. În acest caz, în ultima pagină a documentului există mai multe etichete care se potrivesc sau sunt plasate separat
foaia de consimțământ, care este o anexă la proiectul de document. În acest caz, documentul însuși face o notă: "Fișa de consimțământ este atașată", de exemplu:
Regulamentul privind Consiliul Rectorilor
Decizia Consiliului Academic Decizia Consiliului Academic
financiare și legale Moscova tehnologice
Decizia Consiliului Academic Decizia Consiliului Academic
Școala chimico-superioară din Moscova
Academia Tehnologică de Economie
Coordonarea internă a documentului este formalizată de viza de aprobare a documentelor. Când documentul este vizionat, numele postului, semnătura personală, decriptarea (inițiale, prenume) și data aprobării sunt indicate, de exemplu:
- pentru un document al cărui original rămâne în organizație, vizele sunt ștampilate în partea de jos a versiunii ultimei foi a documentului original;
- pentru un document al cărui original este trimis de organizație, vizele sunt ștampilate în partea de jos a părții frontale (sub semnătura) a copiei documentului trimis.
Este permisă, la discreția organizației, să se uite prin document și atașamentele sale. De regulă, aceasta se referă la documentele normative, contractele și alte documente care necesită o protecție specială față de înlocuirea și falsificarea foilor.
Este posibil să se aranjeze un număr mare de vize pe o foaie separată pe baza foii de acord.
În cadrul organizației ar trebui să existe o listă cu cele mai importante documente care necesită o vizionare, indicând funcționarii a căror viză este necesară atunci când se pregătește un anumit document; Ordinea și secvența de observare pot fi determinate de gestionarea documentelor (lucrul cu documentele), caz în care lista este un atașament la instrucțiune. Ca document separat, acesta trebuie să fie aprobat de către conducător, organizație sau documentul său administrativ.
Înregistrarea unei vize în conformitate cu regulile de mai sus facilitează lucrul cu documentul, atât specialiștii aparatului de conducere în pregătirea documentului de proiect, cât și capul atunci când îl semnează. În plus, ajută biroul biroului să monitorizeze calitatea documentului și procesarea acestuia. În prezent, într-un număr de organizații, practica emiterii unei vize numai prin semnătura unui funcționar (fără decodificare, indicând poziția și data) este inacceptabilă.
O viză este de asemenea folosită atunci când familiarizați angajații cu documentul.
Viza de cunoștință constă în numele postului angajatului, semnătura lui personală, decriptarea semnăturii (inițiale, prenume) și data cunoștinței. Ar trebui completat cu cuvintele: "C ... (numele tipului de document în cazul instrumental) este familiar (a, s)", de exemplu:
Viza pentru cunoaștere în acest mod confirmă faptul că angajatul este familiarizat cu documentul. Visa este situat în partea de jos a părții din față a ultimei pagini a documentului sau de partea sa din spate după detaliile „semnătură“, „document Vulture armonizare“ și „document de reconciliere a vizelor.“