cazuri de prelucrare a archive (documente de firmware)
prelucrare arhivistică a cazurilor - este etapa finală de lucru cu documente în munca de birou, care include: examinarea valorii documentelor, sortarea documentelor, dozare, cheotoare, numerotarea și întocmirea unui inventar al cazurilor.
Documentele de valabilitate sunt împărțite în depozitare permanentă pe termen lung operaționale și. Înainte de a ajunge la documentele de arhivă timp de doi ani sunt stocate în unitățile structurale ale lucrării de referință. Apoi, documentele care sunt destinate depozitării, sunt trimise la arhivă sau stocate într-o unitate structurală, care este însărcinată cu astfel de funcții.
Înregistrare completă de afaceri include:
-foi numerotate secvențial;
-întocmirea listei de documente;
-liant sau liant (cheotoare);
-elaborarea etichetelor de asigurare.
1. FOI numerotare consecutiva
numerotare foi în materie necesare pentru a asigura amplasarea ordinea documentelor după firmware-ul (dantelă) pentru a asigura siguranța acestora. Trebuie să enumerăm toate foile în plus față de inventar intern de asigurare și inscripții. Nu fiecare pagină este numerotată și doar o foaie de pe partea din dreapta sus, nu atinge textul documentului, un negru grafit număr foaie de creion este pus în ordine, începând cu primul dosar rândul său. În acest caz, documentele sunt depuse în ordine cronologică, astfel încât documentele mai mari au fost la început, dar la sfârșitul unui nou depozit.
Frunzele sunt de format mare, depuse într-o margine sunt numerotate în formă extinsă, în colțul din dreapta sus. Desene, diagrame, fotografii și alte materiale ilustrative, care sunt într-o foaie separată, numerotate pe partea din spate colțul din stânga sus.
În cazul în care depunerea documentelor au plicul cu foi atașate, primul număr plic și porniți apoi fiecare foaie închisă.
De înscriere de asigurare după finalizarea numărul de foi de caz. Prezența sa în necesar pentru a ține cont de numărul de foi și caracteristicile de fixare a numerotării.
caz Frunza-martor poate fi pre-încorporat în cazul ultimei foii înainte de legare și liant.
În cazul în care cauza a fost răsucite (legat împreună) sau tivită, pasta de foaie-martor pe partea de sus a interiorului capacului de caz.
În cărțile de asigurare inscripție pe partea din spate a ultima foaie curată, în fișiere - pe o foaie de format de card, în reviste de pe ultima pagină a revistei sau ultima pagină a revistei sau ultima foaie curată.
Frunza-martor, dacă este necesar, pot fi lipite pe coperta interioară a cărții, revista.
2. Elaborarea listei de documente
cazuri de acoperire trebuie să conțină următoarele detalii:
-Numele organizației;
-denumirea unității structurale;
-indicele de afaceri;
-numărul cazului (părți de volum) ale listei anuale de inventar consolidat de cazuri;
-titlu de afaceri;
-adnotare la documentele cauzei (pentru cazurile de stocare permanentă, care conțin documente deosebit de valoroase);
-date de afaceri (piese de volum);
-numărul de foi în cazul;
-perioada de valabilitate a cazului;
-caz cifru arhiva.
3. EEPROM (dantelărie) DOCUMENTE
În conformitate cu normele trebuie să fie documente tiviti în patru perforări în copertă de carton.
Înainte intermitent (Cusătura) de toate documentele de legare la metal trebuie îndepărtate.
Documentele care au marja mica de legare pe stânga trebuie să lipiți o bandă de hârtie ca și câmpurile documentului.
În cazul în care, de fapt, există documente personale (certificate, diplome, pașapoarte, diplome, documentele de angajare, etc.), acestea trebuie să fie puse într-un plic sau într-un „dosar“ de plastic și apoi tiv în cazul.
Teanc de documente care alcătuiesc cazul este fixat în clemă și sulă perforați sau foraj spetsialnymustroystvom pentru documentele firmware (DFC). care vă permite să facă documente fir în mod automat. Apoi, fără a scoate-l din clemele, stiva de documente este cusut ac lung (Roma) fir severă (sfoară sau panglică), după cum urmează: din spate filetat prin ac în a doua gaură de fund, apoi un ac este trecut în orificiul inferior de pe partea frontală, apoi firul este realizat pe partea din spate parte din nou la cea de a doua gaură de jos apare apoi pe partea din față a cusăturilor și a doua diafragma de sus, în continuare pe partea din spate a firului este realizată la deschiderea superioară - trece prin el, apoi pe partea din față este returnat la a doua gauri sus ERSTU - este trecut prin ea și afișată pe partea din spate, denumite în continuare cele două capete ale firului sunt legate astfel încât să fie în măsură să „sigila“ capătul liber al firului (pentru a lipi o bucată de hârtie cu sigiliul).
4. Elaborarea de etichete de asigurare
De fapt, tivită (investit) și numerotate _______________________________________________________________
(cifre și litere)
inclusiv: foi cu litere ________________________
+ inventar intern foaie _________________________
Caracteristici ale stării fizice și formarea numărului de foi de caz
Numele persoanei, transcrierea
compoziția de asigurare inscripția Semnătura Semnătura
A4 (210 x 297 mm)
La punctul de etichete de asigurare:
-numărul cazului, la care se face inscripția;
-volum (cifre și litere) foi numerotate;
-numărul de inventar intern de foi (dacă există); departament, ci prin semnul „+“;
-Camerele știutor de foi și a ratat numere;
-numărul de foi cu lipite strâns desene, fotografii, grafice, decupaje, etc.;
-numărul de foi cu lipite pe marginea desene, fotografii, grafice, decupaje, etc.;
-Numerele foaie desene, fotografii, etc.;
-numărul de plicuri cu investiții și valoarea investițiilor;
-Camerele foi deteriorate și foi cu orice alte caracteristici;
-poziția inițiatorului pentru a decripta semnătura;
-Data de compilare.
Toate modificările ulterioare ale stării fizice (daune, mucegai, etc.) și ca parte a cazului (investiție suplimentară de documente noi, înlocuirea de copii, etc.) reflectă inscripția de asigurare.
Dacă este necesar, se completează o nouă etichetă cu referire la certificatul corespunzător. inscripție veche cu linia prin ea, dar își păstrează cazul.
Documentele care alcătuiesc cazul, răsucire, sau suturate, pentru executare în cazul în care documentul după legare sau depunerea cazul nu poate fi citit integral textul, vize, date și detalii alte. Documente.
Cazurile de (până la 10 ani), depozitarea permanentă și temporară după anul calendaristic (sau o anumită perioadă în care au fost formate), trebuie să se pregătească pentru execuție, și să emită să ia în considerare.
Pregătirea fișierelor și a documentelor pentru transferul arhivei include:
-sistematizarea documentelor în cazurile;
-Valoarea de examinare a documentelor în cazurile;
-decorațiuni interioare;
-întocmind un inventar al cazurilor unități structurale.
Aceste lucrări sunt efectuate de către angajați ai departamentelor în păstrarea taxa * înregistrare. Înainte de proiectarea tehnică a cazurilor, dacă este necesar, să efectueze sistematizare sau documente suplimentare peresistematizatsiyu în cazul documentelor scoase din dosare și aranjate în ordine cronologică, și anume, în ordine inversă, care a fost format în evidența curentă. La începutul caz (de sus) au mai vechi document în final (de jos) - cel mai recent.
În paralel cu sistematizarea petrece o valoare foaie de examinare suplimentară a documentelor: controale pentru dublet, aparținând acestei perioade cronologice și prezenta cauză. Seize copii suplimentare, proiecte, etc.
Dacă este necesar, în această lucrare implică membrii comitetelor de experți, manageri și specialiști de conducere (de exemplu, în determinarea autenticității documentului, documentul face parte din prezenta cauză, etc.).
* Articolul 27 din Legea № 125-FZ stipulează că „persoane juridice, precum și oficiali și cetățeni vinovați de încălcarea legii privind arhivele în România, poartă răspundere civilă, administrativă și penală stabilită de legile din România.“