New Page 1
Următorul punct la care aș dori să acorde o atenție atunci când se analizează sistemele ideale de birou - este conexiunea lor cu reale mass-media și tehnologiile existente și viitoare. Puteți vorbi despre nivelul de sisteme de birou de calitate, care pot fi realizate pe baza fondurilor disponibile astăzi, și un promițătoare modele de flux de lucru prognostic, dintre care punerea în aplicare va fi posibilă, în viitor, ca urmare a progreselor în domeniul tehnologiilor informaționale, dezvoltarea legislației, îmbunătățirea structurii de management. Convențional, modelul ideal flux de lucru poate fi împărțit în modele și modele ale viitorului astăzi.
Dezvoltarea tehnologiei informației și de management al documentelor
Documentarea în orice moment, a avut o valoare pentru individ și pentru stat. Purtători și metodele de transmitere a informațiilor înregistrate (tehnologia informației) s-au schimbat de-a lungul secolelor, adaptarea atât caracteristicile antropometrice umane și inovația tehnologică, crescând de la tăblițe la documente electronice.
Consecința a importanței tot mai mare de documentare în comunitate a fost că oamenii au venit cu un tip special de afaceri - externalizare, sau software de management al documentelor, care a fost de a oferi eficace pentru fiecare perioadă istorică, un sistem de creare și utilizare a documentelor.
Dezvoltarea tehnologiilor informaționale în domeniul de birouri are latura negativă: înlocuirea a mass-media, programe, metode de livrare, într-o anumită măsură, a împiedicat stabilitatea proceselor de evidență în control, complică sarcina de conservare a documentelor și utilizarea tablourilor documentare disponibile. Există probleme legate de valabilitatea documentelor.
În plus, dezvoltarea tehnologiei informației este în creștere în mod constant volume de fluxul de informații. Această creștere este determinată în mare măsură de complexitatea proceselor companiei și de management de producție, creșterea complexității funcțiilor statului și fiecare cetățean.
Până la unele documente de hârtie timp pentru a face față cu succes cu documentația și procesele de management furnizate destul de succes. Cu toate acestea, a existat o tendință de birou independență a obiectivelor specifice ale organizației în ultimii ani. Raționalizarea de munca de birou, instalarea documentației hardware noi și promovarea documentelor sunt prezentate tot ca problemă internă a biroului cu creșterea personalului, aprecierea echipamentelor tehnice, crește fluxul de informații, etc.
Pentru a perfecta tinerea evidentelor pas cu pas
Creșterea volumelor, o creștere informații de contact, astfel cum nevoile de date comparate și, desigur, apariția unor noi tehnologii fundamental și mass-media au pus sarcina de a organiza noul birou, numit provizoriu ideal. și anume un astfel de birou, care va lucra de fapt, nu numai pentru ei înșiși, nu pentru propria lor îmbunătățire, și va spori de fapt, eficacitatea acestei organizații, în cadrul căreia funcționează.
Aspectele legate de organizarea birourilor moderne, cerințele pentru proiectarea documentelor organizatorice și administrative, organizarea operațională și arhivare a documentelor în detaliu proiectat de sovietici și mai târziu Management Records românesc și arhivistică și utilizate în practica organizațiilor, variind de la organele legislative și guvernamentale și terminând cu entități comerciale și întreprinzătorilor individuali care de multe ori nu sunt nici măcar conștienți de faptul că respectarea cerințelor standard. Este interesant faptul că, în multe țări din CSI, de asemenea, să continue să folosească tradițiile de birou Legea română.
Utilizarea pe scară largă a standardelor de evidență a datelor uniforme și recomandări creează o fixare normativă oportunitate reală a situației și a dezvoltării sale.
În opinia noastră, una dintre primele sarcini în modul de a crea biroului perfectă - clarificarea conceptului de birou, sau de administrare a înregistrărilor. Conform GOST 51141-98 documente (suport de documentare a managementului) - o ramură de activitate, oferind o documentată și organizarea de lucru cu documente. Determinarea, în principiu, să reflecte cu adevărat esența procesului. Cu toate acestea, practica de birou divergent de la standard: munca de birou într-adevăr nu funcționează cu toate documentele oficiale, nu cu toate documentele administrative, ci numai cu organizatorice și administrative. În afara biroului sunt contabilitate, bancar, contabilitate (inclusiv personal) și alte incluse oficial în OKUD ca documente de management.
A doua provocare la crearea biroului ideală - o definiție clară a rolurilor, responsabilitățile, drepturile și responsabilitatea serviciilor de birou și toate organizațiile lucrătorilor atunci când lucrează cu documente. Acest obiectiv este atins prin dezvoltarea fișelor de post și prevederile serviciilor relevante. Astfel, descrieri de locuri de muncă de profesioniști ar trebui să includă o clauză privind obligația de a respecta manualul de gestionare a înregistrărilor existente.
Următoarea problemă care trebuie rezolvată în cadrul biroului ideal - crearea unui document electronic și organizarea documentelor electronice.
În prezent se confirmă necesitatea stocării pe termen lung a tradiționale de gestionare a documentelor de hârtie. Ideal documente trebuie să se bazeze pe funcționarea în paralel și simultană a documentelor electronice și de hârtie care conțin informații identice în multe feluri.
Pentru înregistrarea legală a unui flux de lucru ideal în organizația dumneavoastră trebuie să aibă următoarele documente:
- Instrucțiunea cu privire la birou la locul de muncă, construit pe baza standardului național și a regulamentelor aferente;
- Documentele care indică timpul de depozitare (industria tipic sau construite pe baza modelului);
- Regulamentul cu privire la serviciul de birou;
- Regulamentul privind organizarea arhivei;
- fișele de post ale lucrătorilor de birou și de backup de serviciu;
- Regulamentul privind comisia de experți a organizației;
- Tabelul formelor unificate de documente, aprobate pentru utilizare în organizație;
- album de formulare unificate de documente (în format electronic și o matrice de referință pe hârtie);
- Nomenclatorul de organizare afacerilor.
În prezența sucursale și birouri regionale, organizații subordonate și întreprinderi de toate aceste documente sunt elaborate ca model sau aproximative.