Executarea și certificarea
Instrumentele moderne pentru pregătirea și reproducerea documentelor vă permit să obțineți suficient de ușor și rapid pentru a reproduce numărul necesar de copii ale documentului. Cu toate acestea, în situații diferite, sunt necesare cerințe diferite pentru executarea unei copii, forța juridică. În acest sens, problema corectitudinii înregistrării și certificării copiilor are o mare importanță practică.
Termenul "copie" provine din limba latină "copia" - o mulțime și este asociat cu reproducerea de documente, repetarea unui document de orice fel.
O copie a unui document este un document care reproduce informațiile despre documentul original și toate caracteristicile sale externe sau o parte dintre acestea1.
O copie preluată dintr-un document trebuie să reproducă toate detaliile sale (cu excepția vizei). Ar trebui să fie întocmit pe un antet sau pe o foaie standard de hârtie, cu reproducerea textului integral al originalului. Data, indicele de înregistrare, locul de compilare (publicare) indicat în copie trebuie să corespundă originalului, indiferent unde, când și de cine a fost pregătită copia.
Particularitatea exemplarului este că nu conține semnătura personală a persoanei care a semnat originalul (titlul funcției sale și semnătura semnăturii sunt reproduse în întregime). Prin urmare, o copie a documentului este, în majoritatea cazurilor, supusă certificării.
Conformitatea cu copii ale documentului original, întocmit cu ajutorul recuzita „Marca a copiilor certificate“ de mai jos, recuzita „Signature“ și constă din următoarele elemente: cuvântul „adevărat“, care este scris cu o majusculă, titlul de locuri de muncă și semnătura personală a persoanei care a certificat copia, decripta semnătura și data . De exemplu:
Cuvântul "copie" ("copia este adevărat") nu ar trebui să fie indicat în marca de verificare, deoarece chiar cuvântul "Adevărat" conține o sarcină semantică, indicând copia documentului. Prezența unei note asupra certificării copiei face, de asemenea, inutil să se indice cuvintele "Copiați" sau "Declarația" pe prima foaie a copiei (în colțul din dreapta sus).
Atunci când trimiteți o copie a documentului către alte organizații sau o predați unei persoane private, semnătura este certificată de ștampila (în organizații non-statale - prin sigiliul organizației). Imprimatul este ștampilat astfel încât să surprindă o parte din titlul persoanei care a semnat documentul și semnătura sa personală.
Una dintre cele mai comune tipuri de copii - dintre care un exemplar va primi automat atunci când scrieți un document pe o mașină de scris (2, 3, etc copii dactilografiate), sau atunci când imprimați de la imprimantă. Copiile documentului astfel obținut se numesc înmulțite. Prima copie (de obicei, imprimat pe formular) după identificare (semnătură, de înregistrare, dacă este necesar - și aprobarea ștanțare) devine un scenariu, iar celelalte exemplare ale fotografiei originale - copii. Aceste copii pot fi certificate, fie prin utilizarea de elemente de recuzită „marca a copiilor conforme“, sau un sigiliu simplu, care este redat numele evidenței serviciului ( „front comun“, „Office“ și altele.). Acest sigiliu este aplicată pe copia documentului în locul rezervat pentru semnătură personală.
Dezvoltarea documentației a condus la o diferențiere largă a conceptului de "copie", în legătură cu care designul diferitelor tipuri de copii are caracteristici proprii.
În primul rând, copii pot fi împărțite în extrase și sărbători.
Extrasul este o copie a unei părți a documentului, de exemplu un extras din ordin, un extras din protocol (anexele 1, 2, 3) etc. Practica de pregătire a extraselor din ordinul personalului pentru includerea în afacerile personale ale angajaților este larg răspândită.
Declarațiile sunt făcute în forma generală, care vă permite să economisi timp pe detaliile de redare documentul necompletat. În extrase din procesele-verbale, ordinele, instrucțiunile și alte documente administrative care urmează să fie întocmite la forma generală, cuvântul „declarație“ este inclusă în numele tipului de document, cum ar fi „EXTRAS DIN Minut“, „Extras din Ordinul.“
Extractul diferă de alte tipuri de copii prin aceea că nu reproduce întregul text al documentului, ci o parte din acesta. De exemplu, dacă textul originalului ordinului este format din patru paragrafe, atunci unul sau două sau trei paragrafe pot fi incluse în textul instrucțiunii. Numerotarea acestor elemente va fi aceeași ca în original. În acest caz, partea menționată în extras este, de regulă, reprodusă în întregime (anexele 1, 2).
Se emite o declarație în conformitate cu normele generale de certificare a copiilor.
În marcajul de asigurare ștampilat în concediu, nu este indicată data certificării și poziția persoanei care a verificat copia. De exemplu:
dreapta
Semnarea lui VI Petrenya
O nouă tehnică pentru copierea documentelor a dus la apariția copiilor obținute automat cu originalul și complet identice cu acesta.
Copiile automate (facsimil) sunt definite ca scripturi de fax în cazul în care atunci când reproduceți un document, întregul document este reprodus mecanic, inclusiv imaginea semnătură (facsimil). Acestea includ documentele primite cu ajutorul unui copiator și al unui fax.
Pe lângă copiile preluate direct din original sau primite automat, pot exista mai multe copii. "Copiați de pe o copie", "Copiați o copie dintr-o copie" etc.
Copiile sunt, de asemenea, diferite, în funcție de modul în care sunt certificate.
Copii notariale - corespondența cu originalul este confirmată de un funcționar oficial - un notar.
O copie legalizată oficial - conformitatea cu originalul este confirmată de alți oficiali și însoțită de formalități (se pune sigiliul și semnătura oficialului).
Copii simple certificate - certificate fără a respecta formalitățile necesare (fără tipărire), inclusiv cele certificate de persoane private.
Copii neterminate - fără confirmarea într-o formă sau alta despre conformitatea cu originalul.
Astfel, în funcție de cerințe, copia dobândește validitatea legală cu asigurarea corespunzătoare (într-un caz, o asigurare formală este suficientă pentru a da o copie a forței juridice, în altul - notarial etc.).
Un tip special de copii este un duplicat. Aceasta este o copie care are forța juridică a originalului. Duplicatul nu este descris ca oa doua copie a originalului, tk. Aceasta este o repetare a documentului, i. are cele mai caracteristice caracteristici ale copiei. Pentru a considera un duplicat drept original înmulțit este incorect, deoarece duplicatul are uneori abateri de la original (de exemplu, un duplicat al pașaportului poate fi emis de un alt departament de poliție și semnat de o altă persoană).
O copie a unui document electronic (ED) sunt create de identitate în modul stabilit formează reprezentarea externă a ED pe suport de hârtie. ED forma de reprezentare externă este reproducerea pe un ecran de afișare, pe hârtie sau alt separabile de material suport mașină obiect accesibil pentru observarea vizuală și o formă ușor de înțeles pentru percepția umană. O copie a unui document electronic, pe suport de hârtie ar trebui să conțină o trimitere adecvată la faptul că acestea sunt copii ale ED relevante.
Certificatul de reprezentare externă a ED pe hârtie poate fi realizat de: un notar sau altă persoană autorizată să efectueze acte notariale; antreprenor individual sau persoană juridică care deține o licență pentru desfășurarea unor astfel de activități.
În afară de tipurile de copii discutate mai sus, există și copii diplomatice și copii de arhivă.
Numele primului dintre aceste tipuri de copii provine de la cuvântul "diplomat", care denotă o disciplină istorică specială care studiază fapte vechi. Astfel de copii reproduc documentul cu toate caracteristicile (ortografie veche, erori, punctuație, etc.).
O copie de arhivă este un document care reproduce literal, prin scris sau prin scris, textul unui document de arhivă referitor la o anumită problemă, fapt sau persoană și certificat oficial de arhivă.
Exemplu de extras din ordin pentru activități principale
(privind îndeplinirea atestării)
Stema națională a armelor
Republica Belarus
Kam'tat na arkhvah ³ dreapta
Say Sa Savec Mnnjstra ¢ Republica Belarus
Belarusk³
navukovada ultimii cenți
dakumentazna ¢ DECURG arh³ ³ ¢ NAI face
EXTRACT DE LA ORDINARE
Despre îndeplinirea atestării
manageri și specialiști
Pentru a îmbunătăți selecția, plasarea și formarea personalului, pentru a-și îmbunătăți abilitățile de afaceri, calitatea și eficiența muncii, pentru a asigura o legătură mai strânsă între stimulentele materiale și morale cu rezultatele muncii
ORDIN:
6. Șeful departamentului de resurse umane, E.I.Chuchko, va asigura pregătirea metodică a atestării, instruind conducătorii diviziunilor structurale asupra abordărilor de evaluare și elaborării caracteristicilor de performanță ale lucrătorilor.
Director al Semnaturii Centrului V. N. Kornev
Exemplu de extras din ordinul personalului
Stema națională a armelor
Republica Belarus
Kam'tat na arkhvah ³ dreapta
Say Sa Savec Mnnjstra ¢ Republica Belarus
Belarusk³
navukovada ultimii cenți
dakumentazna ¢ DECURG arh³ ³ ¢ NAI face
EXTRACT DE LA ORDINARE
Pe de personal
Exemplu de extras din protocol
Stema națională a armelor
Republica Belarus
Kam'tat na arkhvah ³ dreapta
Say Sa Savec Mnnjstra ¢ Republica Belarus
Belarusk³
navukovada ultimii cenți
dakumentazna ¢ DECURG arh³ ³ ¢ NAI face
EXTRACTUL DIN PROTOCOL
ședinței Consiliului Academic
Președinte - VNKornev
Secretar - V.Matskevich
Au fost prezenți 22 de persoane. (lista este atașată)
Ordinea de zi:
2. Cu privire la conformitatea unui sistem automatizat de monitorizare a stării de gestionare a evidențelor și înregistrărilor documentelor din arhivele departamentale ale documentației de lucru și o sarcină tehnică.
Mesajul cercetatorului-sef al Departamentului de Tehnologia Informatiei, SM Livshits.
2. HEAR:
Livste SM - Textul mesajului este atașat.
ADOPTATE:
Kornev V.N. - Proiectul propus este de o mare importanță pentru nevoile industriei de arhivă și a Republicii Belarus în ansamblu. Realizarea proiectului va permite luarea la un nivel calitativ a contabilității documentelor Fondului Național de Arhivă și va economisi timp și resurse considerabile.
RESOLVED:
2.1. Sistemul propus corespunde documentației de lucru și sarcinii tehnice.
2.2. Recomandă "ACS - Documente contabile" pentru punerea în funcțiune și utilizarea în arhivele publice ale Republicii Belarus.
Președintele Semnătura VNKornev
Secretarul Semnătura V.S.Matskevich
șeful departamentului organizațional și juridic,
și relațiile internaționale