O scrisoare de garanție este un document care stabilește obligațiile expeditorului față de destinatar. Cel mai adesea este folosit pentru a confirma plata, pentru a furniza informații terților, pentru a garanta plata amânată sau pentru a confirma conformitatea calității mărfurilor cu condițiile contractului de vânzare.
Scrisoarea de garanție nu înlocuiește încheierea unui contract între părți, iar statutul său juridic este mult mai mic. Legea nu reglementează regulile de emitere a unei scrisori de garanție, dar acestea au fost formate în sfera de afaceri.
Cum se scrie o scrisoare de garanție
Pentru a scrie o scrisoare de garanție, este mai bine să utilizați antetul companiei.
Titlul trebuie să fie obiectiv ("Cu privire la performanța muncii", "La angajare" etc.). În text nu este necesară utilizarea expresiei "scrisoare de garanție" sau "garanție", ea poate fi înlocuită cu un sinonim (certificat, certificare, garanție etc.). De asemenea, este necesar să se indice ce sancțiuni sunt prevăzute pentru neîndeplinirea obligațiilor.
Regulile de bază ale întocmirii unei scrisori de garanție:
- Stilul de afaceri. Scrisoarea de garanție este un document oficial și, prin urmare, ar trebui să fie scris în stilul oficial fără a folosi jargone și cuvinte colocviale.
- Concizie. Este necesar să se folosească un limbaj clar și să se evite frazele neclare și propozițiile lungi - doar o declarație concisă a esenței.
- Volumul literei. Scrisoarea trebuie scrisă pe o foaie.
- Detalii. Nu "poate" și "poate". Numai acțiuni specifice, sume clare și termeni exacți.
- Explicarea semnăturii. Acest nume, contacte, poziție, etc.
Nu uitați că reputația expeditorului și istoria relației sale cu destinatarul afectează de asemenea succesul scrisorii de garanție.
Scrisoare de garanție privind plata
O astfel de scrisoare garantează plata în timp util sau rambursarea cheltuielilor, care trebuie raportate în partea principală.
- Posibilitatea de creditare.
- Răspunderea pentru încălcarea termenelor de plată și așa mai departe.
Suma plății trebuie să fie exactă și indicată atât în cifre, cât și în cuvinte.
În plus față de cap, un contabil-șef (sau CFO) trebuie să-și pună semnătura sub o astfel de scrisoare. În toate celelalte privințe, pregătirea sa urmează regulile generale de scriere a scrisorilor de garanție.
Scrisoare de garanție pentru executarea lucrărilor
Acest tip de scrisoare de garanție garantează că suma de muncă specificată în contract va fi îndeplinită până la o anumită dată. Pot exista mai mulți termeni, dacă este prevăzută o activitate pas cu pas.
O astfel de scrisoare de garanție poate fi întocmită chiar înainte de încheierea contractului, atunci cantitatea de muncă necesară pentru a fi executată trebuie să fie prescrisă în partea principală a scrisorii. Dar, cel mai adesea, este scris, în cazul în care termenele de punere în aplicare a contractului principal sunt rupte.
În plus, calitatea serviciilor furnizate (de exemplu, conformitatea cu GOST) poate fi, de asemenea, garantată.
Cea mai importantă regulă pentru redactarea scrisorilor de orice fel este aceea că toate obligațiile trebuie îndeplinite la timp și în totalitate. Acest lucru trebuie, cu siguranță, să fie amintit. Dacă există o posibilitate de a nu respecta data aleasă, ar trebui să o înlocuiți cu o altă dată sau să scurtați lista garanțiilor.