- Rossol Serghei | Consultant corporativ al ICA "Kalinin, Trach & Partners"
La începutul anului, la expedierea unui lucrător într-o călătorie de afaceri, i sa permis să nu emită un document de călătorie și o sarcină. Pe de o parte, fluxul de lucru este redus, pe de altă parte, anularea acestuia poate spori problemele departamentului contabil în timpul inspecțiilor. Documentul va confirma nu numai timpul și locul călătoriei, ci și scopul acesteia. Să vedem ce puteți folosi în locul documentului anulat.
Ce este o călătorie de afaceri?
Legislația actuală definește o călătorie de afaceri ca fiind îndeplinirea de către un angajat a unei sarcini oficiale în afara locului de muncă permanentă (articolul 166 din LC RF). Cu toate acestea, conform alin. 3 din Regulamentul privind călătorii de afaceri prin locul de muncă permanent ar trebui să fie înțeles locația organizației, lucrarea care se datorează contractului de muncă (organizația de trimitere). O astfel de abordare limitată a definiției legiuitorului a condus la necesitatea de a preciza în continuare că călătoria angajat direcționat să se deplaseze într-o unitate separată situată în afara locului de funcționare continuă, de asemenea, recunoaște -komandirovkoy (ibid).
În consecință, călătoria nu recunoaște călătoria angajaților a căror activitate inițial are un caracter de călătorie (reprezentanți de vânzări) și a celor a căror activitate se face pe drum (ghiduri și stewardesi). În plus, în opinia noastră, este necesar să includeți pe această listă lucrătorii la distanță. Ei lucrează în afara locației organizației și nu au un loc de muncă și, prin urmare, nu există loc pentru ei să părăsească locul din punct de vedere formal.
Ce sa schimbat?
Să evidențiem două modificări aduse regulamentelor privind călătoriile de afaceri, pe care personalul HR ar trebui să le cunoască. În primul rând, durata efectivă a călătoriei este determinată de documentele de călătorie (clauza 7 din regulamente).
În al doilea rând, termenul "ordinul angajatorului" a fost înlocuit cu termenul "decizia angajatorului", rămânând neschimbate celelalte componente ale conceptului de călătorie de afaceri (alineatul 3 din regulament privind călătoriile de afaceri). Motivele celei de-a doua rafinări nu sunt încă vizibile. Poate că această clarificare "cosmetică" anticipează romanele legislative ulterioare, de exemplu extinderea puterilor sindicale sau pregătirea introducerii în Codul muncii al RF a consimțământului angajatului pentru trimiterea lui pe o călătorie de afaceri. Și, probabil, dezvoltatorii liberali ai amendamentelor nu le plăcea rigiditatea formulării.
Cu toate acestea, o astfel de schimbare în toate cazurile pare destul de surprinzătoare, în special având în vedere că Art. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse continuă să funcționeze cu noțiunea de "ordin al angajatorului". Mai mult, în opinia noastră, termenul "eliminare" este în prezent corect. După eliminare - este realizarea persoanei autorizate a drepturilor lor și, în același timp, acționează (document de ordine orală) îndreptată spre exterior și cere un răspuns fără echivoc din partea altora. O soluție - un fenomen în lumea exterioară voința interioară, a cărei punere în aplicare necesită măsuri suplimentare sau de persoane care și-au exprimat voința (ordine de publicare, comenzi, exprimare verbală a voinței), sau terțe părți, în cazul în care o astfel de decizie în cauză. În general, această modificare, în opinia noastră, nu suportă o sarcină semantică, schimbând negativ accentul.
Călătoria de afaceri ca un fapt al vieții economice
O călătorie de afaceri presupune întotdeauna costuri suplimentare (bilet, plată la domiciliu, cheltuieli cu alimentele etc.). Întrucât un angajator este interesat de o călătorie de afaceri, este logic ca aceste cheltuieli să fie suportate de el. Angajatului i se oferă garanții pentru timpul de călătorie (salvarea locului de muncă, plata per zi etc.). În conformitate cu alin. 1 lingura. 168 din Codul muncii al Federației Ruse în cazul unei trimiteri la un post de serviciu, angajatorul este obligat să ramburseze angajatului:
- cheltuieli de călătorie;
- cheltuielile pentru închirierea unei locuințe;
- cheltuieli suplimentare legate de existența în afara locului de reședință permanentă (pe zi);
- Alte cheltuieli suportate de angajat cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului.
Trebuie avut în vedere faptul că, deoarece o călătorie de afaceri pentru un angajator este un fapt de viață economică, regulile de acceptare a cheltuielilor pentru acesta sunt reglementate în mod clar. În plus, anterior, costurile au fost, de asemenea, strict raționalizate. De exemplu, în n. 6 a expirat decizia-Ming sovietic al URSS de numărul 17.01.1980 46 „Cu privire la călătorii de afaceri în URSS“, sa afirmat că salariatul detașat se rambursează pentru închirierea spațiilor pe baza facturilor plătite, dar nu mai mult de 4 ruble zi - la trimiterea la Moscova, -Leningrad și capitala republicilor Uniunii.
În același timp, după cum se menționează în scrisoare, ordinul (instrucțiunea) privind direcția angajatului într-o călătorie de afaceri și sarcina oficială de confirmare documentară în scopul impozitării profiturilor organizațiilor nu sunt obligatorii.
Care a fost nevoia unui document de călătorie?
După cum am arătat, raportul anticipat a confirmat implementarea călătoriei de afaceri ca un fapt al vieții economice în contabilitatea fiscală. Cu toate acestea, el însuși ar putea fi respins complet sau parțial în absența unor documente -complicabile de achitare. Să ne amintim că mai devreme au fost menționați:
- un document de călătorie emis în mod corespunzător;
- documente privind închirierea unei locuințe (contract de muncă, chitanțe de plată, vouchere de numerar etc.);
- documente privind costurile reale de călătorie (bilete, asigurare pentru asigurarea obligatorie personală a pasagerilor în transport, -cuantificarea plății pentru serviciile de prelucrare a documentelor de călătorie etc.);
- documente privind alte cheltuieli asociate unei călătorii de afaceri (de exemplu, bonuri de numerar și vouchere de numerar pentru cheltuieli pentru ospitalitate).
Forma permisului de călătorie a permis utilizarea acestuia pentru a obține o cantitate suficientă de informații. Dacă ne uităm mai îndeaproape, de fapt, a fost un document universal, care ne permite să stabilim:
- unde a fost trimis lucrătorul (organizație sau localitate);
- în ce scop;
- câte zile a fost trimis într-o călătorie de afaceri;
- când a părăsit efectiv locul organizației atunci când a ajuns la locul de călătorie;
- dacă angajatul a interacționat cu persoanele cărora a fost trimis.
Astfel, documentul de călătorie a permis să se stabilească o serie de fapte - chiar de la călătorie (de fapt) și până la datele locației angajatului în locul călătoriei de afaceri. Printre altele, acest document cu un grad înalt de fiabilitate a confirmat un alt moment important pentru organizație: au fost acțiunile angajatorului orientate spre atingerea obiectivelor statutare? dacă sunt viabile din punct de vedere economic pentru organizare.
Apropo, lipsa de oportunitate economică a devenit recent unul dintre argumentele favorabile ale autorităților fiscale de a refuza să accepte anumite cheltuieli pentru contabilitatea fiscală. Ce să ascundeți, conducerea și beneficiarii companiei au întotdeauna tentația de a folosi banii organizației în scopuri proprii. De exemplu, în loc să plecați în vacanță pentru a organiza o călătorie de afaceri și pentru a zbura în regiunile mai calde, fără a cheltui un ban pe el din propriul buzunar.
Nevoia de a pune în companiile de imprimare certificate de călătorie, care a vizitat Travellers ca unul dintre obiectivele sale a fost tocmai lupta împotriva călătorii fără caracter industrial. Prin urmare, este posibil să ne imaginăm o situație în care, în lipsa documentelor de călătorie controale exclude de la compania cheltuieste banii cheltuiți pe directorul general al zborului la Soci, argumentând faptul că societatea în acest oraș nu există nici o contraparte.
Puteți contesta multe despre legalitatea mai multor cerințe ale inspecției fiscale, dar trebuie să înțelegeți că apariția unui conflict cu auditorii este literalmente pe picior de egalitate. Și practica arată că costul de escortare a unei dispute poate fi mult mai mare decât efortul necesar pentru ao evita.
Călătoriile de afaceri se pot întâmpla în felul acesta. Este necesar să se înțeleagă clar că anularea unuia dintre documentele obligatorii nu afectează în niciun fel cerințele pentru raportul anticipat ca document fiscal contabil. În orice caz, este necesar să se aplice documentele de justificare, în plus, este necesar să se confirme aceste documente cu aceleași fapte ca înainte.
Cum trăim?
Deci, ca și înainte, în timpul verificării organizației va trebui să demonstreze auditorilor:
- de fapt, o călătorie de afaceri;
- durata călătoriei de afaceri;
- relația dintre călătoria angajatului și activitățile companiei (viabilitatea economică a călătoriei);
- realizarea de către angajat a acțiunilor care vizează atingerea scopului călătoriei.
Faptul călătoriei va fi confirmat atât de disponibilitatea biletelor, cât și de totalitatea altor vouchere pentru alte cheltuieli (cazare, ospitalitate etc.).
În același timp, în opinia noastră, importanța altor documente care au avut anterior un caracter auxiliar va crește. Prin urmare, în determinarea relației dintre călătorie și activitățile economice ale companiei, rolul principal va fi acum jucat de ordinul (instruirea) privind trimiterea angajatului într-o călătorie de afaceri. Prin urmare, atunci când se redactează un astfel de document, se recomandă includerea în el a unei indicații cu privire la scopul călătoriei, o trimitere la atribuirea sarcinii sau direct în textul ordinului de a scrie o sarcină detaliată pentru o călătorie de afaceri.
Situația este mai complicată cu confirmarea îndeplinirii sarcinii de către angajat. Pe de o parte, autoritățile fiscale nu au nevoie să monitorizeze dacă angajatul a efectuat negocieri, fie că sa întâlnit cu contrapărți, fie că a participat la inspecția mărfurilor. Toate acestea se aplică în domeniul controlului intern al angajatorului, prin urmare, anularea certificatului de cunoștință pare destul de logică.
Ce pot recomanda în această situație? În opinia noastră, nu trebuie să vă grăbiți și să refuzați documentul de călătorie ca atare. Acest document a avut o anumită încărcătură semantică și nu numai în relațiile cu contabilitatea fiscală; acest document a concretizat scopul călătoriei și, într-o anumită măsură, angajații disciplinați. În mai multe cazuri, el a permis, de asemenea, angajatorului să monitorizeze îndeplinirea scopului misiunii de către angajat. Da, desigur, organizațiilor în care călătoria - acest eveniment este pe punctul de forță majoră, eșecul documentelor de călătorie înseamnă că o bucată de hârtie în fluxurile de lucru birocratice devin mai mici. Dar poate că angajatorii pentru care este norma de călătorie, este în valoare de gândire cu privire la menținerea o versiune actualizată a certificatului de călătorie în arsenalul său, fixându-l cu forma și procedura pentru utilizare în actul -normativnom locale.