Documentul a apărut, în primul rând, pentru a consolida și de a transmite informații de la o persoană la alta.
Informațiile de fixare de documente (afișarea), asigurându-se astfel conservarea și acumularea acestuia, capacitatea de a transfera către o altă persoană, reutilizarea, a reveni la informația de timp.
Deoarece documentul mediu de stocare servește ca un element esențial al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, societate, oferind interoperabilitatea fără întrerupere a pieselor lor. Informația este baza pentru deciziile de management, aceasta este o dovadă a performanței lor și sursa de generalizări, precum și materiale de referință și de muncă de cercetare. În activitățile de management al documentelor și servește ca obiect al muncii, și, ca urmare a muncii.
Multe forme de activitate administrativă exprimate de documente relevante: planificare - prin pregătirea diferitelor planuri, luând în considerare - în formă de prepararea și prelucrarea statistică, contabilitate și documentația operațională-tehnică; instruire - sub formă de emiterea de instrucțiuni, orientări; de control - prin colectarea de informații în formă scrisă, etc. Astfel, documentația, fiind strâns legată de toate formele de activitate administrativă, folosiți de control al aparatului, ca modalitate și mijloace de punere în aplicare a funcțiilor care îi sunt atribuite. În plus, documentația este adesea o obligatorie, impusă de lege și actele administrației publice.
Este extrem de important pentru valabilitatea juridică activităților manageriale a documentelor, deoarece acestea sunt modul de a dovedi informațiile conținute în ele și sunt o formă de drepturi de expresie.
Unele documente, cum ar fi acte juridice ale organelor reprezentative și administrative, acte de urmărire penală, judiciare, notariale și de arbitraj, documentele contractului, au inițial o funcție juridică, stabilirea, stabilirea și modificarea legii și a raporturilor juridice sau stoparea acțiunii lor. Alte documente sunt dotate cu funcția juridică în cazul utilizării lor ca probe în instanță, agențiile de anchetă și procurori, notari, arbitraj și altele.
Toate formele de activitate administrativă sunt reflectate în documentele relevante, care sunt căile și mijloacele de punere în aplicare a funcțiilor mandatate ale unității de comandă.
Cu toate acestea, termenul de „hârtie“, precum și termenul „informația“ este ambiguă, și a fost calea de dezvoltare. Documentologists dă definiția cea mai completă a unui document.