Tipuri de documente contabile
Hârtia, cu care lucrările contabile, poate fi împărțită în două grupe:
- documente de contabilitate și raportare fiscală;
- documente de contabilitate și de raportare.
Documentele de contabilitate fiscală și raportare includ forme de raportare fiscală și registre fiscale. Acestea includ și documentele care servesc drept bază pentru plățile TVA (facturi, cărți de cumpărare și vânzări). Documentele contabile (contabilitatea) sunt împărțite în trei grupe principale:
- forme de contabilitate;
- registre de contabilitate (registru general, jurnale de ordine etc.);
- Documente primare care înregistrează operațiunile economice.
În plus față de documentele contabile aferente și alte valori mobiliare care nu sunt incluse în grupurile de mai sus (o putere de avocat pentru a obține bani sau de valoare, anchete contabile, corespondența conturilor de creanțe și datorii, conturile personale ale angajaților, și așa mai departe. N.)
Timpii de depozitare trebuie respectați
Să luăm în considerare, în ce termen este necesar să stocăm aceste documente sau alte documente contabile (fiscale).
Cerințe legislative
Legislația fiscală (cop. 8 alin. 1, art. 23 din Codul fiscal) necesită o perioadă de patru ani, pentru a asigura siguranța înregistrărilor contabile și fiscale și alte documente necesare pentru calcularea și plata impozitelor (inclusiv titluri de valoare, care confirmă primirea veniturilor, costurile de implementare , precum și plata și reținerea impozitelor).
Cu toate acestea, nu toți termenii stabiliți în acesta îndeplinesc cerințele legii. De exemplu, perioada prevăzută pentru stocarea rapoartelor contabile lunare este de cel puțin un an (articolul 135 din listă).
- nu mai puțin de cinci ani, dacă lista stabilește o perioadă mai scurtă de depozitare;
- în termenele stabilite de listă, dacă prevede o perioadă de depozitare mai mare de cinci ani.
Răspunderea pentru încălcarea procedurii și condițiile de păstrare a documentelor
Contabilitate și raportare fiscală
În conformitate cu articolul 170 din listă, raportarea anuală a impozitelor ar trebui menținută în mod constant. Rapoartele fiscale trimestriale sunt păstrate timp de cinci ani, și în absența rapoartelor anuale (de exemplu, cu privire la taxa pe valoarea adăugată) - tot timpul. Perioada de depozitare a declarațiilor fiscale lunare (calcule) este de cinci ani. Rapoartele anuale și anuale consolidate privind punerea în aplicare a estimărilor costurilor sunt, de asemenea, menținute permanent (articolul 140 din listă). Trimestrial - timp de cinci ani, și în absența anuală - în mod constant.
Documentele de stocare permanentă includ situațiile contabile anuale și anuale consolidate (articolul 135 din listă). Rapoartele trimestriale și lunare trebuie să fie păstrate timp de cinci ani, iar în absența rapoartelor anuale (trimestriale) - în mod constant.
Notă: Instituțiile care nu sunt surse de achiziție a arhivelor de stat și municipale, pot stoca documente permanent de cel puțin 10 ani (§ 2.4.2 din Ghidul privind lista de aplicații.). Excepția la această procedură este, în special, situațiile financiare anuale consolidate. Trebuie depozitat până când organizația este lichidată.
"Первичка", registre și alte documente
Termenul de valabilitate este de cinci ani, în special pentru:
- registre contabile contabile (registru general, jurnale de ordine, declarații negociabile etc.);
- "primar", care servește drept bază pentru tranzacțiile contabile (facturi, acte, numerar și documente bancare etc.).
Rețineți, de asemenea, este stabilită o perioadă de valabilitate de cinci ani pentru facturi. Baza este punctul 150 din listă. Conturile de personal ale angajaților ar trebui să fie păstrate timp de 75 de ani (articolul 153 din listă). Perioada de depozitare a conturilor salariale pentru eliberarea salariilor este de cinci ani (punctul 155 din listă). Cu toate acestea, în absența conturilor personale, astfel de declarații ar trebui păstrate timp de 75 de ani.
Din ce moment se calculează perioada de depozitare
Cu toate acestea, pentru o serie de documente, perioada de depozitare începe să fie calculată într-o ordine diferită de cea generală.
O procedură specială pentru calcularea calendarului este prevăzută în lista în sine. În special, începe să curgă perioada de depozitare de cinci ani:
- pentru contracte (pentru furnizarea de servicii de audit, credit, asigurări economice, de proprietate) - de la data expirării;
- pentru contractul de răspundere - de la momentul concedierii persoanei responsabile;
- pentru certificatele de înregistrare la inspectoratul fiscal - din momentul în care organizația este scoasă din contul fiscal.
Cum să depozitați hârtie
Ce documente sunt transferate în arhivă?
Procedura de distrugere a valorilor mobiliare
Distrugerea documentelor cu perioada de depozitare expirată este precedată de expertiza lor, pe care se evidențiază documentele de depozitare permanentă, temporară și supuse distrugerii. Măsurile specificate în instituție sunt efectuate de comisia de experți desemnată prin ordinul șefului. Puteți distruge documentele în două moduri.
Folosirea serviciilor unei organizații specializate. În această situație, transferul de documente pentru distrugere este formalizat printr-un certificat de acceptare sau prin scrisoarea de trăsură care indică data transferului, numărul de cazuri care trebuie predate și ponderea acestora. Transferul valorilor mobiliare destinate reciclării ar trebui să aibă loc sub supravegherea angajatului responsabil cu securizarea documentelor.
Distrugeți documentele. De exemplu, prin arderea sau utilizarea unui tocător de hârtie. În acest caz, distrugerea documentelor învechite ar trebui stabilită de o comisie de experți, elaborând un act adecvat. În legătură cu lipsa unei forme unificate a acestui act, acesta este întocmit într-o formă arbitrară.