Capitolul 1 Introducere în Windows SharePoint Services
În acest capitol veți învăța:
• Ce este serviciul Windows SharePoint Services;
• modul în care serviciile SharePoint asigură colaborarea și interacțiunea utilizatorilor;
• ce permisiuni de utilizator sunt utilizate atunci când lucrați cu SharePoint;
• Diferitele versiuni ale serviciilor SharePoint diferă; Cum se integrează aplicațiile din Microsoft Office cu serviciile SharePoint;
• Care este relația dintre serviciile Windows SharePoint Services, Microsoft Office SharePoint Server și Microsoft Office SharePoint Designer.
În mediul de afaceri de astăzi, unde forța de muncă distribuită joacă un rol important, folosind computerele oriunde și în orice moment, interacțiunea membrilor grupurilor de lucru devine mai importantă. Mai important este eficiența muncii în echipă, dar de multe ori este dificil de realizat. Serviciile SharePoint ajută la această sarcină prin integrarea diverselor tehnologii de comunicare și comunicare și a unui mediu web care poate fi integrat cu diverse aplicații, cum ar fi Microsoft Office.
Atenție, vă rog. În exercițiile din această carte, ne referim la compania fictivă Wide World Importers, în care un mediu SharePoint este implementat și configurat pentru a permite utilizatorilor să interacționeze și să facă schimb de informații. Pentru conținutul acestui mediu întâlniți trei persoane: proprietarul firmei Wide World Importers Olga Kosterina (Olga Kosterina), asistentul său Todd Rowe (Todd Rowe) și principalul cumpărător Bill Malone (Bill Malone).
Atenție, vă rog. În acest capitol, nu se utilizează fișele de lecție.
Windows SharePoint Services
Windows SharePoint Services ajută grupurile de lucru să interacționeze prin furnizarea unei infrastructuri care oferă un acces facil la datele, documentele și utilizatorii potriviți. Utilizând serviciile SharePoint, puteți crea site-uri web pentru a partaja informații și pentru a oferi interacțiune cu alți utilizatori. Conținutul site-ului SharePoint poate fi accesat din browserele web, precum și din aplicații de aplicații, cum ar fi programele din suita Microsoft Office.
Interoperabilitate și partajare
Site-urile SharePoint oferă o oportunitate de a împărtăși idei, informații și documente, permite membrilor echipei să efectueze discuții, să lucreze împreună la proiecte, să facă bloguri, să desfășoare sondaje și să creeze baze de cunoștințe utilizând wiki-urile. Funcțiile de a lucra împreună pe documente vă permit să plasați și să primiți documente cu ușurință, să verificați numerele lor de versiuni, să restaurați versiunile anterioare și să furnizați securitate la nivel de document.
Un site wiki este un mediu web care permite utilizatorilor să adauge și să editeze rapid text și linkuri care apar pe o pagină web. Termenul wiki este derivat din cuvântul hawaiian wikiwiki, adică "rapid". Un site wiki poate fi folosit, de exemplu, pentru a crea o bază de cunoștințe, o resursă comunitară sau o enciclopedie online.
Un site SharePoint poate avea mai multe noduri slave care organizează o ierarhie de copaci pe serverele Web, care este similară cu o ierarhie de foldere în sistemul de fișiere. Pe site-urile SharePoint, la fel ca în folderele din sistemul de fișiere, puteți stoca fișiere. Cu toate acestea, site-urile SharePoint reprezintă un nou nivel de stocare a fișierelor, permițând comunităților să organizeze munca în echipă și să colaboreze pe documente, sarcini, contacte, evenimente, calendare, wiki și alte informații. Un astfel de mediu poate îmbunătăți semnificativ performanța grupurilor și a utilizatorilor individuali.
Instrumentele de lucru în echipă furnizate de Windows SharePoint Services vă permit să lucrați mai eficient pe fișiere și alte informații. Site-urile SharePoint sunt utilizate pentru a rezolva o varietate de sarcini. De exemplu, puteți crea un site care servește drept site principal pentru grup și altul pentru a facilita organizarea întâlnirilor, iar al treilea pentru a crea și a stoca cunoștințele grupului. Un site tipic SharePoint poate include diverse date și instrumente pentru vizualizarea și partajarea acestora, cum ar fi bibliotecile de documente partajate, contactele, calendarele, listele de sarcini, discuțiile etc.
Utilizatorii site-ului SharePoint au capacitatea de a găsi informații de contact și de a comunica cu utilizatorii și experții cheie, fie prin e-mail, fie prin intermediul mesageriei instant. Prin conținutul nodurilor, puteți căuta și organiza cu ușurință trimiterea de notificări către utilizatori cu privire la modificarea documentelor și datelor existente sau la adăugarea de noi. Puteți conecta procese personalizate de afaceri la documente. Conținutul și modul în care este prezentat pe site pot fi personalizate pentru a oferi utilizatorilor informații care să le corespundă mai bine nevoilor.
Acum veți efectua un exercițiu în care veți găsi un site disponibil SharePoint și veți cunoaște pagina de pornire.
Asigurați-vă că știți locația site-ului SharePoint disponibil. Dacă aveți îndoieli, contactați administratorul de servicii SharePoint.
Partea server_name reprezintă numele serverului SharePoint pe care îl veți folosi pentru a efectua exercițiile oferite în carte. O parte din cale poate fi goală și poate include unul sau mai multe niveluri în ierarhia nodurilor de pe serverul SharePoint.
2. Dacă vi se solicită, introduceți numele de utilizator și parola.
3. Faceți clic pe OK. Se deschide pagina de pornire a site-ului. Este posibil ca acesta să nu semene cu nodul de grup tipic prezentat în figura următoare, dar numai detaliile vor diferi și site-ul dvs. va conține, de asemenea, diverse linkuri și instrumente furnizate de Windows SharePoint Services.
4. Faceți clic pe butonul rotund cu semnul întrebării din colțul din dreapta sus al paginii pentru a porni sistemul de ajutor. Pagina Ajutor și Cum se deschide într-o fereastră separată.
Citiți conținutul sistemului de ajutor și închideți fereastra.
Pentru mai multe informații despre navigarea prin site-urile SharePoint, consultați Capitolul 2.
Permisiuni Windows SharePoint Services
Controlați accesul la site-urile gazdă Windows SharePoint Services printr-un sistem în care nivelurile de permisiune sunt bazate pe roluri. Nivelurile de permisiune determină ce permisiuni are un utilizator pentru a accesa un site SharePoint. Aceste permisiuni determină ce acțiuni poate efectua un utilizator pe nod; de fapt, fiecare nivel de permisiune este un set de permisiuni. Serviciile Windows SharePoint Services au cinci niveluri standard de permisiune:
• Citiți (Accesul la citire pentru accesul pe site-ul citit;
• Contribute - în plus față de permisiunile setului de citire, puteți crea și modifica elemente din listele existente și din bibliotecile de documente;
• Design - în plus față de permisiunile de la Contribute, puteți crea biblioteci de liste și documente, să aprobați elementele și să modificați paginile site-ului;
• Control complet - oferă un set complet de permisiuni;
• Limited - permite accesul la o resursă partajată de pe un site, cum ar fi o listă separată, o bibliotecă de documente, un dosar, un element de listă sau un document, fără a oferi acces la întregul site.
Atenție, vă rog. Pentru a efectua majoritatea exercițiilor din această carte, aveți nevoie de nivelul de permisiune Read or Contribute. În cazul în care este necesar un nivel mai ridicat de permisiuni, cum ar fi Design sau Control complet, vă vom instrui să verificați dacă aveți un nivel suficient de permisiune. Dacă nu sunteți sigur care sunt permisiunile configurate pe site-ul dvs. SharePoint, consultați administratorul serverului SharePoint pentru aceasta.
Pentru mai multe informații despre nivelurile permisiunilor, consultați Capitolul 3. Pentru o listă completă a permisiunilor și nivelurile de permisiune asociate, consultați Anexa.
Versiunile Windows SharePoint Services
Versiunea curentă a serviciilor Windows SharePoint Services este 3.0. Vom descrie această versiune, dacă nu se specifică altfel. Versiunile anterioare includ următoarele:
• Microsoft Windows SharePoint Services 2.0;
• Microsoft SharePoint Team Services.
Serviciile SharePoint 3.0 oferă multe funcții noi, îmbunătățite și actualizate. Dintre noile caracteristici pot fi răzbunate următoarele:
• Noi instrumente de tranziție care facilitează navigarea pe site-ul web și o face intuitivă;
• un sistem de bloguri care vă permite să păstrați jurnalele online;
• noduri Wiki care permit membrilor echipei să înregistreze și să împărtășească cunoștințe;
• Sincronizarea datelor cu RSS;
• Coș de reciclare, care vă permite să restaurați documente șterse accidental;
• Controalele de acces la dosar și la nivel de element care permit definirea detaliată a permisiunilor;
• o interfață care depinde de drepturile acordate, în care utilizatorii văd numai acele elemente și linkuri la care au acces;
• Acces mobil la site-urile SharePoint.
Atenție, vă rog. Pentru o listă detaliată a caracteristicilor noi și îmbunătățite ale SharePoint 3.0 și a comparației acestora cu versiunile anterioare, consultați fișierul WSSVersionComparison. doc de pe CD-ROM-ul care însoțește cartea.
Integrarea Windows SharePoint și Microsoft Office
Multe dintre meniurile și caracteristicile programelor Microsoft Office sunt strâns integrate cu funcționalitatea Windows SharePoint Services. Funcționalitatea serviciilor SharePoint poate fi utilizată nu numai printr-un browser Web, ci și în aplicațiile Microsoft Office. De exemplu, puteți crea un site SharePoint și puteți salva fișiere în el fără a lăsa aplicația Microsoft Office.
Pentru mai multe informații despre lucrul cu spațiile de lucru pentru documente, consultați Capitolul 7.
Consiliul. Puteți efectua aceste activități pe un site SharePoint utilizând un browser.
Produse și tehnologii Microsoft SharePoint
Lucrul în echipă. Componentele care lucrează împreună se bazează pe funcționalitatea serviciilor Windows SharePoint Services. Ele facilitează interacțiunea membrilor echipei și sporesc productivitatea, facilitând accesul la persoane, documente și informații.
Căutați la nivel de întreprindere. Componentele de căutare oferă o secvență de proceduri de căutare și relevanța rezultatelor căutării, include mijloace pentru căutarea persoanelor și a cunoștințelor profesionale, permite indexarea și găsirea de date în aplicații specializate și oferă, de asemenea, posibilitatea de extindere.
Procesele și formele de afaceri. Această componentă oferă o platformă pentru crearea rapidă și distribuirea de formulare electronice în format XML, asigură gestionarea centralizată și întreținerea formularelor și ajută la extinderea proceselor de afaceri către clienți, parteneri și furnizori.
• Windows SharePoint Services oferă un set puternic de instrumente pentru schimbul de informații și colaborarea pe documente.
• Site-urile Web SharePoint vă permit să împărtășiți idei, informații și cunoștințe, să furnizați interacțiuni și colaborări pe documente.
• Conținutul site-ului SharePoint poate fi accesat printr-un browser Web și aplicații de aplicații, cum ar fi aplicațiile din suita Microsoft Office.
• Accesul la site-urile SharePoint este controlat printr-un sistem de atribuire a nivelurilor de permisiune bazate pe roluri. Cinci niveluri standard de permisiuni: Citește, Contribuie, Design, Control complet și Limitat.