popular
Traducerea documentelor de la suporturile de hârtie în format electronic a devenit una dintre cele mai solicitate proceduri de păstrare a evidenței. Pentru a digitiza documentele, trebuie să pregătiți inițial materialele pentru scanare.
Pregătirea pentru digitizare
Instruirea constă în două etape separate: sistematizarea complexului de materiale și instruirea tehnică. Sistematizarea implică reglarea documentelor pe anumite motive atunci când sunt pregătite pentru scanare.
Sistematizarea documentelor și pregătirea tehnică
Formatul selecției poate fi orice, de exemplu, cronologia lucrărilor, tipul de documente sau apartenența lor la o anumită unitate structurală. Formarea tehnică este asociată cu distribuirea documentelor, cu îndepărtarea capselor și capselor etc.
Efectuați digitizarea documentelor
Verificarea imaginilor
Următoarea etapă este verificarea imaginilor obținute ca urmare a scanării. Chiar dacă documentele sunt digitalizate digital, în unele cazuri este necesară procesarea suplimentară a imaginilor. Motivul este, de regulă, cu calitatea nesatisfăcătoare a documentului original (prezența defectelor de imprimare, ambiguitățile sau fading sale). Acest tip de acțiune include și recunoașterea textului.
Sistematizarea documentelor electronice
După digitalizarea documentelor este completă, puteți începe să sistematiza documentele electronice. În funcție de specificul unui document corporativ, numărul personalului implicat în activitatea de arhivă cu documente, documente și condițiile de depozitare de acces la acestea, sunt pe scară largă arhive digitale care implica suport multi-utilizator și de căutare sofisticate contextuale peste o serie de documente introduse în sistem.
Digitalizarea și crearea unei arhive electronice reprezintă o soluție eficientă
Digitalizarea documentelor și crearea simultană a unei arhive electronice reprezintă o decizie eficientă de a sistematiza activitatea de birou într-o firmă de orice nivel.
Digitizarea este un proces complex și complex
În ciuda elementarității aparente, crearea de copii digitizate este un proces complex și tehnic complex. Structura arhivei electronice depinde în mod direct de principiile circulației documentelor în cadrul firmei.
Principiile de selecție a bazei de documente pentru digitizare
Baza principiului de selecție a bazei de documente pentru prelevarea de probe stabilite scopurile și obiectivele cu care se confruntă compania-client. Acest lucru poate fi crearea unor grupuri de documente pentru utilizarea de zi cu zi de către angajații companiei, formarea unui motor de căutare unic sau de organizare a documentelor de arhivă completă pe cale electronică.