Examinarea valorii documentelor se efectuează în mai multe etape, începe în actuala activitate de birou și se termină în arhiva statului.
Prima etapă în determinarea valorii documentelor poate fi considerată redactarea unei nomenclaturi de cazuri, atunci când termenii de stocare a documentelor create sunt preordonați.
A doua oară examinarea valorii documentelor în sine se efectuează în doi ani, când documentele au ieșit din activitatea operațională, la pregătirea documentelor pentru depozitarea pe termen lung sau livrarea către arhiva instituției.
Iar pentru a treia oară, valoarea documentelor este clarificată din nou atunci când sunt transferate la depozitul permanent din arhiva instituției în arhiva statului.
Examinarea valorii documentelor în instituții se desfășoară sub îndrumarea unei comisii de experți (CE), care funcționează în mod continuu. În unitățile mari, cu structura spozhnoy în calitate de experți comitetului central (CEC), care sunt combinate și coordonează activitatea comisiilor de experți podrazdepeny structurale subordonate sau instituții subordonate. Procedura de organizare a activității CEC (CE) și funcțiile acesteia sunt definite în "Regulile de bază pentru activitatea arhivelor departamentale". Comisia de experți creat prin ordin al capului dintre cei mai calificați lucrători, cu o vastă experiență și o bună cunoaștere a industriei, precum și managerul de birou, arhive departamentale și șeful departamentului de contabilitate. În instituțiile mici, firmele, un comitet de experți include un secretar și un contabil.
CEC include și un reprezentant al instituției Serviciului de Stat pentru Arhivă, care supraveghează organizația. Comisia ar trebui să fie condusă de unul dintre principalii angajați ai organizației. De obicei, comisia este formată din 3-5 persoane.
Dintre sarcinile principale ale comisiei de experți, vom evidenția:
♦ revizuirea nomenclaturii de proiect a cazurilor instituției și a unităților sale structurale;
♦ organizarea selecției anuale a documentelor pentru depozitare și distrugere;
♦ examinarea actelor de alocare pentru distrugerea documentelor și a cazurilor, a căror perioadă de păstrare a expirat
Comisiile de experți sunt organisme colegiale, întâlnirile lor fiind înregistrate. Protocoalele sunt semnate de președinte și secretar al comisiei și aprobate de șeful organizației.
Facilitează în mod semnificativ examinarea valorii documentelor prin împărțirea grupului lor de sodiu:
♦ documentația de bază care reflectă cel mai bine activitățile instituțiilor, întreprinderilor, întreprinderile să pună în aplicare funcțiile de bază și sarcini (regulamente, ordine, planuri, rapoarte, prezentari, studii, procesele-verbale ale reuniunilor și întâlnirilor, corespondența cu autoritățile, cu organizațiile-mamă cu privire la activitățile). Aceste documente sunt supuse în principal depozitării permanente;
♦ documentația privind personalul (ordine, carduri personale ale angajaților și angajaților, cărți de evidență a personalului, conturi personale de calcul al salariilor pentru lucrători și angajați etc.). Această documentație are o perioadă lungă de valabilitate, acesta este adesea tratat dpyanavedeniya anchete cu privire la petiții cu privire la vechimea în muncă, salarii, etc. Pe, ea a păstrat o mulțime de timp (75 de ani).
Documentația duplicată (duplicat în mai multe exemplare și transmisă spre informare diverselor unități structurale) este supusă distrugerii. Numai originalul din unitatea structurală în care a fost redactat este lăsat pentru depozitare permanentă. Cu toate acestea, dacă există note valoroase despre documentul dublet care nu se află pe original sau dacă originalul se află în stare fizică precară, ar trebui lăsat, de asemenea, pentru păstrare.
Instituțiile de arhivare au elaborat liste de modele. Ele stabilesc o păstrare a documentelor, tipic majorității instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor și reflectă caracteristicile generale și problemele legate de activitățile lor (de management, monitorizare, planificare, contabilitate, raportare, finanțarea, organizarea muncii, furnizarea și comercializarea de produse, etc.).
Mai multe tipuri de liste standard pot fi utilizate în timpul examinării;
Lista documentelor standard formate în activitățile comitetelor, ministerelor, departamentelor și altor instituții, organizații și întreprinderi de stat cu indicarea termenelor de depozitare;
Lista documentelor care vor fi admise în arhivele de stat;
Lista documentelor științifice și tehnice care trebuie primite în arhivele de stat.
Desigur, listele de modele nu pot acoperi pe deplin toată documentația diverselor industrii. Prin urmare, pe baza listelor de modele, se elaborează liste de ministere și departamente care acoperă documentația instituțiilor din sistemul lor. Listele lingvistice oferă lista cea mai completă și mai sistematică a documentației formate în activitățile sistemului departamental. Prin urmare, dacă există o listă de agenții, acestea ar trebui să profite de examinare în primul rând și numai dacă nu sunt disponibile, întoarceți-vă la listele standard.
Împreună cu listele din timpul examinării, este posibilă utilizarea nomenclatoarelor de cazuri, deoarece ele indică termenii de stocare a fiecărui caz și fac trimiteri la articolele corespunzătoare ale listelor.
Dacă fișierul conține documente de stocare temporară, dar cu o valoare diferită și, prin urmare, cu perioade diferite de stocare, termenul de valabilitate al întregului caz este determinat de cea mai valoroasă documentație, adică mai mare. De exemplu, în cazul documentelor de depozitare anuale, de trei ani și de cinci ani - întregul caz este păstrat timp de cinci ani.
În procesul de examinare a valorii documentelor, se disting patru grupuri de cazuri:
# 9632; depozitarea permanentă, supusă transferului ulterior în arhiva statului;
# 9632; stocarea pe termen lung în arhiva instituției (peste 10 ani);
# 9632; depozitare temporară (până la 10 ani);
# 9632; A se distruge în legătură cu expirarea perioadei de depozitare.
Cazurile cu depozitare permanentă și pe termen lung sunt pregătite pentru a fi livrate în arhiva instituției.
În cazurile cu perioade de depozitare expirate, selectate pentru distrugere, constituie un act. Forma actului privind alocarea pentru distrugerea documentelor care nu fac obiectul stocării este tipărită.
Actul este considerat și aprobat la ședința organizației CEC (CE), aprobată de CPE a instituției relevante a serviciului de arhivă, apoi a șefului organizației, după care organizația are; dreptul de a distruge cazurile incluse în act.
În același timp, luarea în considerare și aprobarea actelor privind alocarea documentelor pentru distrugere se efectuează numai în același timp cu examinarea și aprobarea stocurilor de cazuri de depozitare permanentă pentru aceeași perioadă.
Conform actelor aprobate, cazurile cu perioade de depozitare expirate sunt predate birourilor de reciclare. Livrarea documentelor este documentată prin facturile de acceptare-livrare-1, care indică numărul de cazuri gestionate și greutatea lor. Procesul-verbal și actul de atribuire a cazurilor de distrugere sunt depuse în dosar și stocate în arhiva instituției.
În unități mai mici, nu preda documentele lor să declare stare de arest și să decidă problema de depozitare și eliminare a cazurilor cu acordul organizațiilor-mamă, actul privind alocarea de distrugere a documentelor care nu trebuie să fie stocate, pregătite, și distrugerea acestora se efectuează numai după pregătirea secțiunii anuale a inventarelor consolidate ale afacerilor pe personale compoziția pentru perioada relevantă și aprobarea acestora de către conducătorul acestei organizații. "Organizația este obligată să descrie în mod sistematic documentele privind personalul și documentele de depozitare temporară (peste 10 ani), să asigure siguranța și înregistrarea acestora. "