Mulți dintre noi trebuie să călătorească. Probabil, cel puțin o dată în viață, o astfel de "fericire" cade pe fiecare persoană. În același timp, orice astfel de eveniment este legat de un astfel de concept de călătorie. Pentru cei care nu știu, ei cheamă bani acordați angajatului pentru cheltuielile necesare. Desigur, ele nu sunt predate gratuit, ci contra vopsitoriei și la întoarcerea de la o călătorie de afaceri, trebuie să raportați cheltuielile angajate. Pentru a face acest lucru, există un document, cum ar fi "Formularul Unificat Nr. AO-1", care este mai simplu numit o declarație în avans. Cum să completați corect un raport despre o călătorie de afaceri - formularul gol?
Luați în considerare procesul de completare a unei declarații avansate, încadrându-l în mai multe etape de bază.
În primul rând, trebuie să introduceți informații despre organizația în care este format călătorul. Acest lucru se face pe partea frontală a foii, chiar în partea de sus a formei speciale. De asemenea, este necesar să se menționeze numele întreprinderii, precum și data documentului. În acest caz, spațiul rezervat numărului trebuie lăsat liber - umplerea acestuia se referă la sarcinile departamentului contabil. Mai jos sunt numele, numele și patronimul inițiatorului, precum și subdiviziunea structurală a organizației pentru care este înscris și postul în care este compus. Ultimul detaliu este numirea unui avans. Cel mai adesea se utilizează expresii standard, de exemplu, "nevoile gospodăriei", "cheltuielile de călătorie" etc.
Apoi, trebuie să procedați la suma primită. În acest scop, coloana din stânga a formularului este destinată. Indică suma care a fost disponibilă specialiștilor călătoriți înainte de a primi avansul. Acest lucru este prevăzut în cazul în care, datorită îndatoririlor sale, angajatul trebuie de multe ori să călătorească. Dacă nu s-au primit anterior plăți, în coloană se introduce cifra "0,00 rub.". Un pic mai jos indică suma primită ultima dată - atunci este obiectul principal al raportului.
Uneori se întâmplă ca suma să fie plătită angajatului nu o dată, ci în mai multe tranșe. De exemplu, cea mai mare parte a acesteia este înmânată imediat și apoi se plătește o plată suplimentară unui cont bancar special sau se efectuează o comandă poștală. În astfel de cazuri, fiecare sumă trebuie indicată separat.
În partea de jos a coloanei este linia "Total primite". Este clar că indică totalul tuturor plăților și transferurilor.
Următoarea etapă este legată de cheltuieli, pentru a fi exacte, cu confirmarea lor. La urma urmei, contabilitatea este o știință exactă, deci nu este suficient să se indice pur și simplu sumele și scopurile pentru care au fost cheltuite. Este necesar să se confirme acest lucru documentar. Acest lucru se face în partea din spate a raportului de avans, în care sunt șase coloane, fiecare dintre acestea trebuie umplută cât mai complet și mai precis posibil. Principalele informații care ar trebui să fie prezente în această parte a raportului sunt:
* numărul ordinal al documentului conform declarației compilate, adică 1, 2 etc .;
* data primirii sau semnării;
* numărul indicat pe documentul însuși - intrarea sau ieșirea;
* nume, de exemplu, "chitanță", "verificare mărfuri" etc .;
* suma de bani.
În cazul în care raportul conține informații privind toate documentele justificative disponibile, aceste sume ar trebui să fie însumate, iar rezultatul trebuie înregistrat în linia "Total" în partea inferioară. Rămâne doar să semneze, să descifreze semnătura, să scrie numele și prenumele. Trebuie să puneți inițialele cât mai mari posibil, astfel încât între ultima linie cu suma totală și o listă să nu existe suficient spațiu pentru puncte suplimentare.
Apoi trebuie să vă întoarceți din nou în fața formularului. Există o linie "Expended". În acesta, trebuie să specificați suma care a fost obținută la calcularea costurilor cheltuite în etapa anterioară și fixată pe spatele foii în linia "Total". Apoi rămâne doar să se calculeze suma fondurilor care ar trebui să rămână. Este clar că, în acest scop, "Rezultatul" este scăzut din "Total primite". Rezultatul calculelor este înscris în linie în acest scop.
Uneori se dovedește că cheltuielile depășesc suma alocată pentru călătoria de afaceri. Rezultatul este negativ și, teoretic, organizația va trebui să ramburseze angajatului costurile pe care le-a plătit din propria buzunar. Dar acest lucru, desigur, numai dacă călătorul dovedește nu numai realitatea acestor cheltuieli, ci și necesitatea lor.
Chiar sub punctul în care este indicată suma și soldul sau cheltuielile excedentare, este necesar să se precizeze numărul de documente anexate. Amintiți-vă că au fost toate listate pe partea din spate, la calcularea cheltuielilor. Aici trebuie să fii atent, deoarece nu întotdeauna numărul de documente coincide cu numărul de coli. La urma urmei, unele documente financiare pot consta din mai multe pagini. Prin urmare, trebuie să specificați simultan doi parametri: câte documente sunt disponibile și câte pagini ocupă.
Celelalte linii trebuie să rămână goale, acestea vor fi completate în departamentul contabil, unde este prezentat un raport preliminar în avans. Obligatoriu nuanță - atunci când trimiteți un raport, trebuie să solicitați o chitanță. Acest lucru este necesar pentru ca, dacă există vreo neînțelegere, trebuie să avem o dovadă a onestității.