INSTITUȚIA EDUCAȚIONALĂ A STATULUI FEDERAL
DE ÎNVĂȚĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR
«UNIVERSITATEA TEHNICĂ DE STAT MURMAN»
Departamentul de Business Foreign Language
Controlați activitatea în disciplină:
Tema (opțiunea) № 2 Documentul ca purtător principal al informațiilor.
Student: Curs de corespondență curs 1 curs 2
Boytsova Alexandra Nikolaevna
Art. Profesor: Ignatyuk Zoya Ivanovna
Data desfășurării decanului
2.1. Proprietățile documentelor 8
2.2. Caracteristicile documentului 10
2.3. Funcțiile documentelor 10
3.1. Caracteristică generală a structurii 15
3.2. Obligațiile documentului 16
LISTA REFERINȚELOR 19
Un document este un obiect complex, care este o unitate de informație și un purtător de materiale (material). Aflați esența ei - o sarcină care este rezolvată prin utilizarea unei abordări sistematice - tendințe metodologice în domeniul științei, care se concentrează pe dezvoltarea de instrumente, metode de cercetare obiecte slozhnoorganizovannyh - sisteme (sistema greacă -. O întreagă, compusă din părți, conexiune). Dacă sistemul este considerat documentul ca atare, acesta va fi informațiile esențiale subsistemele și materialul (real, substanțiale) componente, precum și elementele structurale ale documentului, combinate într-un ansamblu complex.
Scopul acestei lucrări de testare este de a studia proprietățile informaționale ale documentului, de a lua în considerare componenta informativă a documentului.
Transportatorul de informații este documentul. Prin urmare, este acordată o atenție deosebită organizării muncii cu informații și a documentelor ca purtătorilor săi în țările dezvoltate economic. În document, informațiile și transportatorul sunt legate genetic. Cu toate acestea, pentru a înțelege esența documentului, este necesar să se separe în mod condiționat informațiile și aspectele materiale ale documentului și să fie analizate separat. În țara noastră, la data de 25.01.95 a fost adoptată Legea Federației Ruse "Cu privire la informare, informatizare și protecție a informațiilor".
Conținutul conceptului de "document" este ambiguu și depinde de ce industrie și în ce scop este utilizat. Deci, pentru documentul legal este în primul rând o modalitate de dovezi sau de ceva, pentru istoricul - o sursă istorică, cibernetica documentar - un purtător de informații, și de experți în management consideră că este un mijloc de capturare și transferul deciziilor de management.
Legea "privind informarea, informatizarea și protecția informațiilor" ne oferă o definiție a termenilor "informație" și "document":
"informații - informații despre persoane, obiecte, fapte, evenimente, fenomene și procese, indiferent de forma prezentării lor;
informații documentate (document) - informații înregistrate pe un suport fizic, cu detalii care permit identificarea acestora. "
Informațiile de fixare de documente (afișarea), asigurându-se astfel conservarea și acumularea acestuia, capacitatea de a transfera către o altă persoană, reutilizarea, a reveni la informația de timp.
Ca purtător de informații, documentul acționează ca un element indispensabil al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, firmă, asigurând interacțiunea părților sale. Informația este baza pentru deciziile de management, aceasta este o dovadă a performanței lor și sursa de generalizări, precum și materiale de referință și de cercetare în gestiune și documentelor acționează ca obiectul muncii, și, ca rezultat al muncii, ca Decizia este înregistrată, fixată în document.
Documentația, fiind strâns legată de toate formele de activitate de conducere, este utilizată de aparatul de conducere ca mijloc și modalitate de implementare a funcțiilor care îi sunt atribuite. În plus, documentația este, în multe cazuri, obligatorie, prevăzută de lege și de reglementările guvernamentale.
Documentul este unul dintre mijloacele de întărire a legii și controlului.
Validitatea juridică a documentelor este extrem de importantă pentru activitatea de management, deoarece acestea servesc ca modalitate de a dovedi informațiile conținute în acestea și reprezintă una dintre formele de exprimare a legii.
"Un set de documente legate de origine, destinație, tip, domeniu de activitate, cerințe uniforme pentru înregistrarea lor" [1] este un sistem de documentare. Este posibil să se facă distincția între sistemele de documentare funcțională care au o importanță transsectorială, însă puteți lua în considerare și întregul sistem de documentare la nivel de industrie. În ea se va reflecta specificitatea acestei sau acelei sfere de activitate.
În condițiile revoluției științifice și tehnologice, a avut loc o creștere accentuată a volumului de informații. În acest sens, a existat necesitatea eficientizării fluxurilor de informații, stabilirea numărului necesar și suficient de tipuri de documente care îndeplinesc rolul suportului informatic pentru funcțiile de management. Prelucrarea manuală nu a permis prelucrarea în timp util și calitativă a fluxurilor de informații în creștere. A existat o nevoie de mecanizare, iar apoi în automatizarea procesării informațiilor despre documente. Cu toate acestea, implementarea practică și aplicarea instrumentelor de automatizare și mecanizare, eficacitatea utilizării lor depinde în mod direct de gradul de comandă a documentației pentru care sunt proiectate. Direcția principală de îmbunătățire a documentelor este unificarea și standardizarea.
Standardul definește unificarea drept "alegerea numărului optim de soiuri de produse, procese și servicii, valorile parametrilor și dimensiunilor lor" [2].
Standardizarea - este procesul de stabilire și de punere în aplicare a standardelor, care sunt înțelese ca „probă, modelul standard adoptat pentru original pentru a le compara cu alte facilități similare Standard ca un document normativ și tehnic stabilește un set de norme, reguli, cerințe pentru proiectul de standardizare și aprobat de către autoritatea competentă. „[3]. O definiție mai amplă și detaliată a standardizării este dată în GOST P 1.0-92. "Sistemul de stat al standardizării Federației Ruse". Aplicarea standardelor ajută la îmbunătățirea calității produsului (în acest caz, a documentului).
Responsabilitatea pentru consolidarea normativă a formelor unificate specifice, a elementelor lor de informare și a sistemelor de documentare este încredințată organismelor de standardizare din țară. Rezultatul lucrărilor privind standardizarea și standardizarea documentelor poate fi standard atât pentru documente individuale (de exemplu, pentru un raport privind cercetarea), cât și pentru sisteme de documentare unificate.
Sistemul de documentare unificat este un "sistem de documentare creat conform unor reguli și cerințe uniforme, care conțin informații necesare pentru gestionarea într-un anumit domeniu de activitate" [4].
Dezvoltatorii direcți ai formelor și sistemelor specifice de documentare sunt ministerele (departamentele), care conduc ramura de activitate, ale cărei documente sunt unificate.
Formele naționale uniforme de documente sunt obligatorii pentru utilizarea în toate instituțiile, organizațiile și întreprinderile, indiferent de subordonarea și proprietatea acestora.
2.1. Proprietățile documentului
1) Funcția principală și cea mai generală a unui document este stocarea și transmiterea (difuzarea) informațiilor în timp și / sau spațiu. Documentul este creat pentru a satisface nevoile societății prin utilizarea multiplicării informațiilor documentate.
2) Funcțiile generale - informații, comunicare, cumulativ - sunt caracteristice tuturor documentelor, indiferent de tipul și tipul acestora.
ï Funcția de informare este capacitatea unui document de a satisface nevoile societății în informație, și anume pentru a servi drept sursă de informare și cunoaștere. Principalul criteriu al conținutului informativ al unui document este capacitatea sa de informare, adică cantitatea și calitatea informațiilor înregistrate în document. Există o regulă: mai multe informații în cel mai mic volum posibil al documentului. Această funcție este determinată de indicatori precum utilitatea, caracterul complet, fiabilitatea, valoarea, noutatea informațiilor etc.
ï O funcție comunicativă este capacitatea unui document de a fi un mijloc informativ pentru transmitere, schimb, comunicare, comunicare, continuitate. Documentul oferă o comunicare documentară, care fără ea ar fi imposibilă.
ï Funcția cumulativă este abilitatea unui document de a acumula, concentra, colecta și organiza informații pentru a le păstra pentru generațiile actuale și viitoare.
ï Funcția administrativă sau de reglementare - documente efectuate care sunt create pentru documente (de exemplu, oficiale și de afaceri legile, reglementările, statutele, ordonanțele, regulamente, decizii, ordine, rapoarte, circulare, ordine,) managementul și procesul de realizare a acesteia.
ï Funcția legală este capacitatea unui document de a servi ca mijloc de probă, confirmarea oricăror fapte (informații). Funcția legală este în primul rând publicațiile oficiale (constituția, legile, decretele), precum și sursele istorice care servesc drept mijloc de mărturisire.
3.1 Caracteristica generală a structurii
Un document compozit (complex) constă din două sau mai multe mesaje, părți, unite de o temă sau problemă comună, un scop etc. fixate pe mai multe suporturi de materiale. Mai frecvent este opinia că documentul este un mesaj complet realizat, publicat pe un suport material. Astfel, structura unui document este un set coordonat de componente, interrelațiile cărora îi permit să funcționeze ca un fel de integritate (sistem), adică identificați fiecare tip și tip de document.
3.2.Referențele documentului
Setul și succesiunea de rechizite pentru fiecare tip de document este diferită. Cu toate acestea, pentru documentele cu un singur document este identic.
Baza oricărui document este informația documentară, adică informațiile conținute în document. Pentru stocarea și transferul, acest document a fost creat.
4. 25.01.95 Legea Federației Ruse "Cu privire la informare, informatizare și protecție a informațiilor".
[1] GOST 6.10.1-88 Sisteme unificate de documentare. Dispoziții de bază. Editura de Standarde, 1988, p.8.
[4] GOST 6.10.1-88 Sisteme unificate de documentare. Dispoziții de bază, p.8.