Clauza obligatorie prevăzută de normele de organizare a depozitării documentelor în arhive este materialul și dotarea tehnică (echipamentele de arhivare) a spațiilor alocate arhivelor. La selectarea echipamentului, trebuie să se bazeze pe factori precum tipul de documente, mărimea, timpul de depozitare prevăzut de lege și altele. De exemplu, pentru dosarele standard cu documente și documente în scopuri organizatorice și administrative, rafturile de rafturi obișnuite sunt suficiente. Pentru tehnică, proiectare, estimare, proiectare tehnologică, proiectare, managementul terenurilor și alte tipuri speciale de documentație sunt necesare alte tipuri de rafturi.
Dimensiunile fizice ale unor tipuri de documente diferă semnificativ de documentele de management standard, ceea ce necesită echipamente speciale - rafturi cu sertare speciale, sisteme de rafturi supradimensionate sau de mari dimensiuni.
Echipamentul special pentru stocarea documentelor furnizează ordinea necesară de stocare a documentelor în arhivă. Un set de instrumente care fac posibilă operarea arhivei unei întreprinderi, a unui spital, a unui policlinic, a unei instituții de învățământ, a unui institut de design poate arăta astfel:
- rafturi metalice prefabricate staționare sau mobile (cu acționare mecanică sau electrică);
- dulapuri metalice și seifuri pentru organizarea depozitării documentației pentru personalul personalului, documente care constituie secret comercial, documente de referință și contabilitate;
- tabele pentru clasificarea documentelor care urmează să fie arhivate; lungimea mesei trebuie să fie de cel puțin un metru și jumătate;
- dulapuri de depozitare pentru înregistrarea documentelor depuse la întreprindere;
- înmulțirea echipamentului pentru crearea de copii personalizate ale anumitor documente care sunt permise pentru acces liber;
- calculator pentru păstrarea documentelor și controlul documentelor;
- diverse delimitatoare, coșuri, cutii și alte lucruri mici care contribuie la păstrarea documentelor, precum și la amestecarea și mișcarea arbitrară a valorilor mobiliare stocate pe rafturi.
În mod separat, este necesar să se reziste pe echipamentele de rafturi, deoarece costul lor este principalul element de cheltuială în organizarea sălii de arhivă. Cu un volum mic de documentație plasat pentru depozitare pe termen lung, rack-urile staționare sunt potrivite. Acestea sunt ieftine și multifuncționale. Pe o suprafață de până la 10 m2, rack-urile staționare vor găzdui o mulțime de suporturi de hârtie.
În cazul în care volumul documentelor și momentul stocării, așa cum este specificat în standarde, este semnificativ, opțiunile optime sunt sistemele mobile de rafturi pentru arhive. Acestea vă permit să economisiți spațiu de stocare, sunt eficiente în utilizare, durabile.
