Rădăcina majorității problemelor proiectului, de regulă, se află într-o inițiere prost inițiată sau în absența acesteia.
În practică, există adesea situații în care proiectul a trecut de stadiul de inițiere undeva în adâncul companiei, în timp ce cei care ar fi trebuit să o inițieze și cei care o vor desfășura acum nu au luat parte la aceasta. Acest lucru, ați putea spune, este o caracteristică a organizațiilor noastre naționale. Unul dintre șefi a spus: Vreau ceva și am trecut pe lant - pentru a începe proiectul. Cu o probabilitate de 90% va fi învinsă, cu excepția proiectelor foarte mici, care au ca scop satisfacerea capriciilor autorităților.
Este necesar să se depună eforturi maxime și să nu se permită executarea proiectului înainte ca toate procesele necesare inițierii să fie finalizate. Argumentele vor fi simple: înainte de a începe, vom obține rezultatul mai devreme. Nu înțelegeți! Nu va exista o inițiere corect inițiată, - în general, nu putem obține nimic. În schimb - întârziere sută la sută în implementarea proiectului din cauza lucrărilor de ore suplimentare frecvente deja efectuate, ca și pentru locul de muncă este de puține informații despre proiect, obiectivele sale, s-a obținut produsul. Datorită procesării frecvente, vor apărea ore suplimentare, iar procentul de respingere va crește semnificativ. Și dacă proiectul și „supraviețui“ toate aceste probleme, rezultatul aproape nimeni mulțumit, deoarece inițieri rele nu au fost livrate și coordonate cu toate părțile interesate de obiectivele proiectului, iar mingea este colectat toate informațiile necesare pentru o bună planificare.
Conducerea de vârf ar trebui să implice managerul de proiect în primele etape ale inițierii proiectului. De fapt, primul pas în proiect ar trebui să fie alegerea liderului - persoana care va gestiona proiectul din primele zile. Din momentul formării conceptului inițial, cerințele proiectului și produsului, este necesar să se documentul, interpreta și includerea în proiect tot ceea ce poate fi util în activitatea în continuare pe ele. Managerul de proiect ar trebui să fie centrul de competență al proiectului, o sursă sigură de informații cu privire la starea de fapt. În cazul în care „conecta“ șeful proiectului în faza de planificare sau, mai rău, pe scena proiectului, este probabil, capul unui astfel de centru nu va.
Managerul de proiect trebuie să pregătească, împreună cu sponsorul, carta proiectului (care ar trebui să conțină carta și modul de pregătire adecvată a acesteia poate fi găsită în PMBoK), să discute cu părțile interesate și să aprobe. Sponsorul este obligat să semneze carta proiectului. Rețineți că statutul de proiect autorizează managerul de proiect și conține informațiile de bază inițiale despre proiect care vă vor ajuta să planificați proiectul.
Inițiarea este una dintre cele mai importante etape ale managementului de proiect. Gestionarea proiectului nu începe cu planificarea, ci cu inițierea și nu uitați de ea.
Pașii necesari la inițierea proiectului:
Selectați Project Manager
Înțelegeți cultura organizațională a companiei
Colectați informații despre procesele, procedurile și informațiile istorice existente privind proiectele anterioare
Împărțiți un proiect mare în faze
Înțelegeți nevoia de afaceri
Identificați cerințele și riscurile inițiale
Definiți obiective măsurabile
Pregătiți carta proiectului
Identificați părțile interesate
Elaborarea unei strategii de lucru cu părțile interesate
Evaluarea necorespunzătoare și planificarea resurselor
O abordare pe scară largă - "vom începe proiectul și resursele vor fi găsite pe drum" - duce la eșecul proiectului.
Trebuie să gândim în avans și să planificăm ce resurse vom avea la dispoziție pentru a realiza acest proiect, indiferent dacă ne putem permite specialiștii necesari, indiferent dacă vor fi încărcați pentru perioada în care intenționăm să realizăm lucrarea.
Este necesar să se planifice utilizarea resurselor pe baza sarcinii lor reale, și nu se bazează pe faptul că oamenii au timp într-un fel, în același timp, pentru a face munca de pe cele două proiecte, sau cu succes combină lucrările la proiect cu performanțele sale de funcționare. Să ia în considerare nu de încărcare formală a resurselor (8 ore pe zi), dar real ajustate pentru zile după week-end lung, zilele înainte și după sărbători, caracteristicile individuale, operațiunea de încărcare de operare, etc. Luați în considerare riscurile: calificarea necorespunzătoare, îngrijirea de la proiect, concedierea etc.
Trebuie să se țină seama de faptul că practica orelor suplimentare este pernicioasă, experiența arată că, dacă o persoană lucrează astăzi în afara școlii, o compensează mâine, adică subconstient el va intelege ca a redus orele suplimentare si are dreptul moral de a compensa acest ceas intr-o zi, sub forma "a nu face nimic" la locul de munca sau ca o boala de o zi. Din nefericire, programul de proiect se bazează pe ipoteze false despre posibilitățile de accesibilitate și resurse, ceea ce duce la un proiect prelungit sau (și) o creștere a bugetului. Consecința acestui lucru este că, după mulți ani de încercare de a face resursele aleatorii disponibile momentan, nimeni nu înțelege de ce acest proiect este necesar.
Slab de management de proiect
Nu este suficient de bun pentru a iniția și a planifica un proiect, aveți nevoie de un management de proiect zilnic bine organizat. Probleme tipice sunt comunicările slabe, un plan de lucru neclar pentru următoarea perioadă (de la două săptămâni la o lună), modificări necontrolate, probleme nerezolvate ridicate de membrii echipei și întrebări.
Comunică regulat cu sponsorul proiectului. Informați-vă despre ceea ce se întâmplă cu toți actorii implicați în proiect. Dezvoltați un plan de comunicare adecvat și principal, descrieți în mod clar cine, când și ce informații trebuie primite și, cel mai important, să o urmeze în mod clar.
Actualizați planul în mod regulat, dacă nu îl actualizați, care a fost punctul în care a fost creat inițial? Mai devreme sau mai târziu, planul "mort" va înceta să creadă și să urmeze.
Aduceți-vă la echipa de proiect și obțineți o înțelegere clară a modului de utilizare a sistemului de management al schimbării. Nici o schimbare în proiect nu ar trebui să depășească procesul controlat.
Proiectul este întotdeauna o afacere riscantă și nu gestionarea riscurilor va fi costisitoare pentru companie. Trebuie să învățați să gestionați riscurile și să lucrați cu ei.
Cu toții înțelegem că în țara noastră riscurile sunt privite mai degrabă ca un eveniment foarte rău, ca o manifestare a soartei, și, desigur, nimeni nu încearcă să le controleze.
Încercați să gestionați riscurile, să începeți mici - identificați și
De exemplu, nu este necesar să se organizeze întâlniri privind stadiul proiectului, sunt inutile. Raportul privind stadiul proiectului ar trebui făcut în așa fel încât să fie suficient să îl citiți și să înțelegeți stadiul proiectului. Este mult mai eficient dacă organizați întâlniri săptămânale și discutați riscurile proiectului cu planificarea răspunsului.
Una dintre cele mai importante funcții ale managerului de proiect este gestionarea așteptărilor. La începutul proiectului, toată lumea este optimistă în ceea ce privește privirea înainte și așteaptă mult din proiect, dar în timp, totul este perceput mai realist, iar dezamăgirea poate veni. Este necesar din prima zi să se facă față așteptărilor.
Eliberați în mod regulat rezultatele, mici, dar în mod constant. De exemplu, rupeți obiectele de livrare în pachete mici de lucru care pot fi demonstrate, acest lucru inspiră optimismul tuturor participanților la proiect, în special în manual.
Mulți factori pot duce la eșecul proiectului, dar, fără a repeta greșelile de mai sus, veți crește în mod semnificativ probabilitatea succesului proiectului.
Urmăriți-ne pe VKontakte. Facebook e și Twitter