Regula pentru un ton bun al întâlnirilor de afaceri este de a trimite o scrisoare cu rezultatul negocierilor. În cazul în care lucrați, în cazul în care nu este o statie de asfalt, acesta poate convoca o reuniune-rapoarte, foluapy și mai mult ca ceva din Anglia pe drum.
Îmi place să scriu în subiectul e-mailului: "aljaskanasha.ru: Rezultatele întâlnirii privind proiectul Alaska Nasha pe 29 mai".
- Este în limba rusă;
- Toată lumea înțelege.
La începutul oricărei scrisori, scriem domeniul de proiect în agenție. Este convenabil să filtrați literele și să căutați ceva în corespondență.
Dacă citiți în continuare, apăsați pe Ctrl și faceți clic pe link.
În fila nouă, veți deschide textul despre cum să lucrați mai eficient cu e-mailul.
Citiți-o ulterior.
De ce trimiteți o "scrisoare cu rezumate"?
"Pentru a vorbi aceeași limbă."
Exemplu: Am convenit asupra plății. V-ați dat seama că banii pentru lucrare vor veni înainte de marți. Clientul urma să plătească joi. Toată lumea a fost mulțumită, dar tu, ca partener bun, ai trimis o scrisoare în care au indicat toate aranjamentele. Cea de-a doua parte a văzut o înțelegere greșită a datelor și a reacționat repede - minus un conflict și resentimente interne pentru perioadele rupte.
- Pentru transparența procesului.
Există mulți participanți la proiect. Cineva a întârziat, cineva sa îmbolnăvit. Pierderea de informații este pierderea de bani.
- stabilirea angajamentelor și a sarcinilor.
Pe planerkah putem fi distrasi, ieșim etc. Responsabilul pentru e-mail va fi înregistrat și va informa.
- Puteți pune întrebări care nu au avut timp să discute.
Acest element este un bonus, dar este, de asemenea, important.
Împreună cu Kolya Chudo, conducătorul conducerii agenției IT, a elaborat o listă de reguli obligatorii pentru "scrisori cu rezumate".
Cum se scrie o scrisoare cu rezultatul întâlnirii care funcționează:
- la întâlnire trebuie să existe o persoană responsabilă pentru pregătirea e-mailului.
Aceasta asigură că scrisoarea va fi scrisă și trimisă participanților. Dar nimeni nu a anulat responsabilitatea personală;
- textul scrisorii înainte de expediere trebuie prezentat altcuiva participanților la întâlnire.
Acceptați prioritățile, verificați alfabetizarea;
- Scrieți competent.
Acest lucru este important. Verificați-vă singur textul. Eliminați cuvinte necunoscute, simplificați propozițiile. Utilizați liste.
Păcatul meu personal este numărul 1;
- pune legături către documente.
Extindeți contextul;
- în cazul în care întâlnirile sunt organizate în mod regulat - să păstreze un document separat cu textul tuturor literelor;
- În punctele cu sarcini, specificați numele persoanei responsabile;
- în câmpul de e-mail "pentru cine" indicați participanții și responsabilii pentru sarcinile respective.
În "copia" celor care ar trebui să știe;
- Întrebați-vă: "Această scrisoare va fi înțeleasă de persoana care nu a fost la întâlnire, dar cunoaște proiectul?".
Dacă răspunsul este da, dați clic pe "Trimiteți".
Separat despre momentul. Trimiteți scrisoarea în termen de 3-4 ore de la întâlnire. Dacă este seara - dimineața.
Atunci când "scrisoarea cu rezultatele" devine obișnuită, oamenii se obișnuiesc cu ea și încep să o ignore. Chiar dacă există o listă de sarcini. Este important să împingeți responsabilul. Aceasta este sarcina managerului.
Și da, sper că lista de verificare va fi utilă.