Departamentul de resurse umane se ocupă adesea nu numai de problemele actuale ale înregistrărilor HR, ci și de stocarea documentelor completate despre personal - de fapt, îndeplinește funcțiile arhivei organizației. În ce ordine ar trebui să se emită certificate de arhivă? Cum să aranjați în mod corespunzător documentele însoțitoare?
Din acest articol veți afla:
- cum se face o cerere de eliberare a certificatelor de arhivă;
- modul de procesare corectă a unei cereri de eliberare a certificatelor de arhivă;
- cum ar arata arhiva referinta.
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
Solicitare de procesare pentru emiterea de referințe arhivă
Se recomandă angajatorului să elaboreze și să aprobe o procedură unică de emitere a certificatelor de arhivă, a copiilor și a extraselor - un act local lăsat într-o formă scrisă arbitrară și care conține o listă completă a regulilor de eliberare și prelucrare a documentelor de acest tip în cadrul organizației. Normele trebuie să conțină următoarele cerințe:
- numele organizației;
- tipul de document și data aprobării acestuia;
- numele organismului care a aprobat documentul;
- reguli detaliate pentru tratarea cererilor și emiterea de certificate de arhivă, copii, extrase și originale ale documentelor de arhivă.
În cazul în care conducerea organizației consideră că este necorespunzător să aprobe un regulament separat, este posibil să se stabilească regulile de emitere a documentelor de arhivă în alte acte locale, de exemplu, în dispoziția referitoare la serviciul de personal sau în instrucțiunile de păstrare a evidenței. Puteți descărca eșantionul de reglementări aici.
Cum să faceți o cerere de eliberare a certificatelor de arhivă?
Organizația implicată în eliberarea referințelor de arhivă ține evidența utilizării tuturor documentelor de arhivă (paragraful 6 al secțiunii 1.3.3 din Regulile de arhivă). În mod obișnuit, anchetele sunt înregistrate într-un jurnal special de înregistrare sau pe carduri separate, care sunt transferate apoi într-un cabinet comun de dosare. Când faceți o înregistrare nouă în jurnal, trebuie să specificați:
Numărul de înregistrare al cererii poate consta dintr-un index alfabetic (primele litere ale numelui angajatului despre care se solicită informațiile) și un număr de document, de exemplu "OK-11 / Sem".
O mostră a revistei este prezentată în baza noastră de date a documentelor de personal.
Eliberarea referințelor de arhivă: nuanțe de design
Documentele informative (certificate, extrase, copii) sunt trimise prin scrisoare obișnuită, documente originale - valoroase. În plus, este permisă eliberarea personală a certificatelor de arhivă solicitanților, sub semnătură, dar numai cu condiția prezentării unui document care să dovedească identitatea. Este, de asemenea, practicat eliberarea certificatelor privind o împuternicire notarială (clauza 8.2.4 din Regulile de funcționare a arhivelor) rudelor persoanei care a trimis cererea.
Anunțuri privind problemele viitoare