Raționalizarea proceselor de afaceri. În prezent, datorită eliminării aproape universală a documentelor de curierat intern sunt rareori transferate de la o unitate la alta prin intermediul serviciului de întreținere documentară a SDOU de management - de multe ori secretari sau manageri de către angajații înșiși, dar cu SDOU de notificare obligatorie privind locația documentului.
În ambele cazuri, sistemul de regăsire a informațiilor din formularul de înregistrare sau baza de date electronică ar trebui să fie modificată la data la care acestea sunt realizate. Pentru a optimiza fluxul de informații este, de asemenea, recomandabil să se stabilească o procedură unică pentru transferul de documente care urmează să fie prelucrate, de exemplu, de către persoana responsabilă de susținerea documentației în departamentul structurale.
Cunoștință unui număr de funcționari cu o copie a documentului ar trebui să fie desemnat un lucrător dedicat, iar dacă acest lucru nu este posibil - pentru a programa calendarul și succesiunea trecerea documentului în organizație. Acest program poate fi adoptat capul SDOU în acord cu șeful organizației ca model. Același program de bază poate fi dezvoltat pentru a se familiariza cu informațiile actuale în loc de producție și de difuzare în organizarea de diferite tipuri de invitații de întâlnire standard, întâlniri și alte evenimente.
O parte semnificativă a organizațiilor de management al documentelor sunt diferite tipuri de proiecte de documente care urmează să fie reconciliate, semnate sau aprobate. În timp ce toți acești pași documente pot fi fixate în tabelul de forme de documente, acestea sunt realizate, de regulă, angajații departamentelor, pregătirea documentului și SDOU controlează doar calendarul și acuratețea completitudinea înregistrării acestora la înregistrare.
Pentru a optimiza fluxul de informații și de a reduce dezvoltarea unor scheme tehnologice de instrucțiuni corespunzătoare, care, în grafic formează secvența pregătirii proiectului de cele mai comune documente, aprobarea lor, semnătura și aprobarea. Soluții alternative pot fi indicate în diagramele, localizarea funcționarilor și chiar după orele de primire pe această temă.
La livrarea documentului la administrarea sau executarea documentelor executor este obligat să precizeze care caz în conformitate cu nomenclatura cazurilor ar trebui să fie plasat. La primirea răspunsului documentul de transport trebuie să fie verificate pentru depunerea revenirea în cazul, împreună cu o copie a documentului proactiv. Inchoate, nu trase și documentele incomplete SDOU trebuie returnate executorului. Trebuie prelungit termenul pentru perioada de finalizare a documentului și pentru a reflecta transferul documentului final privind administrarea de procesare de redirecționare.
Metoda actuală de reducere a fluxului de informații inutile este de a îmbunătăți calitatea documentelor ca suporturi de informații administrative de reglementare și alte. Textul documentului, reflectând acțiuni de management, ordine, decizii, ar trebui să conțină numai informațiile de care aveți nevoie, în mod clar să interpreteze esența de soluții și de a determina termenele reale și rezonabile. În practică, din păcate, se întâmplă de multe ori, atunci când un document este primit pentru executarea termeni deja restante, atunci când esența așa-voalat, nu este clar, pozitiv sau negativ rezolvat problema.
Prin urmare, este important ca pregătirea documentelor formularele standardizate utilizate mai larg, al cărui text este deja gândită și raționalizată.
În scopul de a salva lucrătorii personalului de conducere a muncii pentru pregătirea și citirea documentelor, este recomandabil să se taie textul datorită unei scăderi semnificative în introducerea tradițională alt fel și preambul, excluderea din corespondența oficială referințe personale nemotivați și expresii de recunoștință. De exemplu, există o practică de a se dispensa preambulul deciziei consiliului și copia acestuia certificatul de înlocuire pregătit pentru reuniunea din acest preambul problemă, de regulă, este o republicare a acestui certificat. Construirea unor sisteme eficiente de recuperare a informației, de asemenea, duce la o reducere a volumului de documentare.
De exemplu, ordinea umană este tipărită în mai multe exemplare și depuse în a face cu comenzi, afaceri personale, contabilitate de afaceri, și poate că planificarea și departamentele de producție. Motivul pentru o astfel de largă circulație în dificultatea de a găsi un specialist care ar putea avea nevoie de acest document, preferă să-l păstrați acasă, dar nu începe căutarea de încredere și de lungă durată.
În opinia mea, cel mai important exemplu personal al capului, demonstrând capacitatea de a ține cuvântul său și îndeplini promisiunile. În pregătirea documentelor operaționale adecvate pentru a aminti experiența de a lucra cu documente în ordine românești, scrie răspunsurile la interogarea în sine, să adopte rezoluții în luarea deciziilor manageriale, fără duplicarea documentelor administrative, în orice mod posibil de a reduce informațiile de zgomot în documente text, etc. Ca modalități de îmbunătățire și eficientizarea documentului sunt următoarele raționalizarea și reducerea numărului de formulare utilizate de documente Organizare livrare rapidă a documentelor introducerea practicii unei revizuiri preliminare a documentelor și distribuirea acestora de către artist, trecând conducerea instituției să reducă la minimum operațiunile și date corespondență manuală să utilizeze mijloace de mecanizare și tehnologiilor informatice toate etapele circulației documentelor introducerea controlului strict al execuției documentelor.
mijloc important de îmbunătățire a fluxului de lucru curent - operațiuni de pregătire computerizate și de prelucrare a documentelor, mijloace tehnice ar trebui să fie utilizate în aceste zone și tipul de performanță, care va oferi beneficii economice pentru a recupera costurile de achiziție și funcționare.
Construirea unei rețele de calculatoare implică schimbarea fluxului de documente de sisteme de management tradiționale și mai mult și mai mult de punerea lor în aplicare cu ajutorul instrumentelor informatice.
Conformitatea cu standardul 6.10.4-84 sistemele unificate de stat de documentare. Acordarea de documente forță juridică pe suportul mașinii și mashinogramme creat prin intermediul mijloacelor informatice. Poziția de bază este importantă. Acest standard este confirmat de un singur set de detalii obligatorii ale oricărui document administrativ, indiferent de mediu. Pentru detalii, vezi Anexa B. 3.2
Toate subiectele acestei secțiuni:
Valoarea informației și comunicării în procesul de gestionare de luare a deciziilor
Valoarea informației și comunicării în procesul de luare a deciziilor. Nici o organizație nu poate funcționa fără informații. În timpul funcționării normale
Organizarea proceselor de afaceri
Organizarea proceselor de afaceri. Legea de bază care reglementează crearea și utilizarea resurselor informaționale, informația este Legea federală de informații despre România
Managerul la locul de muncă pe bază de PC-și ACS
manager de la locul de muncă și ACS bazate pe PC. Problema acumulării, prelucrarea și diseminarea de schimb de informații cu care se confruntă omenirea în toate etapele dezvoltării sale. Pentru o lungă perioadă de timp
Enterprise Management și automatizare
de management al întreprinderii și de automatizare. Controalele de automatizare pot fi împărțite în trei niveluri ale primului - un spațiu de birou automatizare statie de lucru. al doilea - crearea unui rețea locală A
Practica ACS
Practica de implementare ACS. Odată cu introducerea sistemelor de control automatizate, următoarele aspecte și probleme apar cel mai adesea reprezentat schematic în Figura 8, legate de dezvoltarea și eq lor
Cabinetul și aranjamentul ei
Cabinetul și dispunerea acestuia. Caracteristici ale dulapului este că acesta combină caracteristicile camerei și de muncă și de petrecere a timpului liber. performanța umană depinde de modul în dreapta
Crearea condițiilor optime pentru locuri de muncă managerului
Crearea condițiilor optime pentru activitatea managerului. Poziția de operare manager începe cu recepționerul de birou. Spre deosebire de alte profesii manager de birou este mai puțin legat de biroul lor și subordonat
Rezolvarea problemelor întâmpinate în conducerea întreprinderii
Rezolvarea problemelor întâlnite în managementul întreprinderii. De multe ori, organizațiile care au încercat să pună în aplicare un sistem automatizat de management al întreprinderii MIS. se confruntă cu op
Doriți să primiți prin e-mail cele mai recente știri?
