În anumite cazuri, legea stabilește o certificare notarială a copiilor unor documente (carte, licențe etc.) atunci când le depune la alte organizații. Procedura de notare a copiilor documentelor este stabilită de Fundația pentru Legislația Federației Ruse privind notarul.
Legislația numai într-o serie de cazuri necesită prezentarea unei copii notariale a documentului, dar în practică multe agenții solicită prezentarea unui exemplar autentificat notarial și în cazurile neprevăzute de lege. Baza legislației privind notarul prevede că un notar nu are dreptul să refuze unui cetățean să notarizeze copia documentului necesar pentru el.
Dovada fidelității unei copii a unui document este făcută de un notar la prezentarea documentului original. Fidelitatea unei copii dintr-o copie a documentului poate fi certificată de un notar în următoarele cazuri:
- dacă fidelitatea copiei a fost certificată anterior în ordinea notarului;
- dacă o copie a documentului este emisă de organizație și emisă în conformitate cu procedura stabilită de lege.
În acest din urmă caz, o copie a documentului trebuie făcută pe antetul unei persoane juridice, sigilată cu un sigiliu și are notă că documentul original este păstrat de o persoană juridică.
O copie legalizată a copiei trebuie să conțină textul integral al documentului, cu semnăturile funcționarilor, textul sigiliului decriptat al instituției. Apoi urmează textul inscripției de certificare a mărturiei fidelității copiei documentului, semnătura notarului, titlul complet al biroului notarial este indicat în rând. O copie a unei copii se dovedește prin aplicarea pe ea a atestatului unui notar al unui formular special.
La certificarea unei copii a documentului, notarul verifică legalitatea documentului trimis, verifică cu atenție copia originalului. Înainte de a certifica copia, notarul trebuie să examineze documentul din care a fost copiat, pentru a determina dacă documentul a fost emis de instituția autorizată. În cazul în care documentul original este îndoielnic, notarul poate trimite acest document spre examinare, după cum hotărăște hotărârea. Decizia va cuprinde: data unui nume de familie decizie, inițialele notariale, în numele căruia a fost emis documentul (numele, prenumele, locul de reședință), care a prezentat, circumstanțele care au necesitat direcția pentru examinare, în cazul în care (o instituție de specialitate) sau pus întrebări , pentru care este necesar un aviz expert.
Copia trebuie să reproducă cu precizie textul documentului original. Pe o copie certificată notarial, în loc să picteze oficialul care a semnat documentul, este indicat cuvântul "semnătură", în loc de imprimare - cuvântul "sigiliu". În certificatul de atestare că copia este adevărată, notarul face o notă despre absența corecțiilor specificate în documentul original și alte caracteristici. Neimplinite până la capătul liniei și alte locuri libere de pe copie, precum și pe partea inversă a inscripției de certificare sunt depășite.
O copie a documentului constând din mai multe coli este ordonată, numerotată, numărul de coli este certificat de semnătura notarului și de cererea de sigiliu notarial.
Notar poate fi certificată și un document eliberat de către o persoană (cetățean), de exemplu, ordinea declarație, puterea de avocat, și altele. Pentru un astfel de document are forță juridică, semnătura cetățean trebuie să fie certificate de către un notar sau un funcționar al companiei, organizația, instituția de la locul de muncă, de studiu sau de rezidență cetățean.
Atunci când mărturisesc fidelitatea unei copii a unui document emis de un cetățean, se aplică regulile discutate mai sus.
Adesea în management și alte activități trebuie să reproducă repetat documentul original. O copie duplicată a documentului original care are efect juridic se numește duplicat al documentului.
Pentru a fi în măsură să se facă distincția între duplicate ale originalelor (în cazurile în care un duplicat este eliberat pentru a înlocui script-ul rasfatat sau uzat) pentru a duplica colțul din dreapta sus a mâinii sau cu o ștampilă indică „duplicat“, și deteriorate sau script-ul inutilizabilă se face intrare: "În schimb, a fost emisă o serie duplicată __________".