PRIVIND APROBAREA ARHIVELOR, REGLEMENTĂRI PRIVIND COMISIA EXPERȚILOR PERMANENTE EXISTENTE A MINISTERULUI SĂNĂTĂȚII REGIUNII RIAZNE
MINISTERUL SĂNĂTĂȚII REGIUNII RIAZIEI
Cu privire la aprobarea prevederilor referitoare la arhive, dispoziții pentru Comisiei permanente expert al Ministerului Sănătății Ryazan
Pentru a asigura securitatea documentelor Ministerului Sănătății din Regiunea Ryazan (denumită în continuare "Ministerul"), depozitarea documentelor, înregistrarea și selectarea acestora pentru depozitarea de stat
1. să aprobe și să pună în aplicare principalul departament de arhivare al regiunii Ryazan, coordonat cu comisia de verificare a experților:
1.1. Regulamentele privind arhiva ministerului în conformitate cu anexa nr. 1 la prezenta ordonanță.
1.2. Regulamentul privind comisia de expertiză permanentă a ministerului în conformitate cu anexa nr. 2 la prezentul ordin.
(2) Conducătorii tuturor subdiviziunilor structurale adoptă dispozițiile prevăzute la clauzele 1 și 2 din prezentul ordin în ceea ce privește conducerea și contabilitatea la locul de muncă.
3. Controlul asupra punerii în aplicare a acestui ordin va fi atribuit Primului Viceministru V. I. Grachev.
Anexa N 1. REGULAMENT PRIVIND ARHIVA MINISTERULUI SĂNĂTĂȚII REGIUNII RIAZANE
1. Dispoziții generale
1.2. Ministerul asigură conservarea, contabilitatea, selecția, raționalizarea și utilizarea documentelor Fondului de Arhivă al Federației Ruse formate în activitățile sale. Oferă, în conformitate cu regulile stabilite de Rosarkhiv, transferarea în timp util a acestor documente către depozitul de stat.
Toate lucrările legate de pregătirea, transportul și transferul documentelor de arhivă sunt făcute de forțe și în detrimentul ministerului.
Pentru pierderea și deteriorarea documentelor Fondului de Arhivă al Federației Ruse, oficialii ministerului poartă răspundere în conformitate cu legislația în vigoare.
1.3. În cadrul Ministerului pentru depozitarea documentelor Fondului de Arhivă al Federației Ruse și a documentelor cu scop practic, cazurile de personal, selecția, contabilitatea, utilizarea și pregătirea pentru transferul în custodia statului a fost creată o arhivă departamentală (în continuare - arhiva).
Conducerea ministerului asigură arhivarea cu spațiile, echipamentele, personalul necesar.
1.4. Ordonanța ministrului numește funcționarul responsabil pentru păstrarea arhivei.
1.7. Arhiva ministerului funcționează conform planurilor aprobate de ministru și îi raportează în lucrarea sa.
1.8. Controlul asupra activității arhivei ministerului este efectuat de către ministru.
1.9. Managementul organizatoric și metodic al arhivei ministerului este realizat de GK RO "GARO".
2. Compunerea documentelor de arhivă
2.1. Arhiva primește:
înregistrarea completă păstrarea înregistrări permanente ale Ministerului vieții, format în unitățile structurale ale Ministerului:
- documente privind personalul ministerului;
- aparate științifice și de referință pentru arhivarea documentelor.
3. Sarcinile și funcțiile arhivei
3.1. Principalele sarcini ale arhivei sunt:
3.1.1. obținerea de documente a căror compoziție este prevăzută în secțiunea 2 din prezentul regulament;
3.1.2. Contabilitate, conservare, crearea de aparate științifice și de referință, utilizarea documentelor stocate în arhivă;
3.1.3. pregătirea și transferul în timp util a documentelor pentru depozitarea de stat în conformitate cu cerințele stabilite de Rosarkhiv;
3.1.4. controlul asupra formării și executării cazurilor în activitatea diviziunilor structurale.
3.2. În conformitate cu sarcinile care îi sunt atribuite, arhiva efectuează următoarele funcții:
3.2.1. acceptă nu mai târziu de 3 ani de la finalizarea lucrărilor de birou, ia în considerare și păstrează documentele unităților structurale ale ministerului, prelucrate în conformitate cu cerințele stabilite de Rosarkhiv;
3.2.2. întocmește și înaintează, în termen de cel mult 3 ani de la finalizarea lucrărilor de birou, secțiunile anuale ale listelor de cazuri de depozitare permanentă și personal pentru examinare de către comisia de experți (în continuare - CE) a ministerului și EPC al GAURO;
3.2.3. efectuează contabilitatea și asigură siguranța completă a cazurilor acceptate pentru depozitare;
3.2.4. organizează utilizarea documentelor:
- informează conducerea și personalul ministerului cu privire la compoziția și conținutul documentelor de arhivă;
- emite în cazurile prevăzute, documentele de arhivă sau copii ale documentelor în scopul utilizării oficiale pentru muncă în diviziuni structurale;
- ține evidența cazurilor eliberate pentru utilizare temporară din arhivă;
- ține evidența copiilor de arhivă, extraselor de arhivă, anchetelor de arhivă privind cererile organizațiilor și cererile cetățenilor;
3.2.5. efectuează o examinare a valorii documentelor stocate în arhivă, participă la lucrările Ministerului Economiei;
3.2.6. acordă asistență metodică unităților structurale ale ministerului în pregătirea nomenclatorului de cazuri, controlează corectitudinea formării și procesării cazurilor în activitatea de birou, precum și pregătirea dosarelor pentru transferul în arhiva ministerului;
3.2.7. prezintă anual GU "RO GARO" informații despre compoziția și volumul documentelor în forma stabilită;
3.2.8. pregătește și, în conformitate cu procedura stabilită, transferă documentele depuse la Fondul de Arhivă al Federației Ruse pentru depozitarea de către GKRO a "GARO".
4. Drepturile arhivei
4.1. Pentru a îndeplini sarcinile și funcțiile atribuite, arhiva are dreptul:
4.1.1. să monitorizeze punerea în aplicare a normelor stabilite pentru lucrul cu documentele din unitățile structurale;
4.1.2. solicitarea subdiviziunilor structurale ale Ministerului de informații necesare pentru funcționarea arhivei, ținând seama de asigurarea îndeplinirii tuturor sarcinilor și funcțiilor atribuite arhivei;
4.1.3. să nu ia subdiviziunilor structurale ale Ministerului cazurilor de timp de stocare permanentă, personal, documente de viață temporar raft (peste 10 ani), proiectate și prelucrate prin încălcarea instrucțiunilor ministerului de redactare, regulamentele și metodele Rosarkhiv, CCU RO, regulile de bază ale organizațiilor Arhive .
5. Responsabilitatea
5.1. Responsabilul responsabil este responsabil pentru îndeplinirea sarcinilor și funcțiilor atribuite arhivei conducerii ministerului. Sarcinile și responsabilitățile angajaților arhivei ministerului sunt determinate de fișele de post aprobate în conformitate cu procedura stabilită.
Anexa N 2. REGULAMENT PRIVIND COMISIA DE EXPERȚI PERMANENT EXISTENT DIN MINISTERUL SĂNĂTĂȚII REGIUNII RIASAN
1. Dispoziții generale
1.1. Comisia permanentă de experți (denumit în continuare - CE), Ministerul Sănătății din regiunea Ryazan (în continuare - Ministerul) este creat pentru organizarea și desfășurarea activității metodologice și practice privind valoarea examinării documentelor, selecția și pregătirea pentru transferul lor la custodia statului, precum și pregătirea cazurilor de personal să se transfere într-o arhivă departamentală.
1.2. CE este un organism consultativ al ministrului. Deciziile CE va intra în vigoare după aprobarea de către ministru, după caz (a se vedea secțiunea 3.3 din prezentul regulament ..) Din decizia Comisiei se aprobă, după acordul prealabil al comisiei de experți și de inspecție (în continuare - EPA) principal Arhivistic Administrația regiunii Riazan (în continuare - Găuri).
1.4. CE este condusă de unul dintre miniștrii adjuncți, secretarul său este responsabilul responsabil cu arhivele și gestionarea înregistrărilor din cadrul ministerului. Componența personală a CE se numește prin ordin al ministrului. În calitate de experți pentru activitatea din comisie, pot fi implicați angajați ai instituției de învățământ de stat a RO "GARO", GAURO.
2. Principalele sarcini ale CE
Principalele sarcini ale CE sunt:
2.1. Organizarea și desfășurarea examinării valorii documentelor în stadiul de evidență, determinarea termenilor de păstrare a documentelor la întocmirea nomenclatorului dosarelor și formarea acestora.
2.2. Organizarea și punerea în aplicare a examinării valorii documentelor în etapa pregătirii pentru depozitarea arhivelor.
2.3. Organizarea selecției și pregătirii documentelor pentru transferul la depozitul de stat.
2.4. Controlul asupra conservării, formării și reglementării documentelor din cadrul ministerului.
3. Principalele funcții ale CE
În conformitate cu atribuțiile care îi sunt atribuite, CE exercită următoarele funcții:
3.1. Organizează și conduce, alături de angajatul responsabil cu arhivele și gestionarea înregistrărilor, lucrările privind selectarea anuală a documentelor ministerului pentru depozitarea lor ulterioară și pentru distrugerea documentelor cu termen de valabilitate expirat.
3.2. Efectuează îndrumări metodice ale lucrărilor privind examinarea valorii documentelor ministerului și pregătirea lor pentru depozitarea arhivelor, pentru elaborarea nomenclatorului de cazuri.
3.3. Consideră, ia decizii privind coordonarea și reprezintă:
3.3.1. Pentru aprobarea EPC GAURO și apoi spre aprobare de către ministru:
- inventarierea cazurilor de stocare permanentă a documentației de gestiune;
3.3.2. Pentru coordonarea EPC a GAURO și apoi pentru aprobarea de către ministru:
- nomenclatorul rezumat al cazurilor;
- Inventarierea cazurilor privind personalul;
- acționează asupra pierderii sau funcționării defectuoase a documentelor permanente de depozitare;
- Regulamentul privind CE;
- Regulamentele privind arhiva.
3.3.3. Pentru examinarea EIC GAURO:
- deciziile CE privind stabilirea condițiilor de depozitare a documentelor care nu sunt prevăzute în listă.
3.4. Înaintează ministrului spre aprobare actele privind pierderea sau deteriorarea ireparabilă a documentelor privind personalul, actele privind repartizarea cazurilor la distrugere, altele decât cele enumerate la punctul 3.3.1.
3.5. Împreună cu angajat al departamentului de achiziții publice și de suport legal, persoanele responsabile de gestionarea arhivelor și înregistrărilor din departamentele CE deține pentru Ministerul consiliere cu privire la lucrul cu documente, să participe la activități pentru a îmbunătăți abilitățile lor de afaceri, precum și controlul asupra formării afacerilor în evidența curentă în conformitate cu nomenclatorul cazurilor.
4. Drepturile CE
4.1. În cadrul competenței sale de a face recomandări pentru angajații responsabili din departamentele de gestionare a înregistrărilor și de arhivă, precum și anumiți angajați ai Ministerului pentru dezvoltarea nomenclatoarelor afacerilor și formarea afacerilor în activitatea de birou, valoarea de examinare a documentelor de urmărire a cazurilor lipsă de viață permanentă raft și afacerilor cu privire la personal, prin care se dispune și de înregistrare documente.
4.2. Pentru a solicita șefilor de diviziuni structurale:
- explicații explicative privind motivele pierderii, deteriorării sau distrugerii ilegale a documentelor de stocare permanentă și pe termen lung, inclusiv documentele privind personalul;
- propunerile șefilor diviziilor structurale privind condițiile de păstrare a cazurilor care nu sunt incluse în listă.
4.3. Șefii subdiviziunilor structurale privind progresul pregătirii documentelor pentru depozitarea arhivelor, condițiile de păstrare și păstrare a documentelor și motivele pierderii lor.
4.4. Invitați la ședințele comisiei ca consultanți și experți ai specialiștilor din unitățile structurale ale ministerului, reprezentanți ai GK RO "GARO", GAUR.
4.5. CE în persoana președintelui său, adjunctul său și secretarul comisiei are dreptul să nu accepte pentru examinare și să se întoarcă documentele pregătite și neglijente pregătite pentru îmbunătățire.
4.6. Informați conducerea ministerului asupra chestiunilor care țin de competența comisiei.
5. Organizarea muncii CE
5.1. Ministerul CE colaborează îndeaproape cu EPA Găuri și primește orientări organizatorice adecvate.
5.2. CE funcționează în conformitate cu planul anual aprobat de minister.
5.3. Problemele legate de competența CE sunt luate în considerare la reuniunile sale, care se desfășoară conform cerințelor, dar nu mai puțin de două ori pe an. Toate reuniunile comisiei sunt înregistrate. Documentele primite spre examinare de către CE sunt luate în considerare la reuniunea sa nu mai târziu de 10 zile.
5.4. Reuniunea CE și deciziile luate pe aceasta sunt considerate eligibile dacă cel puțin jumătate dintre membrii CE prezenți la reuniune au participat la vot. Doar membrii CE au dreptul la un vot decisiv.
Consultanții și experții invitați au dreptul la un vot consultativ, nu participă la vot.
Deciziile se iau cu votul majorității simple a membrilor CE prezenți la reuniune. Atunci când voturile sunt împărțite în mod egal, decizia este luată de președintele CE și de conducerea ministerului (în cazurile necesare, în consultare cu GAKURO EPC).
5.5. Gestionarea, stocarea și utilizarea documentelor Comisiei Europene, responsabilitatea pentru siguranța acestora, precum și controlul asupra punerii în aplicare a deciziilor CE adoptate sunt atribuite secretarului comisiei.
Cu privire la aprobarea prevederilor referitoare la arhive, dispoziții pentru Comisiei permanente expert al Ministerului Sănătății Ryazan