Pot folosi o numerotare continuă a tuturor ordinelor de a părăsi compania, cum ar fi un ordin de a lua concediu anual №1 / O și un ordin să plece în timpul sarcinii și al nașterii №2 comanda / O pentru concediul de îngrijire a copilului №3 / O. Comenzi de făcut în concediu anual №13 / O pe 26/8/13 și №14 / O din 02.09.13, și apoi angajatul (care lucrează la distanță) a adus bolnavi pe 08/19/13 și a solicitat concediu de maternitate de la acea dată. Ce să faci cu numerotarea? Cum să procedați în mod corespunzător și ce documente?
Ordinele de numerotare a comenzilor nu sunt stabilite legal. Angajatorul alege în mod independent metoda de numerotare, pe baza confortului de utilizare.
Se înregistrează data primirii concediului medical de la salariat (într-un act separat, cotidianul corespondenței primite sau în registrul de dosare temporară pentru persoanele cu handicap).
În această situație, este posibil să se negocieze cu lucrătorul despre amânarea concediului pentru o altă dată datorită faptului că avea dreptul la concediu de maternitate. Pentru a face acest lucru, salariatul trebuie să solicite transferul de concediu, iar angajatorul - să emită o comandă (într-o formă arbitrară) și să facă modificări în calendarul concediilor. Numerotarea este continuată: dacă ultima comandă de concediu a fost ordinul nr. 14 / Ooth 02.09.13, atunci va exista o ordonanță pentru transferul concediului nr. 15 / O și o comandă pentru concediul de maternitate nr. 16 / O. În cazul în care salariatul a beneficiat deja de un concediu plătit, această sumă poate fi compensată cu indemnizația de maternitate.
Va fi util să aflați despre aplicația Lăsați în materialul de pe link.
Detalii în materialele sistemului:
Cum se înregistrează documentele primite de serviciul HR?
Reguli pentru înregistrarea și indexarea documentelor descrise în detaliu la punctul 3.2.1 GDLN, aprobat prin Ordinul Glavarhiva URSS din 25 mai 1988 № 33.
Necesitatea înregistrării
Înregistrarea documentelor este necesară pentru:
asigură înregistrarea documentelor și controlează executarea lor;
să faciliteze căutarea de documente, să creeze sisteme de căutare organizațională;
asigură siguranța documentelor.
În plus, multe tipuri de documente create în organizație, dobândesc forță juridică numai după înregistrare. De exemplu, ordinul șefului organizației începe să funcționeze din momentul înregistrării. Iar scrisoarea primește un caracter oficial numai după ce i se atribuie un număr de înregistrare de ieșire.
Documente pentru înregistrare
Documentele sunt înregistrate indiferent de modul în care sunt livrate, transferate și create. Adică trebuie să înregistrați nu numai documentele tradiționale pe suport de hârtie, ci și cele primite prin fax, e-mail și alte canale de comunicare.
Numerele de înregistrare (indici) ar trebui să fie înscrise pe următoarele documente:
la intrare (cu excepția aplicațiilor pentru aceștia);
(cu excepția aplicațiilor pentru aceștia) și a copiilor acestora, care rămân în afacerile organizației;
pe interne și aplicații pentru ei.
Răspunsurile la litere arată de obicei indicele de înregistrare al documentului primit.
În același timp, este necesar să nu se înregistreze toate documentele, ci doar cele care necesită contabilitate, execuție și utilizare în scopuri de referință (administrare, planificare, raportare, contabilitate, financiară etc.). De regulă, nu vă înregistrați:
felicitări și telegrame;
documentele trimise spre informare (rapoarte privind întâlnirile, reuniunile, programul evenimentelor etc.);
documente care nu necesită executare și răspuns;
corespondență redusă asupra aspectelor economice, administrative, de personal;
literele marcate "personal".
Lista documentelor înregistrate și neînregistrate poate fi stabilită în documentele interne ale organizației, de exemplu în instrucțiunile de gestionare a evidenței personalului.
La înregistrarea documentelor, acestea sunt indexate. Adică, pentru fiecare document trebuie să i se atribuie un anumit număr și un simbol (index). Sunt necesare indicii pentru căutarea, contabilizarea și sistematizarea documentelor. În cursul anului, indicele de înregistrare nu se repetă.
Indicele de înregistrare este format din:
numărul ordonat al documentului dintr-o anumită matrice (de exemplu, ordinele pentru activități și personal de bază, contracte, instrucțiuni etc.) sunt numerotate separat;
simbolul unității structurale (unitatea structurală poate avea atât alfabetic - "k", "ok", "o / k" și indexul digital).
De exemplu, un ordin de angajare a unui membru al personalului poate fi de 134 k, unde 134 este numărul de serie al documentului, iar "k" este desemnarea unității structurale.
În plus, indicele de înregistrare include adesea numărul cazului din nomenclatură. Ca răspuns la o scrisoare de la detaliile de index sunt aranjate în ordine inversă, de exemplu, în camera 08-11 / 144 este primul indice digital al unității structurale - 08, urmat de un număr de caz cratimă pe intervalul - 11, care este separat printr-un număr de ordine slash documentului - 144.
Prin ce principii sunt alocați indicii alfabeți la comenzile de la personal
În organizațiile mici, în general, ele nu încalcă ordinele de personal în tabele separate, dar utilizează un index alfabetic pentru toate ordinele - "to", "ok" sau "hp".
În organizațiile mari, cu un personal mare pentru diferite comenzi de personal, se folosesc diferite litere. De exemplu, "n" înseamnă angajare, "de la" - plecare, "k" - călătorie de afaceri. Apoi, numerotarea digitală din cadrul fiecărei serii de ordine va avea propriile sale.
Puteți înregistra documente:
în reviste speciale de înregistrare;
pe carduri (datele despre document sunt înregistrate pe o cartelă specială, care este apoi plasată în fișierul de card).
Ce fel de cărți și jurnale de înregistrare trebuie să le păstrați
În plus, în serviciul de personal sunt reviste: