Termenul "serviciu de gestionare a drepturilor" subliniază gama tuturor tehnologiilor server și client necesare pentru a sprijini gestionarea drepturilor de informare în cadrul organizației. Serverele de certificare și licențiere RMS din cadrul organizației, împreună cu Microsoft RMS (care efectuează înregistrarea, activarea și certificarea conturilor RMS) certifică obiecte de încredere în RMS. În plus, serverele de licențe de gestionare a drepturilor de administrare ale organizației publică și utilizează licențe care controlează modul în care conținutul protejat prin gestionarea drepturilor este consumat de aplicațiile client RMS. Tehnologiile client RMS, inclusiv clientul RMS, stocarea securizată și aplicațiile cu RMS, rulează pe computerele client și permit utilizatorilor să creeze, să publice și să utilizeze conținut protejat de RMS.
Alte tehnologii de gestionare a drepturilor clienților și serverului lucrează împreună și oferă suport pentru următoarele funcții.
În timpul unui proces transparent pentru utilizator, RMS verifică obiectele sigure în cererea de licență de publicare și apoi emite o licență care conține drepturile și condițiile specificate pentru utilizarea conținutului. O aplicație care acceptă gestionarea drepturilor generează apoi chei simetrice și le folosește pentru criptarea conținutului. După protejarea conținutului prin utilizarea acestui mecanism, numai acei utilizatori care sunt specificați în licențele de publicare vor putea să-l decripteze și să-l utilizeze. Acești utilizatori trebuie să fie obiecte de încredere în sistemul de gestionare a drepturilor.
Într-un proces transparent pentru utilizator, serverul RMS emite licențe de utilizare unice pe care clientul RMS le poate citi și interpreta. Clientul RMS verifică lanțul certificatului de conținut și lista de revocare a conținutului pentru a vă asigura că toate criteriile de validitate pentru conținut sunt în ordine. Clientul RMS aplică apoi utilizatorilor drepturile și condițiile de utilizare conținute în licență. Dacă toate drepturile și termenii de utilizare sunt îndeplinite, aplicația RMS utilizează cheia de conținut emisă de serverul RMS pentru a decripta conținutul. Drepturile și termenii de utilizare sunt neschimbate și pot fi aplicate oriunde în care este localizat conținutul.