VLADIMIR PRAVOTOV, Grupul Begin
Este foarte dificil să descrii cu exactitate toate funcțiile îndeplinite de un secretar în compania rusă. Prin urmare, spre deosebire de țările occidentale, problema eficienței secretarilor de formare în Rusia este foarte acută.
La începutul anilor 1970, Asociația Internațională a Administratorilor Profesioniști avea doar 60 de membri în Statele Unite, secretari certificați. Astăzi, doar în America, aproximativ 5 mii de persoane sunt acceptate ca membri ai asociației - cei mai buni din profesia lor. Toate acestea arată importanța și respectul pentru cazul de secretariat din Occident. Domeniul de activitate al secretarului în orice companie occidentală este clar evidențiat, iar pregătirea secretarilor a fost mult timp standardizată.
Acest lucru se datorează parțial faptului că în Rusia formarea pentru secretari poate include o varietate de elemente care pot părea vitale pentru o singură companie și absolut inutile pentru alții. În Occident, eficacitatea instruirilor de acest tip în comparație cu formarea altor cadre este una dintre cele mai înalte - în primul rând pentru că orice secretar ar trebui să poată îndeplini un anumit set de funcții pe care le predă la curs.
Răspundeți și acceptați
Odată am fost martor la un astfel de caz. Trebuia să mă întâlnesc la o agenție imobiliară și am așteptat în sală până când persoana pe care am avut nevoie să o fi eliberat. În acel moment, un client a venit la birou, cu care unul din managerii agenției a fost de acord să se întâlnească, dar a plecat în mod neașteptat timp de o jumătate de oră fără să notifice secretarul. Astfel, cota celor din urmă a căzut într-o datorie dificilă de a "face client". Pentru horror, secretarul a abandonat toate afacerile actuale și, aplicând toată imaginația ei, a început să prezinte unul celuilalt celor mai sărace clienți cele mai îndrăznețe presupuneri despre locul unde se află managerul. Pe măsură ce monologul continua, chipul clientului devenea din ce în ce mai întunecat, iar când secretarul își epuizase imaginația și spuse: - Nu știu cum ar trebui să fii, încercați să-l numiți singur, a ieșit din birou în tăcere.
De exemplu, în mod tradițional, o atenție deosebită este acordată modului de a reține un vizitator persistent în hol sau de a evacua complet din birou. Știu un caz în care secretarul a oprit cu ușurință un vizitator foarte hotărât, fără nici o explicație, să meargă la biroul directorului general al companiei, cu următoarele cuvinte: "Așteaptă o clipă, așteaptă! Și ce pahar de cafea care te așteaptă în camera din dreapta?
La secretarii nou-născuți care nu au o experiență de muncă semnificativă, deseori se încadrează multe sarcini diferite, care, de regulă, afectează starea lor emoțională. În plus, până acum, mulți angajați tratează secretarii cu dispreț și uneori incorect. Prin urmare, noii angajați au adesea nevoie de un curs de management al stresului (sau de formare psihologică), pe care angajatorul îl uită.
"Nu am vazut niciodata un angajator care sa-i trimita secretara la un training in managementul stresului", spune Elena Poddyakova, consultant principal la Prado R T.- Cu toate acestea, astăzi există mai multă pregătire pentru secretari, care conține elemente de gestionare a stresului, iar cererea pentru astfel de servicii este în creștere. "
Unele companii trimit angajați la cursuri corporate cu elemente de teambuilding. După trecerea cursurilor, secretarii lucrează într-o cameră separată, ceea ce îi face chiar mai mult ca o echipă. În astfel de condiții, stresul de zi cu zi este de obicei depășit de ei înșiși.
Problema gestionării timpului este, de asemenea, destul de comună, în special în companiile cu creștere rapidă, când numărul secretarilor este în continuă creștere. Formarea cu elementele de management al timpului este din ce în ce mai des astăzi, dar este necesar să se distingă gestionarea timpului personal de conducerea timpului conducătorului său - aceasta nu este o funcție a secretarului, ci a directorului asistent.
Apoi, cu ajutorul modelelor adecvate de partajare a costurilor, puteți estima economiile rezultate din instruire și le puteți compara cu costurile acestui proces (financiare și temporare). Pentru evaluarea calitativă a creșterii eficienței muncii, aproximativ 20% dintre clienți, după antrenament, atrag un antrenor în biroul lor, care monitorizează activitatea unor foști studenți de ceva timp.