Pentru acest an, eu și prietenii mei de la Grupul Improve au avut șansa de a comunica cu organizatorii diverselor conferințe digitale și digitale. Experiența a fost diferită, dar în ansamblu a existat doar o singură impresie generală: niciodată nu știți ce să așteptați de la ei.
Poate că aceasta este una dintre problemele organizatorilor, care nu pot pregăti calitativ vorbitorii? Și cum să rezolve această problemă?
Am avut experiența de vorbitori de formare pentru conferințe într-o foarte diferite roluri: Am de multe ori fost adzhenda de manager (în principal, pe programul conferinței), iar în ultimii doi ani, mai poate fi „pe de cealaltă parte a baricadei“ - prezintă cereri de discursuri, difuzor pregătite, coordonate detalii și aspecte organizatorice cu organizatorii.
Să privim întreaga situație din partea vorbitorului.
Fiecare organizator dorește să aibă experți la conferința sa, profesioniști în domeniul său. Prin urmare, cel mai adesea un vorbitor de clasă cerut este un manager / proprietar al unei afaceri sau un specialist foarte experimentat în domeniul său. Puteți ghici că această persoană nu are prea mult timp liber?
În plus, că vorbitorul ideal este destul de ocupat, el înțelege cel mai probabil rolul de a vorbi în promovarea companiei sale, creând imaginea corectă.
Poate că el chiar avea oameni în cadrul companiei, care este angajat în ea și: alege conferința, care ar trebui să acționeze pentru a atinge obiectivele de marketing și PR (suntem departamentul de marketing doar că și de a face din când în când).
Dar cât de des organizatorii conferinței demonstrează o înțelegere a acestor două nevoi ale vorbitorului: să-și petreacă timpul în mod eficient și să atingă obiectivele PR pentru tine sau pentru afacerea ta?
Din experiența noastră, din păcate, aproape niciodată. Ei bine, poate cu câteva excepții. Deși, de fapt, nu sunt suficiente doar două lucruri de bază și foarte simple:
- Claritatea comunicării și pregătirea cronologică
- Claritatea în instrumentele PR disponibile înainte, în timpul și după conferință
Dacă nu vrei să te îneci în mlaștina mediocrității și să te comporți ca niște organizatori profesioniști reali, atunci mai jos pentru fiecare punct puțin mai mult.
Claritatea comunicării și pregătirea cronologică
Și vorbitorul, și celor care se pregătească pentru performanță, este important să înțelegem care sunt așteptările organizatorilor conferinței, cât de mult timp este petrecut pe fiecare etapă de pregătire, care toți acești pași și cine este responsabil pentru ce.
Iată câteva reguli simple care vă vor ajuta să obțineți claritatea necesară:
1. Sunteți gazda conferinței, puneți-vă condițiile
- Dacă invitați personal vorbitorii, descrieți în mod clar așteptările dvs. în invitație. Cum vedeți discursul ideal al vorbitorului? Care sunt cerințele (lungimea vorbirii, prezența diapozitivelor, pliante, menționarea exemplelor reale și a cazurilor etc.)
- Dacă anunțați un set deschis de difuzoare și acceptați aplicații, faceți același lucru în anunțul setului. Cel mai probabil, un astfel de anunț este site-ul conferinței dvs. cu formularul de cerere, este doar locul pentru a descrie toate așteptările.
2. Planificați etapele și timpul de pregătire în avans
3. Persistența este cheia succesului.
- Adu-ți aminte constant vorbitorului, în ce stadiu de pregătire se află acum, când termenele principale, ceea ce el a trimis deja și ce mai aștepți de la el. E o persoană ocupată, îți amintești? El se poate roti si uita de termene, dar nu-ti poti permite asta.
- Fiți consistenți în utilizarea canalelor de comunicare. Dacă comunicați întotdeauna prin e-mail, nu scrieți brusc într-un VK personal sau Facebook. O excepție poate fi numai situația în care vorbitorul încetează să mai răspundă la canalul principal de comunicare și este necesar să găsiți alte modalități de a comunica cu acesta.
Între timp, a doua nevoie a vorbitorului.
Claritatea în instrumentele PR disponibile înainte, în timpul și după conferință
1. Descrieți în cât mai multe detalii publicul conferinței
- Cine sunt ascultătorii voștri? Câți dintre ei?
- De ce ramură?
- Care este nivelul lor profesional?
- Ce ar putea fi de interes pentru vorbitor?
2. Descrieți ce instrumente de promovare vor fi disponibile
Această listă poate fi continuată pe o perioadă nedeterminată. Încercați să obțineți împreună cu echipa de organizatori și postmaster, ce alte idei există pentru oportunitățile de PR pentru vorbitori.
Nu trebuie să fie plătiți. Ceva nu vă va costa un ban, ci va implica participanții și va fi un moment plăcut pentru vorbitori. Cum, de exemplu, votați prin aprecieri la conferința HappyDev sau copac de contacte la conferința "Grusha":
Arborele de contacte din Flump: toată lumea putea să-și lase cartea de vizită sau să scrie despre găsirea angajaților în echipă. Fișierul cu persoanele de contact a fost împărtășit deloc de către organizatori, care le-au distribuit. Fotografie de pe blogul Flumpa
Dacă, pentru mine, ca persoană responsabilă în cadrul companiei pentru pregătirea vorbitorului pentru conferință, organizatorii de la început au trimis răspunsuri la toate aceste întrebări, atunci le-aș respecta imediat.
I-aș respecta în continuare dacă ar păstra același nivel de profesionalism pe tot parcursul pregătirii. Și chiar aș vrea să trimit un vorbitor la conferința lor din nou.
Dacă aș fi fost un vorbitor cu care lucrez în acest fel, aș spune: Slavă lui Dumnezeu, cel puțin cineva a venit la pregătire cu inteligență!
Ei bine, pentru tine, ca organizator al lucrărilor cu difuzoarele ar fi de multe ori mai ușor și mai confortabil dacă știi în avans, ceea ce, atunci când și în ce formă te astepti de la ei, și de ce vor să aleagă conferința dumneavoastră.
Numele meu este Anya Dvornikova. Studiez teoria și practica creării și organizării evenimentelor unice, schimbul de experiențe și invitarea tuturor celor care nu sunt indiferenți la comunicarea activă.
Vrei să fii în curs?
Aproximativ o dată pe săptămână scriu mesaje noi și, o dată pe lună, trimit abonaților o selecție de știri și linkuri la cele mai recente intrări. Doriți să primiți actualizări de la UXevent pe e-mailul dvs.? Abonare: Făcând clic pe buton, consimt la prelucrarea datelor cu caracter personal.
Consultări pentru organizatori
