Cartea de evidență a cărților de muncă este o carte în care sunt înregistrate informații despre proiectarea, trimiterea sau primirea cărților de lucru din cadrul unei organizații. Această carte este stocată în departamentul de personal al companiei și este ocupată de un ofițer de personal. Pentru a-l umple în conformitate cu Codul Muncii al Rusiei, lucrătorul cadrelor ar trebui să știe cum să insereze în mod corespunzător o carte a cărților de muncă și să o umple.
- cărți de muncă, furnizate personalului de către angajați atunci când solicită un loc de muncă (eliberat în altă organizație)>
- cărți de muncă emise angajaților în timpul activității lor în cadrul organizației>
- inserții pentru cărți de lucru primite de angajați pentru perioada de lucru în cadrul organizației.
Cu toate acestea, dacă angajatul a furnizat carnetul de lucru cu o carte de lucru cu o căptușire care a fost eliberată la o altă întreprindere, numai registrul de muncă este supus înregistrării (nu se menționează o astfel de însemnare în cartea de evidență a cărților de muncă).
Cerințe pentru păstrarea unei cărți cu cărți de muncă
Codul Muncii al Rusiei a aprobat regulile de bază pentru păstrarea unei cărți pe contul cărților de muncă și trebuie să respecte anumite cerințe.
- Cartea ar trebui să fie legată într-o copertă greu cu paginile de firmware obligatorii care folosesc fire (mai ales că este folosit doar pentru câțiva ani și apoi este salvată în arhivă).
- Paginile cărții trebuie mai întâi să fie numerotate și stringate.
- După finisare, capetele dantelă sunt lipite cu o foaie mică de hârtie curată pe interiorul capacului.
- Cartea este supusă unei sigilări obligatorii (este posibil să se folosească sigiliul de ceară). Atunci când se folosește sigiliul de ceară, ofițerul de personal ar trebui să știe că este obligat să apucă o bucată de hârtie, capetele dantelarului care ies din ea și capacul. În acest caz, atunci când cartea pentru evidența cărților de muncă este sigilată, sigiliul este fixat la capetele proeminente ale dantelă.
- Cartea trebuie să fie certificată printr-o inscripție în care este indicat numărul total de pagini înscrise și numerotate (numărul este indicat în cifre și în cuvinte).
Carte firmware pentru cărți de lucru
Documentele intermitente reprezintă o modalitate de a ordona unele lucrări importante și de a reduce volumul total, necesar pentru stocarea corespunzătoare. Cu toate acestea, există situații în care în activitatea unei organizații este necesară protejarea documentelor de retragerea sau înlocuirea arbitrară a foilor. Aceste documente includ cartea de evidență a cărților de muncă. În acest caz, este necesar să se utilizeze tehnologia de firmware standard, care va proteja, într-un fel sau altul, contabilitatea din exterior.
Firmware-ul cărții este executat de către angajatul departamentului de personal și este obligat să știe cum să aprindă corect cartea de înregistrare a mișcării cărților de lucru.
Standardul de stat nu definește principalele reguli pentru introducerea cărților contabile, iar toți membrii personalului utilizează o procedură standard.
- În primul rând, trebuie să faceți trei (uneori două) găuri în carte, în care va fi inserat firul (șirul). Pentru a face acest lucru, puteți utiliza un pumn larg sau un simplu șurub. Punctele de găurire trebuie făcute în partea stângă, pe marginea cărții (mai ales găurile sunt străpunse în centrul câmpurilor, pentru a nu afecta lizibilitatea cărții de contabilitate în momentul întoarcerii paginii). Distanțele dintre găurile pentru inserarea cărții nu trebuie să fie mai mari de trei centimetri și sunt situate vertical.
- După ce s-au făcut găurile, este necesar să se procedeze la firmware-ul însuși. Pentru aceasta, un capron sau un fir comun, pliat de mai multe ori, este luat și filetat prin găuri. Pentru ca firmware-ul să fie fiabil, este de dorit să coaseți o carte cu un fir de mai multe ori.
- După finalizarea firmware-ului, capetele firului sunt eliberate din gaura centrală de pe spatele cărții de contabilitate și legate într-un nod. Ca urmare, aproximativ 6 - 7 cm de fir trebuie să rămână în partea din spate a cărții.
- Capetele firului sunt lipite din interiorul coperții cărții de contabilitate cu o foaie de hârtie, urmată de o inscripție pe ea.
După examinarea procedurii de inserare a cărții de lucru, este necesar să se vorbească mai detaliat despre desenul foii care fixează capetele firului. Amplasarea foii (autocolante) este după cum urmează:
- dimensiunea frunzei este de 4 ×> 5 cm (închide nodul și o parte din fir)>
- pe foaie este pus sigiliul angajatului care este implicat în înregistrarea cărții contului (sigiliul ar trebui să captureze o parte a unei etichete și a coperților cărții)>
- este indicată o inscripție de verificare (numărul de pagini din carte în cifre și în cuvinte).
Decorarea se face după lipire pe copertă. Etanșarea și ansamblul filetat cu clei sunt un mijloc suplimentar de indicare a inviolabilității acestui document. Toate acțiunile de mai sus oferă un răspuns exhaustiv la întrebarea cum să se aprindă jurnalul de trafic din registrul de lucru și, dacă sunt organizate, nu vor apărea probleme în procesul de remediere a problemelor.
Înregistrarea cărților de lucru
Legislația muncii obligă fiecare angajator să emită în timp util cărți de muncă către subalternii săi. În conformitate cu ordinul Ministerului de Finanțe, întreaga circulație a cărților de lucru la întreprindere trebuie înregistrată într-o carte specială numită Cartea de evidență a registrelor de lucru și inserturi.
Pentru a păstra carnetul de evidență în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, angajatul departamentului de personal va trebui să aibă:
- reguli pentru înregistrarea cărților de muncă>
- forma contabilă>
- Codul Muncii al Rusiei>
- documentele companiei>
- forme de cărți de muncă>
- sigiliu (societăți comerciale)>
- carti de munca ale muncitorilor.
Cartea contului cărților de muncă este obligatorie pentru fiecare angajator, deoarece prezența sa este necesară pentru confirmarea legalității activității întregii organizații. Dacă, totuși, nu există o astfel de carte de evidență în departamentul de personal sau nu este înregistrată corespunzător, conducerea întreprinderii se confruntă cu o amendă.
Completarea paginii de copertă
Angajatul responsabil cu proiectarea și întreținerea cărții de evidență a cărților de muncă este numit prin ordin al conducerii. Această comandă specifică informațiile personale ale subordonatului, numele poziției pe care o ocupă. După emiterea ordinului, persoana responsabilă de contabilitate trebuie să completeze corect pagina de titlu.
Pe pagina de titlu a cărții contului cărților de muncă este necesar să se scrie numele întreprinderii, care corespunde numelui companiei. De asemenea, numele întreprinderii este prescris în carta organizației sau în orice alt document constitutiv. În cazul în care forma juridică a societății este o afacere individuală, atunci este necesar să se indice datele personale ale unei persoane care este înregistrată ca antreprenor individual.
În plus față de aceste informații, este necesar să se stabilească data de început și de sfârșit pentru păstrarea contabilității (în principiu acest document este păstrat timp de cel puțin 50 de ani și, prin urmare, va fi adăugat termenul limită pentru începerea înregistrării contabilității). Data de încheiere va indica data la care va fi stocată cartea contabilă în arhiva întreprinderii.