Gestionarea timpului pentru manager
Din an în an, problemele legate de managementul timpului atrag atenția unui număr tot mai mare de manageri de vârf și de manageri de nivel mediu ai companiilor rusești. Și acest lucru nu este întâmplător - formarea unei economii bazate pe cunoaștere pune accentul pe orice activitate a specialiștilor, a căror timp devine cea mai valoroasă resursă a companiei. Cum de a organiza acest timp cel mai eficient pentru companie? Cum de a face managementul timpului un element al culturii corporatiste?
Pentru a introduce o cultură a managementului timpului în companie, sunt necesari următorii pași inițiale:
Conștientizarea atât a managerilor, cât și a angajaților companiei de necesitatea de a spori eficiența personală;
Înțelegând că aplicarea tehnologiilor de gestionare a timpului poate oferi o astfel de creștere a eficienței.
Familiarizarea cu instrumentele de management al timpului și introducerea consecventă în practica de lucru.
Desigur, al doilea și al treilea pas sunt interdependenți și interdependenți - este imposibil de înțeles dacă aceste sau alte tehnologii sunt capabile să vă rezolve problemele de deficit de timp fără a le testa. De aceea, acum vom oferi instrumente simple și convenabile, aplicarea cărora poate îmbunătăți imediat organizarea timpului cititorilor noștri.
Planificarea zilei de lucru. Înainte de a începe, faceți 10 minute pentru a planifica ziua. Mai întâi, evidențiați așa-numitele sarcini "dure" în planul dvs. Acestea sunt sarcini care trebuie îndeplinite în momente strict stricte, cele care sunt desemnate în calendarele noastre electronice drept "întâlniri". Asigurați-vă că aceste sarcini nu sunt planificate strict unul după celălalt fără un interval de timp. De ce? Partenerul sau clientul dvs. poate întârzia, întâlnirea va fi întârziată, întârzierea va trage trecerea tuturor celorlalte sarcini, veți începe să deveniți nervoși și așa mai departe ...
Revenind la planificarea zilei, să ne propunem principiul principal: să planificăm nu mai mult de 60%, maximum, 70% din timpul nostru de lucru. În caz contrar, planul este nerealist, deoarece vor apărea situații de urgență, neprogramate și noi introduceri urgente, iar sarcina noastră importantă este să ne ocupăm în mod calm, stresat și eficient. Acest lucru va necesita restul de 30-40% din timp. Dacă procesele de afaceri sunt perfect reglate și nu există suficiente locuri de muncă, atunci trebuie să fii ocupat cu sarcini strategice pentru viitor sau autodezvoltare, de exemplu citiți documente normative sau alte literaturi profesionale.
Managementul încărcării de lucru. Ce este un păcat să ascundă, unii manageri consideră corect când subordonații lor stau la lucru târziu. Fără a lua în considerare faptul că oboseala tinde să se acumuleze, și de-a lungul timpului va avea o boală sau doar un lucru extrem de ineficient (nu doresc să menționez experiența tristă a Japoniei, care a avut chiar și un termen special, „karoshi“ - moartea din cauza suprasolicitarii pe de lucru). Și aici este foarte potrivit să ne întoarcem la experiența organizării științifice a muncii în URSS, care prevede o odihnă regulată în timpul zilei de lucru. Să ne reamintim, de exemplu, gimnastica industrială difuzată la radio. Este interesant faptul că în Rusia modernă apar deja companii, cerând angajaților săi să facă o taxă obligatorie de 15 minute de două ori pe zi. Deci, care sunt regulile pentru o odihnă eficientă?
Odihna ar trebui să fie destul de regulat. De exemplu, la fiecare oră vă odihniți 5 minute. Restul ar trebui să presupună comutarea maximă. De exemplu, ați scris un raport și acum ridicați-vă de la masă, întindeți-vă, mergeți la fereastră, faceți gimnastică pentru ochi. Este chiar mai eficientă "a te scoate din context" - pentru aceleași 5-10 minute schimbați complet situația, de exemplu, ieșiți și umblați în jurul clădirii.
"Ochii se tem - își fac mâinile." Adesea, continuăm să respingem soluția unei sarcini complexe, care nu se poate face "într-o singură ședință". Între timp, aceste sarcini sunt de natură "investitivă", adică lucrează pentru viitor, fie că este vorba despre dezvoltarea companiei, dezvoltarea profesională personală sau creșterea personală. Dezvoltarea unei noi strategii de comunicare, scrierea unei dizertații, studierea unei limbi străine sunt sarcini tipice de acest tip. Astfel de sarcini sunt numite "elefanți" - ele sunt tridimensionale și nu pot fi "mâncate" într-o singură ședință. Cum să te forțezi să începi un loc de muncă similar? Cum să nu abandonați și să nu întrerupeți implementarea acesteia? "Tăiați un elefant în fripturi" - adică selectați porțiuni de lucru și includeți fiecare porțiune în planul zilei. De exemplu, în cazul în care un elefant - studiul unei limbi străine, apoi friptura - 15 minute pentru a vorbi cu un vorbitor nativ, în cazul în care elefantul - tezei, friptura - a scrie o pagină pe zi. Cu această abordare, vom descoperi destul de curând că elefantul nostru este "mâncat" cu succes și din ce în ce mai puțin rămâne. Apropo, atunci când este vorba de a scrie o disertație, teză, sau doar articole, și puteți încerca metoda de „brânză elvețiană“: să efectueze proiectul nu este în mod logic, și într-un mod arbitrar, „roadere“ piese din diferite locuri mai ușor și mai plăcute. Asta este, începem să scriem "din orice loc" - ceea ce este deja cel mai bine format în cap. "Ne implicăm" în lucrare, noi înșine nu observăm cum să facem la început una din partea ei semnificativă, atunci - cealaltă, și acolo și întreaga!
Stabilirea obiectivelor. În comunitatea rusă de gestionare a timpului (www. Improvement. Ru), managementul timpului este definit ca o tehnologie care permite o viață de neînlocuit să fie utilizată în conformitate cu scopurile și valorile personale. Astfel, organizarea timpului dobândește un sens strategic și chiar filozofic de a gestiona viața în ansamblu. Evident, scopul nostru este acela de a ne determina prioritățile și, la rândul nostru, ne modelează planurile. De aceea, deoarece tehnologiile de gestionare a timpului ne permit să optimizăm în mod semnificativ costurile timpului nostru, apare o întrebare firească și de ce? De ce să faceți mai mult timp? De ce să fugim mai repede și unde alergăm? Iar aici este o problemă foarte importantă de combinare a vectorilor de interese ale companiei și angajatului său concret. Dacă această sarcină este îndeplinită cu succes, totul este bine: prin atingerea obiectivelor personale, angajatul asigură atingerea obiectivelor companiei și invers, în procesul de realizare a obiectivelor companiei, se creează condiții pentru auto-realizarea angajaților și realizarea propriilor interese de afaceri.
Când vorbim despre obiective, este util să ne uităm la propria viață din punctul de vedere al ariilor noastre cheie. Acestea includ munca noastră, familia, sănătatea, recreerea, hobby-urile, prietenii și așa mai departe. Încercați să scrieți pe o foaie de hârtie densă și nu foarte mare, ce obiective ați fixat pentru dvs. în anul următor pentru fiecare zonă cheie. Specificați aceste obiective, indicați intervalul de timp real pentru realizare. Puneți această foaie în jurnalul dvs. sau în sertarul mesei, pe care o priviți în fiecare zi - permiteți-vă să vă reamintesc obiectivele strategice și să nu vă lăsați să se blocheze în lichid. La urma urmei, fiecare gol are nevoie de timp!