4.1. Metode de bază de lucru cu accesul la DBMS
Accesul DBMS este unul dintre cele mai puternice sisteme de gestionare a bazelor de date relaționale de tip desktop.
Baza de date Access conține următoarele obiecte principale: tabele de lucru, formulare, interogări și rapoarte. Tabelele conțin date. Solicitările sunt concepute pentru a obține datele corecte din baza de date. Formularele și rapoartele facilitează editarea, reprezentarea grafică și tipărirea datelor.
4.1. 1. Crearea unei noi baze de date
Crearea unei baze de date începe cu lansarea DBMS-ului.
Când porniți Access, se afișează caseta de dialog Microsoft Access Task Scope (consultați figura)
Toate operațiile ulterioare din baza de date se efectuează pe obiecte din această fereastră.
Rezultatul expertului este prezentat în figura de mai jos. Forma principală a butonului vă permite să apelați obiecte, ocolind fereastra principală a bazei de date.
Fereastra principală în acest moment se află într-o stare colapsată.
O bază de date similară poate fi utilizată pentru a înregistra comenzile într-o firmă.
Folosind metodologia propusă, puteți crea orice număr de noi baze de date. Dacă utilizați șabloane cu scop general, DBMS vă permite să creați automat structura de obiecte noi în timpul comunicării cu comandantul. Șablon Noua bază de date permite doar deschiderea bazei de date, iar utilizatorul însuși efectuează formarea structurii de noi obiecte.
Să luăm în considerare etapele de bază ale dezvoltării unei baze de date (DB) pe baza unei baze de date care conține informații despre comenzile clienților pentru furnizarea de servicii. Baza de date conține următoarele tabele. obținută ca urmare a normalizării:
Tabelul "Servicii" conține o listă de servicii furnizate clienților și informații privind costul fiecărui serviciu. Tabelul "Executors" conține lista executorilor cărora le sunt transferate comenzile clienților. Tabelul "Clienți" conține informații despre clienți, fiecare dintre acestea putând emite comenzi pentru furnizarea de diverse servicii. Tabelul "Comenzi" conține informații despre toate comenzile efectuate de clienți. Săgețile arată relațiile care există între mese. În acest exemplu, tipul tuturor conexiunilor este "unu-la-mulți", deoarece fiecare client poate executa mai multe comenzi pentru diferite servicii, același serviciu poate fi comandat de mai mulți clienți și un executor poate executa mai multe comenzi. În tabelul "Comenzi", câmpurile care conțin cheile străine incluse în acest tabel pentru crearea legăturilor sunt umbrite.
Sarcina 2.Creați o nouă bază de date cu numele "Baza de date a comenzilor din nume" (înlocuiți numele și prenumele cu numele dvs.) în dosarul "Documentele mele".
Întrebări pentru auto-control:
1. Obiectivele principale ale SGBD de acces și scopul acestora.
2. Cum pot crea o nouă bază de date bazată pe un șablon general? Ce șabloane de uz general sunt disponibile pe computerul dvs.?
3. Cum se creează o nouă bază de date goală?
4.1.2. Crearea de noi tabele de baze de date
Următorul pas este crearea de tabele într-o bază de date goală cu numele "Baza de date a comenzilor de la nume". Rulează după comutarea la fila Tabele din fereastra principală a bazei de date.
Operația de creare a tabelului începe cu clic pe butonul Creați în fereastra de bază de date deschisă din fila Tabele.
În dialogul Tabel nou care apare, puteți alege unul dintre modurile de a crea o tabelă:
- Comunicarea în tabele.
Când selectați comanda Mod tabelar, pe ecran apare un tabel similar celui folosit în programele de calcul tabelar. Expertul de tabelă creează un tabel bazat pe răspunsurile la întrebările pe care le-a adresat. Când selectați Import tabele sau Link la tabele, programul Wizard pornește, permițându-vă să utilizați un tabel stocat în altă parte ca bază pentru noul tabel. Selectarea elementului Constructor vă permite să controlați complet procesul de creare a unei noi tabele. Cea mai ușoară modalitate este de a crea o tabelă utilizând Expertul de tabelă (tabela este creată pe baza șabloanelor disponibile). Modul Designer vă permite să "proiectați" baza de date de la zero. Apăsând butonul OK se deschide un nou dialog pe ecran, permițându-vă să creați o masă nouă în modul selectat.
Sarcina 3. Folosind butonul Nou din tab-ul Tabele din fereastra bazei de date, deschideți fereastra de dialog New Table, selectați modul Design și deschideți designerul făcând clic pe OK. Fără a crea mese, studiați capabilitățile constructorului utilizând informațiile de mai jos.
Informații pentru studiu. Constructorul vă permite să creați structura unei noi tabele ("capacul" tabelului), adică să determinați câte coloane va avea tabelul, ce este numită fiecare coloană, ce informații sunt planificate să fie înscrise în fiecare coloană etc. Fereastra proiectantului (vezi figura) conține trei coloane: "Nume câmp", "Tip de date" și "Descriere". Fiecare rând conține informații care descriu un câmp (coloana) a tabelului creat.
Numele câmpului nu poate conține mai mult de 64 de caractere și constă din litere, numere, spații și punctuație. Numele câmpului nu trebuie să înceapă cu un spațiu. Pentru a introduce numele câmpului în tabel, trebuie să plasați cursorul în coloana "Nume câmp" a rândului corespunzător.
Fiecare atribut este reprezentat în rândul tabelului de bază de date cu o valoare a unui anumit tip. În mod prestabilit, câmpul Access este atribuit tipului "Text". Utilizatorul poate seta propriul tip pentru câmpul definit: când mutați cursorul în coloana Tip de date din celula corespunzătoare, apare un buton listă verticală care vă permite să extindeți lista tuturor tipurilor de date utilizate în Access. În această listă, puteți selecta tipul care corespunde alocării atributului:
¨ Un tip de text este utilizat pentru a stoca orice secvență de caractere. Câmpurile de text pot conține până la 255 de caractere (lungimea implicită este de 50 de caractere).
¨ Tipul "Numeric" este utilizat pentru a reprezenta valorile numerice (cu excepția sumelor monetare).
¨ Tipul "Data / Ora" este destinat să stocheze data și / sau ora.
¨ Tipul "Counter" este utilizat pentru a numi automat înregistrarea care urmează să fie adăugată. În prima înregistrare a tabelului, acest câmp este atribuit automat unei valori de 1, valoarea acestui atribut în fiecare înregistrare ulterioară este mărită cu 1. De asemenea, puteți specifica o alegere aleatorie de valori.
¨ Tipul de bani este utilizat pentru a stoca valorile numerice ale sumelor monetare. Utilizarea acestui tip evită erorile de rotunjire.
¨ Un tip logic este utilizat pentru a stoca valori logice care acceptă numai două valori de tipul "Da" (o anumită condiție este îndeplinită) și "Nu" (condiția corespunzătoare nu este îndeplinită).
¨ Câmpul MEMO este utilizat pentru stocarea textului mare (până la 32 de mii de caractere).
În partea de jos, după determinarea tipului de teren pe file speciale (secțiunea „Properties Fields“), puteți seta parametrii care urmează să fie stabilite pentru valoarea fiecărui tip, de exemplu: pentru datele de text este determinat în funcție de dimensiunea, formatul acestora, iar valoarea masca de intrare care este setată în mod implicit, fie în mod necesar introduceți o valoare în acest câmp și dacă valoarea este un șir gol, etc. proprietate câmp poate fi introdus de la tastatura în câmpul de intrare corespunzător ca un șir de caractere, este selectat din listă (în cazul în care selectarea acestui drept de proprietate a câmpului de intrare apare butonul drop-down) sau se formează într-un dialog special, butonul drop-down care cuprinde. . care apare după selectarea acestui câmp la dreapta liniei de intrare.
Pentru mai multe tipuri, puteți specifica condițiile specifice care trebuie îndeplinite de acest domeniu (condiția este definită în Generatorul de expresie. Deschis făcând clic pe butonul din dreapta câmpului de intrare pentru acest parametru), un mesaj de eroare care poate fi afișat atunci când introduceți greșit, nu se potrivesc condiţii. Tabelul poate fi indexat de valorile situate în mai multe coloane (de obicei - pe valorile cheie), care mărește viteza de căutare și sorta datele în ea.
Formatul câmpului și condiția pentru valoare sunt cele mai puternice instrumente. Formatul câmpului determină tipul de date din câmpul tabelului. În descrierea formatului folosit caractere speciale (ca în Excel), scopul acestor caractere atunci când se determină formatele pot fi găsite în (fila fereastra Index Help System Access Help, puteți găsi informații despre formatul numerelor pozitive și negative, câmpurile de text, etc. ).
Dacă câmpul de intrare conține constante de caractere (adică aceleași caractere trebuie să apară întotdeauna în aceleași poziții ale liniei de intrare) și pozițiile pentru umplere, puteți seta proprietatea "Mască de intrare". Masca de intrare asigură că datele corespund unui anumit format, precum și tipului de valori specificat introdus în fiecare poziție. La introducerea datelor, simbolurile șablonului selectate în mască și plasate în pozițiile dorite sunt înlocuite cu simbolurile de intrare.
În cazul în care câmpurile sunt definite ca formatul de afișare, iar ecranul de intrare, atunci când se adaugă și se utilizează ecranul de introducere a datelor de editare, ca „formatul de câmp“ determină datele de afișare menținând în același timp de înregistrare. Dacă ambele proprietăți, rezultatele activităților lor nu ar trebui să se contrazică între ele.
Expresiile care definesc condițiile pot include simboluri ale operațiilor matematice, operații de comparație, apeluri de funcții, paranteze; Constantele și denumirile câmpurilor închise în paranteze pătrate pot fi folosite ca operanzi. Pentru a introduce o expresie, puteți utiliza butoanele disponibile în fereastră, elementele de listă (pictogramele de listă sunt similare cu pictogramele dosarelor, acestea pot fi deschise făcând dublu clic pe pictograma). Pentru mai multe informații, consultați sistemul de ajutor.
Atenție! În studiul de caz, câmpurile de cod (numere), care sunt cheile primare ale tabelelor, pot fi de tip Counter, ele sunt de asemenea folosite la indexarea tabelelor. Toate celelalte câmpuri (cu excepția costurilor și a datelor) pot fi text.
Pentru a defini și modifica structura tabelului dezvoltat, este suficient să faceți clic în interiorul câmpului corespunzător și să efectuați modificările necesare.
Pentru a insera un câmp nou, plasați indicatorul unde doriți să fie introdus câmpul nou în tabel și executați comanda de inserare a rândului (meniul Inserare). Pentru a șterge un câmp, selectați-l făcând clic pe butonul din stânga numelui câmpului și executați comanda Ștergere rânduri din meniul Editare. Aceleași operații pot fi efectuate folosind butoanele de pe bara de instrumente.
Pentru a determina domeniile-cheie ar trebui să le selectați (în cazul în care cheia este un compus este selectat în primul rând, primul câmp, făcând clic pe butonul din stânga numelui câmpului, și apoi restul câmpului evidențiat ținând apăsat Ctrl) și executați tasta caseta Editare meniu de comandă, sau faceți clic pe un buton din bara de instrumente . O pictogramă cheie apare lângă câmpurile selectate. Alegerea unui câmp ca cheie poate fi anulată prin aceleași mijloace.
Dacă nu sunt specificate câmpurile cheie, atunci când salvați tabelul, Access vă va solicita să le creați automat. Câmpurile cheie sunt plasate mai întâi în tabel.
Pentru a salva tabelul creat, puteți închide fereastra făcând clic pe titlul său, sau dublu-clic pe pictograma tabelului din colțul din stânga sus al ferestrei sau faceți clic o dată pe pictogramă și selectați Închidere din meniu. sau executați comanda Închidere din meniul Fișier (veți fi întrebat dacă doriți să salvați modificările pe care le-ați făcut în tabel). În caseta de dialog care apare, introduceți numele tabelului. Dacă găsiți erori în timpul salvării tabelului, pe ecran va apărea Access și operația nu va fi efectuată. După corectarea erorilor detectate, operația poate fi repetată.
Pictograma tabelului creat apare în fereastra bazei de date creată.