Documentele organizațiilor pot fi împărțite condiționat în două grupe: documente fiscale (documentele necesare pentru calcularea impozitelor și contribuțiilor de asigurare) și documente contabile (inclusiv personal).
Datele de depozitare a documentelor necesare pentru calcularea impozitelor și a primelor de asigurare
În conformitate cu alin. 8 p. 1 al art. 23 din Codul fiscal, contribuabilii sunt obligați timp de patru ani, pentru a asigura siguranța înregistrărilor contabile și fiscale și alte documente necesare pentru calcularea și plata taxelor, inclusiv a documentelor care confirmă primirea veniturilor, costurile de implementare (pentru persoanele juridice și întreprinzătorilor individuali), precum și plata ( retinerea) impozitelor.
O cerință similară a fost stabilită. 5 p. 3 din art. 24 din Codul Fiscal al Federației Ruse pentru agenții fiscali care sunt obligați, în termen de patru ani, să asigure siguranța documentelor necesare pentru calcularea, reținerea și transferul impozitelor. Trebuie remarcat faptul că, în plus față de plata TVA și a impozitului pe venit pentru persoanele juridice străine, agenții fiscali, în special, sunt angajatorii care calculează și plătesc impozitul pe venitul personal.
Dacă pierderile sunt transferate în viitor în scopuri de impozit pe profit în conformitate cu articolul 4, art. 283 din Codul Fiscal, contribuabilii sunt obligați să păstreze documentele care dovedesc valoarea pierderii suferite pe parcursul întregii perioade atunci când reduce baza de impozitare a perioadei fiscale curente cu valoarea pierderilor primite anterior.
Condiții de depozitare a documentelor contabile
- Înregistrările primare,
- registrele de contabilitate,
- contabile (financiare)
sunt supuse depozitării de către o entitate economică în termenele stabilite în conformitate cu normele de organizare a activității de arhivă de stat, dar nu mai puțin de cinci ani după anul de raportare.
- Politicile privind politicile contabile,
- standardele unei entități economice,
- alte documente referitoare la organizarea și gestionarea contabilității, inclusiv mijloacele de asigurare a reproducerii documentelor electronice (adică a bazelor de date electronice), precum și verificarea autenticității semnăturii electronice
sunt supuse depozitării de către o entitate economică timp de cel puțin cinci ani după anul în care au fost utilizate pentru întocmirea ultimei declarații contabile (financiare).
- Contabilitate (situații financiare) (bilanțuri, rapoarte privind rezultatele financiare, rapoarte privind utilizarea intenționată a fondurilor, anexe la acestea etc.):
a) Consolidat anual (consolidat) - este menținut permanent (în continuare - post (în organizații care nu sunt surse de achiziție a statului, arhive municipale - nu mai puțin de 10 ani)).
b) anual - post.
c) trimestrial - 5 ani, în lipsa postului anual - post.
- Raportarea contabilă (financiară) în conformitate cu IFRS sau alte standarde - post.
- Acte de transfer, separare, lichidare; explicații explicative acestora - post.
- Documente de politici contabile (planul de lucru al conturilor, formularele documentelor contabile primare etc.) - 5 ani.
- Registrele de contabilitate, documentele contabile primare și anexele la acesta, a înregistrat faptul unei tranzacții de afaceri și care au stat la baza înregistrărilor contabile (documente de numerar și cărți, documente bancare, carnete de cecuri mătcile bancare, mandat, carduri de raport, avize bancare și cerințele de transfer, certificate de admitere , livrare, scrie-off de proprietate și materiale, chitanțe, facturi și rapoarte de cheltuieli, corespondență etc.) - 5 ani sub rezerva verificării (audit).
- Facturi - 4 ani.
- Certificatele de înregistrare la autoritățile fiscale - post.
- Documente (calcule, rezumate, referințe, tabele, informații, corespondență) cu privire la sumele impozitelor acumulate și enumerate la bugetele de toate nivelurile, fondurile extrabugetare, arieratele. Declarații fiscale (calcule) ale persoanelor juridice pentru toate tipurile de impozite - 5 ani.
- Registrul de informații cu privire la veniturile persoanelor fizice, declarații privind eliberarea dividendelor - 75 de ani.
- Cărți de evidență a veniturilor și cheltuielilor organizațiilor și antreprenorilor individuali care utilizează un sistem simplificat de impozitare - post.
Ordinea de depozitare a documentelor contabile și fiscale
În conformitate cu paragraful 3 al art. 29 din Legea N 402-FZ, o entitate economică trebuie să asigure condiții de depozitare sigure pentru documentele contabile și protecția lor împotriva schimbărilor. Conform paragrafului 2 al art. 13 din Legea nr. 125-FZ, organizațiile și cetățenii au dreptul de a crea arhive pentru a stoca documentele de arhivă formate în cursul activității lor.
Pentru a organiza arhiva ar trebui să fie alocate o cameră separată, echipate cu rafturi speciale (rafturi) sau dulapuri orb. Dacă în sala de arhivă există ferestre, ar trebui să fie orbite sau să se creeze blind-urile, altfel nu va fi posibil să se protejeze documentele de expunerea la lumină și, prin urmare, nu se poate exclude decolorarea lor. Ferestrele primului sau subsolului ar trebui să fie echipate cu grile metalice, în plus, este mai bine să instalați o ușă metalică în arhivă. Astfel de măsuri vor împiedica intrarea neautorizată în arhivă.
Trebuie remarcat faptul că organizația poate folosi serviciile unei companii de arhivă specializate pentru a stoca documente.
Răspunderea pentru depozitarea necorespunzătoare a documentelor contabile și fiscale
Răspunderea pentru nerespectarea regulilor de păstrare a documentelor poate fi administrativă, fiscală și penală.
Potrivit art. 15.11 din Codul cu privire la contravențiile administrative (denumit în continuare "Codul contravențiilor administrative"), încălcarea procedurii și condițiile de păstrare a documentelor contabile implică impunerea unei amenzi administrative la oficiali în mărime de 2.000-3.000 ruble.
Potrivit art. 13.20 a încălcării Codului administrativ al regulilor de depozitare, de achiziție, contabilitate și utilizarea documentelor de arhivă (inclusiv distrugerea de documente, fără a îndeplini condițiile de depozitare a acestora) atrage după sine avertisment sau impunerea unei amenzi administrative asupra cetățenilor în mărime de la 100 la 300 de ruble.; pe oficiali - de la 300 la 500 de ruble.
Absența documentelor primare, a facturilor și a registrelor contabile reprezintă o infracțiune fiscală. Responsabilitatea pentru aceasta este prevăzută la articolul 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse "O încălcare gravă a regulilor de înregistrare a veniturilor și cheltuielilor și obiectelor de impozitare". În cazul unei încălcări grave a regulilor de înregistrare a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare se înțelege absența documentelor primare, a facturilor, a registrelor contabilității sau a contabilității fiscale. Dacă aceste fapte au fost săvârșite într-o perioadă fiscală - o amendă de 10.000 de ruble. dacă sunt comise pentru mai mult de o perioadă fiscală - o amendă de 30.000 de ruble. Aceleași acțiuni, dacă au condus la o subestimare a bazei de impozitare, implică impunerea unei amenzi de 20% din suma taxei neplătite, dar nu mai puțin de 40.000 de ruble.
În caz de răpire, distrugerea, deteriorarea sau ascunderea documentelor oficiale, ștampilelor sau sigiliilor, comise de interes personal de mercenari sau alte pot duce la răspundere penală în conformitate cu alin. 1, art. 325 din Codul penal al Federației Ruse - amendă de până la 200.000 de ruble. sau salariul (alte venituri) pentru perioada de până la 18 luni, sau prin lucrări obligatorii pentru o perioadă de până la 480 de ore, sau muncă corecțională de până la 2 ani, sau muncă forțată timp de până la 1 an, sau arest timp de până la 4 luni , sau închisoare de până la 1 an.