Un membru al personalului sau un contabil trebuie să completeze o foaie de lucru în fiecare zi.
Dacă o persoană are experiență, atunci un astfel de proces nu va fi dificil. Dar este greu pentru noii veniți să-și dea seama unde și ce să scrie.
Legislația Federației Ruse conține toate normele necesare care trebuie urmate la completarea unui astfel de document.
Repere
În primul rând, să explicăm ce este înțeles în fișa de timp, care forme ar trebui utilizate.
Ce este?
Legea obligă fiecare angajator să țină o evidență despre cine a lucrat cât timp. Sunt luate în considerare orele de lucru ale companiei, indiferent dacă este vorba de o persoană juridică sau de un antreprenor individual.
În special în aceste scopuri, Goskomstat a dezvoltat formele T-12, T-13 - foaia de timp.
Scopul documentului
Fișa de timp este necesară pentru HR sau contabil pentru:
Contabilitate pentru timpul petrecut și neprelucrat
Toți angajații angajați de firmă
Controlați dacă programul de lucru este respectat
A venit toată lumea la lucru, cine a întârziat etc.
Primirea informațiilor oficiale despre timp
Ce a lucrat angajatul pentru a putea calcula salariul sau pentru a face rapoarte statistice
Cardul de rapoarte ajută contabilul să confirme dacă este legal să impună fiecărui angajat un salariu sau o despăgubire.
Specialistul departamentului de personal monitorizează participarea sa și, dacă este nevoie, justifică sancțiunile impuse angajatului.
Un astfel de document va fi emis împreună cu dosarul de angajare al angajatului dacă acesta pleacă. Dar pentru aceasta, o persoană trebuie să depună o cerere corespunzătoare (articolul 84.1 din Codul Fiscal).
Forma cardului de raport, care este aprobată la nivel legislativ, trebuie neapărat să fie utilizată:
- în organizația de stat;
- pe o întreprindere unitară;
- contractori. să îndeplinească ordinea de stat;
- unele corporații de stat.
Cadrul juridic
Obligația de a ține evidența orelor de lucru este stabilită în partea 4 din art. 91 din Codul Muncii din.
Dacă o astfel de cerință nu este îndeplinită, societatea va trebui să plătească o amendă, precum și să elimine costurile pentru plata muncii. Da, și compania va primi un refuz, dacă se dorește, să restituie suma plătită pe foile de incapacitate de muncă.
Exemplu de umplere a fișei de timp
Compania poate utiliza formulare unificate sau poate dezvolta un formular pe cont propriu.
În cel de-al doilea caz, trebuie să utilizați detaliile înregistrărilor contabile primare și datele privind modul în care angajații au folosit fondul de timp de lucru.
Cel mai adesea, forma unificată a cardului de rapoarte este finalizată. Adăugați câteva grafice și coduri suplimentare.
Ce date sunt introduse
În document, fiecare poziție este reprezentată de două linii. Partea superioară va conține un simbol sub forma unui cod, cel de jos - câte ore a lucrat angajatul.
Dacă neparticiparea se reflectă în concediu, boală, călătorie de afaceri. atunci este pus doar codul. Linia inferioară este omisă.
Fiecare tip de muncă sau timp liber are propria sa desemnare (alfabetică sau digitală). Codurile de aspect / non-apariție sunt înregistrate pe pagina de copertă a T-12.
Ele sunt de asemenea folosite dacă T-13 este umplut. Este de dorit să utilizați coduri alfabetice (acestea sunt mai ușor de memorat).
Orice notă despre motivele absenței angajatului și despre programul special de lucru ar trebui să fie afișată dacă există un document exonerator (lista incapacității de muncă, ordinul de vacanță etc.)
De exemplu, angajatul nu a mers la locul de muncă și nu știți motivul. Până când calendarul este predat, numărul concedierilor este lăsat necompletat.
Dacă o persoană aduce o achitare, atunci codul este pus pe baza acesteia. Dacă un astfel de document nu este primit, se inserează codul "NN" (non-apariție din motive necunoscute).
Cartea de raport se face într-o singură copie, semnată de persoana autorizată, de șeful diviziei și de angajatul departamentului de personal.
Să ne imaginăm un eșantion de umplere a duratei de lucru însumând timpul de lucru. Vom afla cum să completați formularul T-13 dacă utilizați o metodă solidă.
În primul rând, numele companiei și unitatea structurală sunt indicate:
Numele companiei, numele antreprenorului și unitatea structurală sunt reflectate în partea de sus. Pot fi astfel de departamente - în vânzări, marketing, fabricare.
Mai mult, este necesar să introduceți codul OKPO în conformitate cu clasificatorul rus al firmelor care se află în baza de date Rosstat. Acest cod este reprezentat de 8 cifre pentru persoanele juridice și 10 pentru IP.
Specificați numărul de serie al foii de parcurs și data la care este compilată (de obicei, ultima zi a lunii, care este data de raportare):
În continuare, trebuie să se reflecte perioada, care este considerată ca fiind raportată:
Documentul este întocmit într-o lună (de la început până la sfârșit). Când se reflectă datele angajaților, se completează o linie separată pentru fiecare dintre ele.
Specificați numărul în ordine, care este atribuit tuturor angajaților și îl folosește în toate înregistrările contabile.
Este necesar să se precizeze numărul de zile și de ore pentru perioada de raportare.
6 coloana reflectă zilele și orele pe lună. Specificați datele pentru calcularea câștigurilor în acest fel:
Taxele vor fi debitate din cont în forma reflectată. Există un singur cont.
Graficul 9 va reflecta câte zile au fost elaborate pentru un anumit tip de plată.
Sub forma unui card de raport, celula de sus conține informații despre vizite și călătorii de afaceri. de jos - zilele în care persoana era în vacanță.
Dacă toți angajații plătesc un tip de plată, atunci codul este scris în partea de sus. Coloanele 7, 8 sunt sărite, scriind doar câte zile și ore lucrate în coloana 9.
Cine o conduce în organizație
Acest document trebuie completat de un angajat autorizat. Dacă firma are mai mult de o unitate, iar timpul de lucru este reprezentat de fiecare dintre aceste departamente, atunci sunt numiți mai mulți responsabili.
Legea nu precizează care poziție trebuie deținută de titularul contului.
Șeful poate numi orice specialist al companiei pe care dorește. Responsabil de numirea chiar și de paznici.
Angajatul care va fi responsabil pentru întocmirea fișei de lucru trebuie să fie numit prin ordin.
Ar trebui să conțină numele acestei persoane și numele deputatului care va completa formularul în absența angajatului responsabil.
Dacă nu există o astfel de comandă, înseamnă că obligația suplimentară a angajatului de a ține o carte de raport trebuie reflectată în contractul de muncă.
În caz contrar, autoritățile nu au dreptul să solicite angajatului să completeze documentul contabil de timp de lucru.
Întrucât întreprinderile mari sunt desemnate mai multe persoane responsabile, acestea trebuie să completeze documentul în termen de o lună, apoi să îl transfere șefului unității pentru semnare.
Un astfel de șef va verifica din nou informațiile și va transmite cardul de rapoarte personalului. Personalul ofițerilor verifică informațiile, completează documentația pe baza acestora și dă formularele contabilului.
În cazul în care compania nu este mare, un astfel de lanț nu este respectat. Cartea de raport este menținută de ofițerul de personal. Apoi este transmisă departamentului contabil.
Tipurile de formulare (T-12, T-13)
Formularul aprobat T-12 conține următoarele secțiuni:
Contabilitatea orelor de lucru
Unde se înregistrează informații despre modul de utilizare a timpului de lucru
Decontări cu angajații pentru plata muncii efectuate
O astfel de secțiune nu este întotdeauna completă, deoarece adesea alte registre sunt utilizate sub forma unui cont personal, salarizare
Formularul T-13 are o singură secțiune, în care participarea este înregistrată în modul automat. Timpul de lucru se reflectă în 2 moduri, cum ar fi:
Absențe, ore suplimentare
Compania însăși alege modul în care este mai potrivit. Dacă durata fermă a zilei de lucru este constantă, atunci este preferată a doua opțiune.
Dacă este rezumată înregistrarea timpului de lucru, este necesară înregistrarea continuă. Formularul T-13 este utilizat în companii unde există turnichete speciale - sisteme automate care vor monitoriza prezența personalului.
Formularul T-12 este universal. Fișa de jurnal poate fi:
- în formă de hârtie;
- în format electronic;
- este completat în buprograme specializate, cum ar fi 1C.
Din ce în ce, ele aleg formularul electronic, deoarece este mai ușor de reglat.
Note privind concediul și călătoria de afaceri
Codul care este plasat, în cazul în care o persoană este otrăvit într-o călătorie de afaceri - K sau 06. Lipsa totală pentru acest motiv, compania va primi un salariu mediu al unui angajat (articolul 167 din TC.).
De obicei, astfel de nuanțe sunt prescrise în ordine. Deci, în carte de raport se poate prescrie un cod care denotă prezența unei persoane la locul de muncă sau codul absenței sale. Reflectați și câte ore a lucrat o persoană.
De exemplu, angajatul sa întors de la o călătorie de afaceri și a lucrat 3 ore. Codul este scris în formularul "K", "I" și ceasul - "3".
O persoană comandată nu este obligată să respecte programul lucrărilor întreprinderii în care a sosit, precum și programul instalat pe site-ul principalei lucrări.
Dacă o persoană este absentă și motivele pentru care nu este cunoscută, atunci NN este pus. După ce a stabilit motivul lipsei de muncă, este indicat PR.
- ce tip de vacanta;
- când începe și când se termină concediul angajatului;
- ce metodă este folosită - solidă, înregistrarea abaterilor.
Fiecare tip de concediu are propria sa desemnare:
Codul necesar este plasat în cardul de raport de către un angajat autorizat pentru fiecare zi de absență a unei persoane.
Dacă se folosește o metodă continuă, alte zile vor reflecta denumirea I (participare). Dacă se folosește metoda contabilizării abaterilor, atunci graficele sunt ignorate.
Care este opțiunea corectivă pentru?
Cartea de rapoarte corecte numită un document suplimentar, care prescrie informații pentru fiecare angajat. O notă de serviciu a persoanei autorizate este în mod obligatoriu atașată.
De exemplu, o persoană nu a venit la muncă. În carnetul de raport au făcut o încurcătură. Pentru astfel de abateri, un angajat poate fi concediat.
Mai târziu, a adus o foaie de incapacitate. În acest caz, trebuie să completați un tabel contabil de corecție.
Pentru a corecta informațiile:
- Determinați dacă este necesar să faceți modificări.
- Persoana responsabilă scrie note explicative.
- Este necesar să se întocmească un raport corectiv. Aceasta este aceeași formă ca și cea de bază. Dar graficul "Vizualizare" va avea inscripția "Corect". Toate programele cu corecțiile sunt numerotate. Cartea de bază de raportare în numerotare nu este luată în considerare.
Formularul poate fi completat în 2 moduri:
Reflectă informațiile identice cu documentul principal, dar cu corecții
Datele din acest card de raport reprezintă informații despre angajat
Ce sa schimbat. Alte informații nu sunt prescrise
Companiile aleg adesea prima opțiune. Normele legislative ale Federației Ruse nu conțin cerințe privind forma și standardele pentru prezentarea rapoartelor corective.
Astfel, persoana responsabilă are dreptul de a alege în mod independent cum să depună informații. Documentul corectiv trebuie să conțină o referință la număr și nu la un angajat specific. La urma urmei, subordonații pot avea mai multe carduri și numere personale.
Nuanțele sunt compilate într-o organizație bugetară
Mulți oameni se întreabă dacă utilizarea este permisă în instituțiile bugetare sub forma T-13, precum și necesitatea de a avea timp pentru a reflecta revizuirile (în cazul în care zi neregulate).
Solicitați o cerere de concediu administrativ pe cheltuiala dvs., a se vedea aici.
Organizațiile bugetare ar trebui să utilizeze un nou eșantion de completare a fișei de timp a formularului 0504421.
Un astfel de semnal este de asemenea utilizat pentru a monitoriza modul de funcționare. Se folosește pentru umplerea metodei de înregistrare continuă și o notă despre abateri.
Dacă foaia de timp este umplută pentru prima dată, fără un eșantion, va fi dificil. La urma urmei, trebuie să înțelegeți nu numai cum să utilizați codurile.
Desenați exemplul furnizat și luați în considerare regulile aprobate la nivel legislativ.
Da, și vă vor ajuta să minimalizați numărul de rapoarte corective atunci când remediați inexactitățile.
