Pentru a construi un sistem de motivare și motivare a angajaților, este necesar să le orientăm spre îndeplinirea obiectivelor companiei și să măsuram eficacitatea activităților lor în atingerea acestor obiective. În același timp, nu există dificultăți speciale în cazul angajaților din front office, deoarece afectează în mod direct rezultatele organizației. Și ce zici de back-office-ul care sprijină unitatea de afaceri? Cum să-i motivezi pe angajați? Alexander Obmermeister, Director de Raportare Planificare și Management al AFK Sistema, doctor în economie, povestește despre instrumentele de lucru, pârghiile de influență și dezvoltarea acestora pe exemplul unităților financiare și economice. CMA
Care unități sunt atribuite frontului și biroului de back-office, fiecare companie decide independent. Principalul criteriu pentru separare este, de regulă, gradul de influență al diviziunilor asupra rezultatelor societății.
Cu ajutorul motivației, conectăm resursele cu strategia
În primul rând, este important să construim un sistem unificat care să pornească de la o viziune, apoi să difuzeze procesele de afaceri și să se reflecte în acțiunile și comportamentele specifice ale angajaților. Într-un astfel de sistem, motivația este una dintre cele mai importante legături care fac posibilă implementarea strategiei companiei (a se vedea Figura 1). Apoi, toate practicile de management al personalului dobândesc caracterul muncii sistematice și permanente. Iar când planificați acțiuni de sus în jos, puteți urmări implementarea acestora și puteți înțelege măsura în care sunt implementate misiunea și strategia companiei.
diviziunile economice și financiare (contabilitate, experți financiari și economiști), deși afectează rezultatele companiei indirect, prin susținerea biroului din față, activitățile lor ar trebui să se concentreze pe crearea de valoare, mai degrabă decât distrugerea ei. Cu alte cuvinte, prin acțiunile lor ar trebui să crească eficiența activității biroului de primire. Și aceasta este sarcina principală a angajaților biroului de back-office. Și pentru a-și îndruma activitățile pentru a atinge obiectivele companiei, astfel de obiective trebuie transformate în obiective individuale (KPI) fiecărui angajat.
Dezvoltarea obiectivelor pentru angajați începe cu:
# 9632; înțelegerea strategiei financiare a companiei;
# 9632; construirea unui bloc de strategie financiară;
# 9632; stabilirea de sarcini specifice pentru angajați, dezvoltarea planurilor lor funcționale și individuale.
În practică, pentru a înțelege oportunitățile și resursele pentru implementarea strategiei companiei, ea creează de obicei o strategie financiară și dezvoltă strategii funcționale - strategii ale unităților funcționale. Sarcinile lor sunt de a descompune strategia financiară KPI în nivelul strategiilor funcționale ale departamentelor financiare (a se vedea Figura 2).
În același timp, în fiecare divizie, sunt create planuri financiare pentru punerea în aplicare a strategiei, iar membrii personalului acționează în cadrul planurilor individuale din cadrul unităților.
Strategia financiară poate fi reprezentată de diferite domenii de activitate pentru implementarea strategiei (a se vedea figura 3). Fiecare direcție corespunde, în același timp, sarcinilor cu care se confruntă compania și permite minimizarea costurilor și a riscurilor într-un mediu în schimbare rapidă. Realizarea acelorași obiective ale strategiei financiare ar trebui organizată în domenii care asigură relația strategiei cu indicatorii actuali de performanță (a se vedea Figura 4).
Prin urmare, sistemul constructiv KPIs strategic, financiar, funcțional și individual este construit în mod constant. Și pentru a atinge în mod eficient obiectivele organizației KPI trebuie să fie completat cu un sistem de motivație.
Crearea unui sistem de motivare este mult mai eficientă decât o acțiune unică
Motivația lucrează întotdeauna cu nevoile diferite ale unei persoane, puteți acționa în mod diferit. Prin urmare, sarcina managerului este de a studia nevoile angajaților și capacitatea de a le motiva în mod corespunzător pentru a atinge obiectivele organizației.
Studiul nevoilor în practică a arătat că limitele lor sunt neclară, deci este logic să le împărțim în trei grupe:
# 9632; nevoile de creștere și dezvoltare;
# 9632; apartenența la un anumit grup;
# 9632; asigura existența.
În același timp, este dificil să se stabilească fără echivoc care este salariul. Totul depinde de situație.
În ceea ce privește motivația, este necesar să ne ghidăm de anumite principii:
# 9632; se extinde la individ în ansamblu;
# 9632; este un proces continuu, nu un eveniment;
# 9632; are ca scop crearea de acțiuni intenționate;
# 9632; pot fi monetare (plăți, prime) și nu monetare.
De fapt, motivația este o combinație de procese complexe. Experiența arată că alinierea sistemului este mult mai reușită decât acțiunea unică de atribuire. Prin urmare, procesul de motivare ar trebui să fie sistematic.
Ce factori afectează lucrătorii
Pentru a înțelege factorii care influențează motivația angajatului, modelul de proces modern al motivației Porter-Lawler va ajuta (vezi Figura 5).
Relațiile afișate în figură înseamnă următoarele.
Dacă un angajat înțelege ceea ce face și ce este necesar de la el, vede și percepe oportunități pentru sarcina și rolul său în acest proces, își poate face eforturile. Apoi, el primește satisfacția pentru o anumită valoare. Feedbackul care apare în acest proces formează un contur închis. Iar satisfacția angajatului constă în mai multe elemente:
# 9632; recompensa internă - un sentiment de auto-satisfacție;
# 9632; recompensele externe - prime, prime sau evaluări externe ale activităților sale, pot fi nemonetare;
# 9632; percepția corectitudinii acestei promovări este un punct foarte important, care este adesea neglijat.
În cele prezentate în Fig. 5 ar trebui să acorde atenție percepției subiective a rolului angajatului și evaluarea posibilităților care influențează în mod direct gradul de motivație al acestuia. Cu alte cuvinte, dacă o persoană nu își percepe rolul și, mai mult, înțelege că nu poate influența procesul, atunci toate celelalte elemente implicate în motivație nu vor funcționa. Acest lucru este evidențiat de rezultatele cercetării. Și dacă puneți în avans un obiectiv imposibil, motivația nu va funcționa deloc.
Prin urmare, atunci când dezvoltăm un sistem de motivare, este important să ținem cont de factorii prezentați în model.
Puteți privi procesul de motivație într-un mod diferit, din punctul de vedere al alegerii. Atunci când o persoană are posibilitatea de a alege, el evaluează rezultatul și recompensa posibilă. Prin urmare, atunci când stabiliți un obiectiv pentru un angajat, aveți nevoie de:
# 9632; mai întâi de toate formularea clară și specifică a obiectivelor și obiectivelor, astfel încât să fie clar unde să mergem;
# 9632; determină nivelul de atingere a obiectivului și a sarcinii și dacă există resurse și oportunități pentru aceasta;
# 9632; A implica angajatul în procesul de stabilire a obiectivelor, ceea ce permite liderului să-și explice mai bine așteptările.
De exemplu, obiectivul - de a dezvolta procesul de bugetare, nu este specific, dacă rezultatul nu este definit, formatul acestuia și momentul primirii acestuia. În acest caz, angajatul se va gândi din experiența, cunoștințele sale și nu din faptul că experiența lui va coincide cu ceea ce așteaptă liderul de la el.
Formularea corectă a întrebării ar fi: să elaboreze un regulament specific, care conține informații cu privire la inițierea procesului de bugetare, modul de executare și prezentarea acestuia către consiliul de administrație. Stabilirea obiectivului - 70% din succesul implementării sale.
Cum se obține eficiența angajatului
Este important să înțelegem că managementul performanței este procesul de stabilire a acordurilor cu angajatul cu privire la obiectivele care trebuie atinse; modalități de realizare a acestora; așteptările managerului de la angajat; furnizarea de asistență și resurse necesare angajatului; timpul și criteriile pentru evaluarea acestuia.
Pentru a obține eficacitatea unui angajat, se poate asigura că sunt îndeplinite următoarele două condiții:
# 9632; înțelegerea și satisfacerea nevoilor sale personale;
# 9632; trecând toate fazele ciclului de management al angajatului bazat pe înțelegerea și satisfacerea nevoilor sale.
Etapele ciclului sunt următoarele:
# 9632; stabilirea clară și corectă a obiectivelor;
# 9632; urmărirea obiectivelor de realizare;
# 9632; evaluarea rezultatelor.
Această abordare are avantaje pentru companie și pentru angajați.
Pentru companie este:
# 9632; claritatea scopului și dezvoltarea obiectivă;
# 9632; utilizarea eficientă a resurselor;
# 9632; abordarea flexibilă a schimbării;
# 9632; o simplă evaluare a realizărilor și a sistemelor de remunerare mai eficiente;
# 9632; îmbunătățirea comunicațiilor în cadrul companiei și planificarea unor posibile nevoi.
Pentru angajați - înțelegere:
# 9632; Cum se descurcă cu munca și ce ar trebui să facă?
# 9632; ceea ce fac bine și ce pot face mai bine;
# 9632; la ce vor lucra în viitor;
# 9632; modul în care va fi evaluată activitatea lor și ce suport le-ar putea oferi.
Atunci când se construiește o muncă sistematică cu angajații, inclusiv stabilirea obiectivelor, monitorizarea și monitorizarea realizării acestora, precum și feedbackul, se construiesc relații complet diferite cu oamenii.
Obiectivele evaluării angajaților sunt următoarele:
# 9632; să stabilească așteptări clare ale companiei față de angajați;
# 9632; să evalueze nivelul actual al productivității și al competențelor;
# 9632; determină punctele forte, care trebuie utilizate la maxim în activitatea lor;
# 9632; să ofere feedback pozitiv membrilor personalului cu privire la rezultatele obținute;
# 9632; determinarea planului de dezvoltare a angajaților;
# 9632; să înțeleagă motivația angajatului față de activitatea curentă și nevoile sale de dezvoltare profesională / managerială;
# 9632; planificarea formării și dezvoltării unui ofițer de competență care necesită o creștere a nivelului său profesional.
Eficacitatea angajatului este legată de două puncte-cheie - competența și motivația acestuia.
Motivăm dezvoltarea și instruirea
Multe studii în conducere spun că competențele cresc lent. O creștere mică se realizează în doi ani. Pentru a crește persoana potrivită, trebuie să investiți, deoarece acesta este un plan strategic și un loc de muncă permanent, cursuri scurte de formare nu pot realiza acest lucru.
Prin urmare, procesul de management al performanței implică motivația, dezvoltarea și formarea angajatului (vezi Figura 6).
În practică, mecanismul funcționează după cum urmează. Gândirea și acceptarea obiectivelor cu angajații au sens timp de un an. Această perioadă vă permite să realizați sarcina și să oferiți feedback. Când discutați despre plan și momentul implementării acestuia cu angajatul, trebuie să vă asigurați că el înțelege totul și că este de acord cu termenii. În viitor, este important să se convină asupra obiectivelor strategice și tactice de dezvoltare ale angajatului.
Iar oportunitățile de dezvoltare a angajatului nu sunt doar de formare:
# 9632; participarea la formare pentru dezvoltarea competențelor;
# 9632; lucrează în proiect, coaching la locul de muncă, participarea la conferințe, călătorii de afaceri pentru schimbul de experiență.
Este logic ca finanțatorii să învețe cum lucrează oamenii de afaceri. La urma urmei, suportul pentru biroul frontal implică înțelegerea modului în care funcționează. Puteți antrena pe finanțatori cum este vândută resursa, ce aveți nevoie pentru aceasta, ce nevoi și complexități sunt. Acest proces de îndrumare a oamenilor de afaceri față de finanțatori oferă rezultate excelente. Ei înțeleg mai bine ce se așteaptă de la ei. Iar când un finanțator are o imagine întreagă a afacerilor, el poate spune în mod clar ce poate fi util. Prin urmare, este important nu numai să trimiteți un contabil pentru cursuri, de exemplu, ci și să organizați interacțiunea în cadrul companiei, aceasta va fi mai eficientă.
Rezultate bune sunt, de asemenea, furnizate de practica creării unei rezerve cadre - un grup de specialiști care sunt treptat instruiți pentru competențe superioare și poziții superioare. De regulă, ele cresc și țin sub control specialiștilor care sunt dornici să lucreze în cadrul companiei. Și când, la un moment dat, trebuie să schimbi directorul unei companii subsidiare, există lideri deja educați și instruiți conform unor standarde. Pentru angajat, aceasta este motivația pentru o muncă pe termen lung în companie, iar pentru companie - disponibilitatea persoanelor care sunt adecvate și competente să lucreze pe diferite proiecte.
În timpul stresului psihologic, procesul de gândire al unei persoane devine mai rigid și deranjat, iar judecățile devin generalizate și absolute. În același timp, viziunea eului și a lumii devine fixă.
Cele mai frecvente încălcări ale procesării informațiilor sunt:
- "Totul sau nimic": situațiile sunt privite din poziția "sau", adică una față-verso.
- Rapoarte rapide. Există o generalizare bazată pe o situație.
- "Citirea gândurilor": înțelegerea gândurilor altor oameni în absența unor motive suficiente pentru a confirma poziția.
- Marcarea: o persoană este marcată (evaluată), nu comportamentul său.
- Răsplata emoțională: presupunerea că sentimentele sunt fapte ("simt că sunt incompetent, de aceea este așa").