Fiecare organizație efectuează cheltuieli. Cu toate acestea, nu toate pot fi plătite prin transfer bancar. Multe cheltuieli sunt plătite în numerar. Cum se fac astfel de achiziții? Ce documente trebuie compilate?
Înainte de a cheltui, trebuie să le oferim unui anumit individ - angajat al unei organizații sau antreprenor, care, de fapt, îi va cheltui în numele firmei. În această chestiune de bani \ „un raport \“, adică, persoana care ar trebui să raporteze firmei de origine pentru bani, însoțite de un cont de mandat de numerar de desen.
Rețineți că însăși faptul de a emite bani de la biroul de casier la "contabil" nu este cheltuiala organizației sau antreprenorului în scopuri fiscale. De fapt, ne-am transferat activele - banii - de la un buzunar (firmă) la altul (angajat). Dar când acești bani sunt cheltuiți de firmă (în persoana unui lucrător responsabil), atunci îi vom include în cheltuieli.
În primul rând, menționăm că banii companiei nu pot fi încredințați fiecărui angajat. Ele se eliberează numai celor care sunt numiți în ordinul special al șefului organizației, care, printre altele, indică pentru cât timp și în ce scop sunt alocați banii de la casierie (de exemplu, vezi în apropiere). Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că angajații care primesc numerar pentru o călătorie de afaceri nu ar trebui menționați în această ordine. Într-o astfel de situație, se ia în considerare ordinea de a le trimite în timpul unei călătorii de afaceri.
Cu toate acestea, în orice caz, fondurile responsabile sunt emise numai pe baza unei cereri scrise a angajatului cu viza conducătorului organizației.
Așa cum am menționat mai sus, pentru a da bani pentru nevoile necesare organizației, persoana responsabilă trebuie să întocmească o declarație
iar șeful organizației sau un antreprenor individual ar trebui să o susțină.
Următorul pas este completarea ordinului de numerar. Pentru un exemplu de umplere, consultați pagina ...
Mai întâi petrecut, apoi raportat!
Angajații care au primit bani în cont, în termen de trei zile lucrătoare de la data la care au fost emise fondurile (sau de la data de întoarcere din călătorie) să prezinte raportul contabil privind suma cheltuită (Sec. 6.3 Note 3210-U). În același timp, trebuie completate toate calculele pentru fondurile primite anterior, cum ar fi transferul sumelor necheltuite către departamentul de numerar sau, invers, compensarea plății excedentare care a survenit. Până când angajatul răspunzător nu-și "înzestrează" cu avansul emis anterior, din nou să-i încredințeze banii "firmei", compania nu are niciun drept.
În plus, clauza 11 din Procedură interzice transferul de numerar emis în cadrul raportului de către o persoană la alta.
Numai pe baza raportului anticipat aprobat, contabilul are dreptul de a anula sumele de bani cheltuite de "contabil".
Exemplu de completare a unui raport în avans
Pe baza documentelor primite, departamentul contabil a preluat contabilitatea.
Raportul în avans se face într-un singur exemplar, însă este completat nu numai de către angajatul responsabil, ci și de contabil.
Un angajat de pe partea din față indică numele, numărul și data raportului de avans, numele său de familie, inițialele, organizația numărul de personal departament (dacă este cazul), ocupația (poziția) și numirea unui avans. Mai jos, în tabelul din stânga formularului, el introduce informații despre avansul anterior, suma primită în prezent, precum și datele privind cheltuielile și soldul.
În tabelul de pe verso a formularului în graficele 1-6 angajat introduceți lista de documente care confirmă cheltuielile efectuate (certificat de călătorie, chitanțe, documente de transport, cecuri, PCC, chitanțe, etc.), și valoarea costa. Documentele atașate raportului de avans sunt numerotate în ordinea în care au fost înregistrate.
Deci, confirmarea fondurilor cheltuite este un cec de numerar și de mărfuri. Sau pur și simplu un cec sau o formă de răspundere strictă.
La verificarea casierului trebuie să fie anexate cecuri de mărfuri cu decodarea achiziției. În ciuda faptului că nu există o formă unificată pentru acest document, compilația sa este obligatorie (Decretul Guvernului RF nr. 55 din 19.01.98). După cum se prevede la paragraful 2 al articolului 9 din Legea federală din 21.11.96 nr. 129-FZ "Cu privire la contabilitate", documentele pentru care nu sunt furnizate formulare unificate ar trebui să aibă următoarele cerințe:
- data compilării;
- numele organizației în numele căreia este întocmit documentul;
- instrumente de măsurare a operațiunii economice în natură și în termeni financiari;
- numele posturilor persoanelor responsabile de executarea tranzacției de afaceri și corectitudinea executării acesteia;
- semnături personale ale persoanelor menționate.
Rețineți: acest document de recuzită, ca de imprimare, nu este menționat în această listă.
La rândul său, contabilul completează chitanța prin faptul că raportul este acceptat pentru verificare cu toate documentele atașate, este situat în partea de jos a părții frontale a raportului. Se indică: numele persoanei raportoare, numărul și data raportului de avans, suma cheltuielilor documentate în cuvinte, numărul de documente atașate și numărul de foi din ele. După completare, chitanța iese din linia de tăiere și este transferată persoanei responsabile.
Verificând raportul, contabilul trebuie să se asigure de cheltuielile intenționate ale fondurilor, disponibilitatea documentelor justificative care confirmă cheltuielile efectuate, corectitudinea executării acestora și calcularea sumelor. Pe partea frontală a raportului din tabelul "Înregistrări contabile", acesta reflectă conturile și sumele corespunzătoare. În acest exemplu, în special, această intrare va arăta astfel: \ "Debit 10 Credit 71 pentru suma de 5446 ruble \". În plus, sumele luate pentru cheltuielile contabile sunt înregistrate pe partea din spate a formei în coloanele 7 și 8, iar conturile care sunt încărcate la aceste valori apar în coloana 9. Trebuie amintit că detaliile referitoare la valută străină, coloanele 6 și 8 formă și partea din spate \ „fata \“ 1a rândul sunt ocupate doar atunci când distribuirea de bani entitate responsabilă într-o monedă străină, în conformitate cu ordinea stabilită de legislație.
După verificare, contabilul întocmește un raport în raport și plasează la aprobare suma finală a cheltuielilor (în cifre și în cuvinte). În plus, raportul reflectă datele privind soldul sau excedentul și detaliile documentelor de venit sau de cheltuieli pentru care numerarul este emis sau plătit casierului. În viitor, raportul este certificat de semnăturile contabilului și contabilului-șef cu decriptarea numelor de familie și prezentate spre aprobare conducătorului organizației sau persoanei autorizate.
Rețineți că raportul poate fi completat atât pe suport de hârtie, cât și pe suport electronic. Cu toate acestea, stocarea în formă electronică fără prezența unui original cu semnăturile persoanei responsabile, contabilului și șefului organizației nu este permisă, deci în orice caz este supusă tipăririi.
