Decizia de a participa la expoziție este extrem de de dorit pentru a afla mai multe despre informațiile despre aceasta. Dacă expoziția a fost deja deschisă, va fi inutil să trimiteți un angajat experimentat ca vizitator pentru a vă asigura pe loc cât de profesionist este organizat și decorat, dacă există mulți vizitatori la expoziție, dacă participă concurenții și modul în care sunt proiectate pavilioanele lor.
Pentru o participare absentă la expoziție este necesar să se contacteze organizatorii expoziției pentru a permite ca expozițiile lor să fie afișate pe standurile partenerilor, desigur cu consimțământul lor, ca urmare a faptului că informațiile despre companie și produsele vor găsi vizitatorul țintă. Adesea, participarea la expoziții prin corespondență este singura ocazie pentru participarea lor la alte orașe, când participarea directă este prea oneroasă. Un alt motiv pentru necesitatea participării absente la anumite expoziții ar putea fi desfășurarea simultană a unor expoziții interesante într-un oraș important. Din multe expoziții, compania alege cea mai relevantă pentru participarea directă, iar la alte expoziții se poate lua parte și în absență pentru a nu pierde șansa dată de a-și consolida imaginea și de a-și promova bunurile.
Cu toate acestea, precum și pentru participarea la expoziții absențele au nevoie de unele de formare legate în primul rând pentru a aborda problemele de organizare și de formare în lista minimă de echipamente de expoziție. În ceea ce privește aspectele organizatorice, decizia lor de a începe cu permisiunea organizatorilor expoziției, atunci este necesar să se înceapă negocierile cu partenerii și sunt de acord asupra unui plan și domeniul de aplicare al participării, precum și cu privire la detaliile și locul de expunere, în conformitate cu care este determinată și valoarea participării. Trebuie remarcat faptul că partenerii și companiile care produc anumit grup de produse sau componente sunt încântați să coopereze și să ofere o parte a spațiului de expoziție pentru a găzdui o expunere cu fracțiune de normă, în special companiile care utilizează produsele partenerilor. O invitație de a participa în absență se dovedește adesea eficientă pentru compania în sine și pentru partenerii săi invitați.