În fiecare zi, secretarul întâlnește astfel de concepte ca "munca clericală", "recuzita", "documentul" etc. Dar ceea ce vă pare simplu și ușor de înțeles ca specialist, poate provoca confuzii în rândul colegilor.
Oferim o scurtă trecere în revistă a celor mai frecvent utilizate termeni profesioniști.
Într-o măsură mai mare sau mai mică, aproape toată lumea din organizație pentru gestionarea înregistrărilor a fost în cauză, ca urmare a îndeplinirii îndatoririlor oficiale, el trebuie să facă unele decizii și să ia măsuri, ale cărei detalii sunt documentate (înregistrate pe diferite suporturi de normele stabilite). În consecință, există documente: de reglementare (ordine, regulamente, instrucțiuni, decizii), informații (scrisori, rapoarte, regulamente), organizatorice (instrucțiuni, regulamente), contabilitate, etc.
În urma acestui fapt, se poate concluziona că documentul este o informație documentată, cu detalii care îi permit să fie identificată și înregistrată pe un suport material.
Obligația documentului oficial este elementul designului său. Suportul de informații este un obiect material utilizat pentru înregistrarea și stocarea informațiilor. În acest caz, rolul de hârtie (un document de hârtie) poate fi un material de obiect, care poate fi citit de calculator media (documente în formă de mașină care poate fi citit), (film și fotografii) de film și de film, etc.
În activitățile practice, secretarul întâlnește cel mai adesea un document scris (un document de tip text, a cărui informație este fixat de orice tip de scrisoare) și un document electronic (document în formă electronică, cu cerințe de autentificare). În același timp, documentele scrise cu majoritate covârșitoare sunt tipărite (adică documente scrise create prin scrierea de scrisori cu mijloace tehnice). În unele cazuri, documentul poate fi scris de mână (un document scris creat prin aplicarea literelor unei mâini). De regulă, aceste documente sunt oficiale - create de o persoană juridică sau fizică, eliberate și certificate în conformitate cu procedura stabilită.
Stabilirea și înregistrarea documentelor este reglementată de legile și regulamentele Republicii Belarus și actelor juridice locale de reglementare (care nu pot fi în conflict cu legile de stat și acte normative). Prin urmare, putem spune că documentul emis cu încălcarea cerințelor prevăzute în actele juridice legislative și normative ale Republicii Belarus nu va fi oficial, și nu ar avea forță juridică, deoarece valabilitatea juridică a documentului - această proprietate este un document oficial dat de legislația în vigoare , competența organizației care a creat-o și procedura stabilită pentru înregistrare. Pur și simplu pune, în cazul în care, în ordine, de exemplu, nu vor exista detalii cu privire la „Data documentului“, „codul de înregistrare“ și „Signature“, documentul nu va avea forță juridică, și, în consecință, nu va putea obliga artiștii pentru a efectua acțiunea prescrisă ea.
În funcție de specificul activităților organizației, secretarul poate întâlni nu numai documente text (care conțin informații verbale înregistrate prin orice tip de scrisoare sau sistem de înregistrare), dar și cu următoarele tipuri de documente:
· Fine (conținând informații exprimate prin imaginea unui obiect);
· Grafic (imaginea este obținută prin intermediul liniilor, loviturilor și chiar șocurilor);
· Audiovizual (care conține informații vizuale și / sau sonore);
· Documente de film (documente vizuale sau audiovizuale create în mod cinematografic);
· Phonodocument (care conține informații de sunet înregistrate prin intermediul unui sistem de înregistrare a sunetului);
· Iconografice (conținând în principal imagini de opere de artă, fotografii speciale sau artistice);
· Documente foto (documente ilustrate prin metoda fotografică).
În cazurile prevăzute de Instrucțiunea de păstrare a dosarelor, acte normative locale, se pot forma cazuri de la:
· Copii (documente care reproduc integral sau parțial informațiile unui alt document și ale tuturor elementelor sale externe sau ale unei părți a acestora);
· Extrase din documentul oficial (copii ale documentului oficial care reproduce partea sa, certificată în conformitate cu procedura stabilită);
· Duplicate (copii repetate ale originalelor documentelor oficiale create în loc de pierdere sau deteriorare și valabile din punct de vedere legal);
· Dublați documentele (unul dintre copiile documentului multiplicat).
Pot apărea întrebări: este o copie certificată a unui document oficial considerat a fi un document adevărat? Care este diferența dintre documentul original și cel original? Să ne întoarcem la definiții.
Dacă ne amintim că o copie certificată a unui document oficial - o copie care să conțină detaliile necesare, dându-i din punct de vedere juridic, este posibil să spunem că o copie certificată în mod corespunzător a documentului va fi un document autentic, dar, în orice caz, nu va fi script-ul ( deoarece originalul este prima sau singura copie a documentului).
Recent, în special în organizațiile mici, este destul de des posibil să se întâlnească o situație în care secretarul conducerii conduce înregistrarea personalului, ca urmare a faptului că lucrează îndeaproape cu documentele privind personalul. În această privință, aș dori să mă concentrez atenția cititorilor asupra diferenței dintre termeni precum documente personale, documente personale și documente privind personalul.
Documente de origine personală sunt documente create de o persoană în afara activităților sale oficiale sau care îndeplinesc atribuții publice.
Luați în considerare următoarea situație. Întreprinderea a decis să creeze un muzeu istoric: cum a apărut, a evoluat. În concepția ideii se află nu numai o poveste despre activitățile sale, dar și pe cei care au stat la originea creației, au contribuit în mod semnificativ la dezvoltare și prosperitate. Pentru a face acest lucru, unii angajați sunt rugați să furnizeze fotografii personale, înregistrări audio, eventual unele manuscrise, desene etc. Documentele furnizate și vor fi documente de origine personală.
Spre deosebire de documentele personale care sunt create în mod direct de către proprietarii lor, un document personal - un document oficial care să confirme identitatea persoanei și (sau) drepturile, obligațiile, poziția sa oficială sau socială, care poate conține alte informații cu caracter biografic. Documentele personale includ: un pașaport al unui cetățean, un certificat de naștere, un certificat de căsătorie, un card de student, etc.
Documentele care reflectă relația de angajare a angajatorului cu angajatul sunt numite documente privind personalul.
Pentru a rezuma, aș dori să menționez că posesia încrezătoare a termenilor profesioniști afectează nu numai poziția de afaceri a secretarului, ci și facilitează munca sa zilnică.