Că arhivele de echipamente speciale, care îndeplinește toate cerințele necesare, precum și crearea temperaturii optime și a umidității și condiții de igienă, permite un grad ridicat de siguranță a documentelor care sunt stocate în camerele de arhivă
Una dintre problemele principale legate de păstrarea documentelor de arhivă este alegerea echipamentului pentru arhive. De regulă, echipamentele materiale și tehnice ale acestor spații se desfășoară în funcție de diverși factori: dimensiunea, tipul documentelor, numărul, durata de depozitare și altele.
Ce echipament este folosit pentru arhive?
Dacă este vorba de dosare standard cu documente în acest scop, se folosesc rafturi obișnuite. Cu toate acestea, pentru documentele tehnice, de proiectare, de gestionare a terenurilor, tehnologice și alte documente, trebuie să fie selectat un echipament special. Acestea pot fi sisteme de rafturi mici sau mari, rafturi cu sertare și altele.
Dispozitivele arhivare speciale permit stocarea documentelor în conformitate cu procedurile necesare pentru stocarea documentelor în arhivă. Un set de instrumente necesare pentru a permite stocarea unei biblioteci, a unui muzeu sau a unei instituții de învățământ poate include următoarele:
- Dulapuri metalice prefabricate demontabile sau staționare cu acționare electrică sau mecanică;
- tabele de un metru și jumătate pentru clasificarea documentelor care intră în arhivă pentru stocare;
- dulapuri pentru fișiere de carduri create în scopul înregistrării documentelor primite;
- Dispozitiv computerizat pentru contabilitatea și controlul circulației documentelor;
- dispozitiv pentru citirea microfilmelor;
- biblioteci pentru case mobile;
- Scări stabile pentru lucru pe rafturi;
- coșuri, cutii, cutii de arhivă, tot felul de delimitatori, care nu permit amestecarea documentelor stocate pe rafturi.
Dacă există o documentație în arhivă, la care este permis accesul deschis, este necesar să se instaleze echipament de duplicare în cameră. Acest lucru va permite personalului din arhivă să creeze copii ale documentelor solicitate de utilizatori.
În plus, spațiile destinate depozitării documentelor arhivare ar trebui să fie echipate cu sisteme de stingere a incendiilor, de securitate și de alarmă la incendiu.
Este de remarcat faptul că, în ciuda varietății de echipamente pentru arhive, elementul principal de cheltuieli este achiziționarea de rafturi. Dacă o cantitate mică de documentație este planificată să fie stocată în depozit pentru o perioadă lungă de timp, merită echipată rafturile staționare convenționale pentru aceasta. Achiziționarea acestora nu necesită costuri financiare mari și, în plus, acestea sunt caracterizate printr-o calitate utilă, precum multifuncționalitatea.
În cazul în care camera este destinată depozitării pe termen lung a unei cantități mari de documentație, atunci în acest caz este necesar să se utilizeze sisteme de arhivare cu numeroase avantaje, de exemplu:
- au o eficiență ridicată în utilizare;
- asigură economii de spațiu de stocare;
- au o durată lungă de viață.
Când plasați rafturi într-o cameră de arhivă, trebuie să respectați anumiți parametri:
- distanța dintre rândurile rafturilor nu trebuie să fie mai mică de un metru;
- Lățimea trecerilor dintre ele trebuie să fie de 75 de centimetri sau mai mult;
- Distanța de la raftul inferior al suportului la podea nu trebuie să fie mai mică de 15 centimetri.
Indiferent de tipul și designul rafturilor de arhivă, în orice caz, ele trebuie instalate perpendicular pe pereți cu deschideri de ferestre și baterii de încălzire la o distanță de cel puțin 50 de centimetri.
Care sunt cerințele pentru echipamentul de arhivare
În conformitate cu cerințele de orice cameră de arhivă ar trebui să fie situată departe de depozitare, de uz casnic și industriale. Nu ar trebui să existe conducte de gaz, canalizare și apă. Ușile externe trebuie izolate cu metal și închise în timpul orelor de lucru.
Cablajul electric trebuie efectuat numai într-o formă ascunsă. Toate aparatele electrice, inclusiv comutatoarele și panourile electrice, trebuie să fie închise și instalate în afara spațiului de stocare. În ceea ce privește agenții de stingere, de ex. Stingătoarele cu dioxid de carbon, acestea trebuie instalate cu o rată de cel puțin un dispozitiv pe 50 de metri pătrați.
Citiți gratuit în sistemul Cultura:
- Cum să faci o notă în rețelele sociale fascinantă
- Cum se introduc noi standarde de muncă
- Contract de servicii sau manager?
- Cum să îmbunătățiți activitatea bibliotecilor municipale și KDU
- Contract de servicii sau manager?
- Cum pot instituțiile culturale să reducă costurile și să sporească veniturile?
Instrucțiuni privind munca în birouri
descărcați / vizualizați >>
Condițiile optime pentru conservarea fizico-chimică a documentelor trebuie păstrate în încăpere. Dacă climatul de îmbunătățire a regimului de stocare a documentelor în arhivă nu este reglementat, atunci în acest caz este necesar să se instaleze aparate pentru uscarea camerelor și surse suplimentare de umidificare a aerului.
Astăzi, multe arhive ale muzeului utilizează un astfel de dispozitiv ca un aparat de aer condiționat de precizie. Mai presus de toate, este potrivit pentru acele încăperi în care sunt stocate valori materiale și documente importante de arhivă. Principalele sale avantaje sunt următoarele:
- asigurând condiții de umiditate și temperatură de înaltă precizie;
- nivel înalt de fiabilitate în funcționarea continuă;
- universalitate;
- Performanță ridicată într-o gamă largă de temperaturi de aer exterior.
Pentru a verifica starea regimului de temperatură și umiditate, instrumentele sunt instalate în culoarile principale ale rafturilor de depozitare. Pentru a proteja documentele de arhivă de praf în încăpere, acestea sunt echipate cu instalații speciale care purifică aerul de praf și impuritățile nocive.
Șeful instituției în care există arhiva trebuie să creeze, cel puțin o dată la cinci ani, o comisie pentru a verifica starea de sănătate a echipamentului arhivistic, precum și regimul său de temperatură și de igienă și igienică.
Ce echipament este necesar pentru o arhivă electronică
Până în prezent, multe organizații, inclusiv biblioteci și muzee, practică crearea de copii electronice ale documentelor de arhivă. Acest lucru evită problemele asociate cu stocarea și gestionarea documentelor pe suport de hârtie. În plus, arhiva electronică are și alte avantaje:
- ușurința de utilizare;
- accesul la documentele necesare;
- căutare rapidă;
- excluzând posibilitatea de a pierde documentele de arhivă.
Dar cel mai important lucru este că pentru această metodă de stocare a documentelor nu este nevoie de o cameră separată și un număr mare de echipamente speciale.
Pentru a traduce documentele importante de organizare în format electronic. Este necesar să achiziționați un dispozitiv special - un scaner cu un sistem automat pentru depunerea și recunoașterea documentelor. Alegerea acestuia depinde de doi factori principali: tipul de documentație și scala scanării.
Când planificați procesarea unui număr mare de documente de format mare, cel mai bine este un scaner de format mare. În cazul scanării unui număr mic de documente standard, cea mai bună opțiune este un scaner de birou normal.
Citiți în următoarea ediție a revistei "Directorul șefului instituției culturii"
