Din acest material veți învăța:
- reguli pentru redactarea documentelor emise;
- modul de completare a registrelor documentelor emise;
- înregistrarea mesajelor trimise.
Reguli pentru redactarea documentelor emise
Registrul documentelor de ieșire din organizație nu este mai puțin important decât registrul de scrisori primite. Cu ajutorul lor, trimiterea documentului și a rechizitelor sale sunt fixe. Cu toate acestea, nu toți funcționarii din organizațiile lor recurg la înregistrarea e-mailurilor trimise. Vom explica de ce nu puteți ignora această procedură și cum să aplicați jurnalul.
În mod tipic, jurnalul de eșantioane al documentelor de intrare și de ieșire se face sub forma unui tabel și are 5 coloane. Apoi, vom examina cum să le umplem corect.
Ce coloane ar trebui să fie prezente
Jurnalul de documente de ieșire (eșantionul este prezentat mai jos) constă cel mai adesea din 5 coloane:
Înregistrați eșantionul de înregistrare a documentelor expediate
Cum se completează înregistrarea documentelor trimise
Registrul documentelor de ieșire nu se referă la documente stricte de raportare și nu are o formă fixă legal. În această privință, ca o revistă, puteți utiliza atât o revistă cumpărată, cu forme gata făcute, cât și un notebook încărcat manual. De regulă, pentru reviste sunt utilizate albume și note de format A4.
- Coperta revistei trebuie să conțină numele (registrul documentelor expediate), data creării, sigiliul organizației și numărul atribuit conform nomenclaturii organizației. De asemenea, pe copertă indică destul de des poziția, numele și inițialele ofițerului responsabil cu umplerea acesteia.
- Paginile jurnalului trebuie să fie numerotate, dar nu trebuie să fie capsate și sigilate. Numerotarea este necesară pentru a se asigura că toate foile sunt prezente.
- Procedura de completare a jurnalului de înregistrare se realizează numai după ce scrisoarea este semnată de persoana responsabilă. Atâta timp cât nu există nici o recuzită "Semnătura" în scrisoare, nu există nici un sens în înregistrarea sa, deoarece ea poate fi schimbată și rescrisă.
- Este necesar să se înțeleagă că anual este necesar să se creeze un nou jurnal pentru înregistrarea documentelor emise. În plus, jurnalul de înregistrare ar trebui să fie arhivat pentru o perioadă de timp stabilită în conformitate cu listele standard.
Înregistrarea mesajelor trimise
Trebuie remarcat faptul că înregistrarea mesajelor trimise poate fi efectuată în mai multe moduri și nu numai prin utilizarea jurnalului. Deci, cu un volum mare de documente de ieșire, este logic să se utilizeze mijloacele EDS (sistemul electronic de gestionare a documentelor) pentru înregistrare. Completarea unui jurnal sau a unui fișier de e-mailuri de ieșire în formă electronică va economisi o parte considerabilă a timpului care ar fi fost cheltuit pentru procesarea revistei într-o versiune scrisă de mână. În absența unei organizații ERMS, puteți menține un jurnal cu programe cum ar fi Word sau Excel.
Înregistrarea documentelor eșantion de intrare și ieșire
Este necesar să se înțeleagă că registrul scrisorilor scrise trebuie să aibă aceeași perioadă de păstrare ca și literele înregistrate în ea. De regulă, perioada de păstrare a acestora nu depășește 3-5 ani, însă există excepții. Deci, ordinele pentru activitatea principală și documentele de personal au un termen de valabilitate permanent, ceea ce implică existența unui termen de valabilitate permanent în registrul de înregistrare.
Înregistrați eșantioanele de ieșire
