Este important să înțelegem ce documente și cât timp ar trebui să fie stocate, care trebuie să fie create fișierele și, desigur, ce se va întâmpla în cazul în care documentele nu sunt salvate ....
De obicei, la sfârșitul fiecărui an, compania sugerează ordinea în documentele sale, inclusiv selectați cele care pot fi distruse (perioada de păstrare specificată a expirat) sau pentru a transfera arhiva. Este mai ușor de a lucra cu documentele rămase (curent) și eliberează spațiul pentru cele noi.
Cum să efectueze arhivarea și ce normele care reglementează această procedură legală? Luați în considerare aceste întrebări mai în detaliu.
Cine este responsabil pentru stocarea documentelor?
Potrivit h. 7, art. 9 Legea din 16.07.99 № 996-XIV (în continuare - № 996 Act) obligația de a asigura stocarea adecvată a documentelor originale, precum și registrele contabile în termenele atribuite întreprinderii.
Dar cine este compania responsabilă pentru această lucrare? . În Sec 6.7, aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor la 24.05.95, № 88 (denumit în continuare - Regulamentul numărul 88), a declarat că pentru a păstra documentele primare și a registrelor contabile și a situațiilor contabile, să le execute și să le trimită la arhiva este obligat să contabilul-șef al întreprinderii .
documentele primare și registrele înregistrărilor contabile prelucrate și care urmează să fie transferate la arhivă. Și înainte de asta, acestea ar trebui să fie depozitate în conturi în camere speciale sau dulapuri închise. Pentru siguranța lor persoana responsabilă special autorizată de către contabilul-șef (Sec. 6.1, 6.2 din Regulamentul № 88).
Cum de a organiza stocarea documentelor?
Întreprinderile trebuie să asigure păstrarea documentelor acumulate în timpul activității lor, la examinarea valorii lor, în conformitate cu art. 6 din Legea din 24.12.93, № 3814-XII (în continuare - Legea № 3814). Rekomenduemobratitvnimanie puncte importante prevăzute de legislație:
Fiecare întreprindere trebuie să fie dezvoltate nomenklaturadel, sub care au format cazul pentru transferul la arhiva. Gama de cazuri - este o listă sistematică a numelor de afaceri create în întreprindere de evidență, proiectat într-o anumită ordine, cu datele lor de conservare (para 3.1.1 din Regulamentul, aprobat prin ordin al Comitetului Arhivele Statului din 16.03.01, numărul 16, apoi -. Regulamentul numărul 16 ). Obratitevnimanie: în termen de un an de la data înregistrării persoanelor juridice trebuie să cadă de acord asupra nomenclaturii afacerilor cu una din arhivele de stat sau departamentul de arhive al Consiliului Local (partea 1, articolul 32 din Legea numărul 3814 ..).
Întreprinderile au dreptul de a crea unități de rezervă pentru depozitarea permanentă sau temporară a documentelor, și să trimită documentele Fondului Național de Arhivistic depuse în stat și alte instituții de arhivă (documentele Fondului Național de Arhivistic - este documentele de arhivă, valoarea culturală a care este recunoscută de expertiză, și sunt supuse înregistrării de stat și de depozitare în conformitate Art. 1 Zakona№ 3814).
Pentru a asigura siguranța documentelor originale pentru întreprindere posibil (2.2 Pravil№ p. 16):
- sau de a crea o arhivă ca unitate structurală și introduceți arhivarul personalului unitate,
- sau impun obligații arhivist pentru a se alinia orice alt angajat, cum ar fi secretar.
Potrivit Sec. 2.7 din Regulamentul № 16 documente care urmează să fie transferate din diviziunile structurale ale întreprinderii de a arhiva după 2 ani de la încheierea actele lor în stare ordonată a inventarului, în conformitate cu modelul din anexa 1 la numărul Regulamentului 16.
Cine evaluează importanța și valoarea documentelor?
Pentru a evalua importanța documentelor în cadrul companiei create ekspertnayakomissiya (articolul 6 din Legea nr 3814, § 9 al Procedurii aprobat de către Cabinetul de Miniștri al 08.08.07, numărul 1004, denumit în continuare - Ordinul № 1004 ..), acționând pe baza regulamentului care prevede Manager sau unele companii de control.
Întreprinderea comisie de experți includ (n 14 Procedura № 1004.):
Președinte al comitetului de experți este de obicei numit șef adjunct al companiei.
Comisia de experți a întreprinderii efectuează o examinare preliminară a valorii documentelor și rapoartelor rezultatele sale către experți și de inspecție a Comisiei Arhivele Statului, în zona în care există o achiziție întreprindere.
Perioada de arhivare
Perioada de valabilitate Kakieustanovleny a documentelor de întreprindere?
Termen de valabilitate a documentelor de arhivă de către persoanele juridice stabilite de Ministerul Justiției cu excepția cazului în alte perioade de reținere care nu sunt prevăzute de legislație (art. 2, art. 32 din Legea nr 3814).
perioadele de păstrare a documentelor specificate în lista aprobată prin ordinul Ministerului Justiției pe 12.04.12, The № 578/5 (în continuare - numărul List 578). În acest caz, la punctul 44.3 și 44.4 din Codul fiscal (în continuare - Codul). Sunt definite termenul de valabilitate a documentelor originale, registre, situațiile financiare și alte documente referitoare la calculul și plata impozitelor și taxelor, a căror gestionare este prevăzută de legislație, precum și documentele conexe cu punerea în aplicare a legislației, controlul asupra respectării care este încredințată autorităților fiscale (legislația valutară, legislația privind PPO, și așa mai departe. n.).
Care sunt regulile de bază pentru determinarea termenului de valabilitate a documentelor originale.
Rule1. Documentele sursă trebuie să fie păstrate timp de cel puțin 1095 de zile de la depunerea rapoartelor fiscale, pentru a produce care acestea sunt utilizate, precum și că contabilizarea din anumite motive nu se mișcă - ultima zi a termenului de depunere a unor astfel de rapoarte, cu sediul fiscal (punctul 44.3 din Codul fiscal.).
Rule2. În cazul în care lichidarea a documentelor primare de întreprindere care să reflecte perioada de activitate pentru 1095 de zile înainte de data respectivă, nu trebuie să transferați fișierul (p.44.3 NC).
Regula 3. Documente legate de obiectul verificării, procedurile de recurs administrativ a anunțurilor fiscale, deciziile sau procedurile judiciare ar trebui să fie păstrate până la sfârșitul perioadei de audit și recursul adoptat de rezultatele sale de avize de impunere, decizii și / sau pentru a permite cazului în instanță, dar nu mai puțin de 1 095 zile de la depunerea rapoartelor fiscale (alin. 44.4 din Codul fiscal).
Pravilo4. Dacă pierdeți, deteriorarea sau distrugerea prematură a documentelor primare contribuabilul trebuie să notifice autoritatea fiscală în termen de 5 zile și 90 de zile - pentru a recupera documente (n 44,5 Codul fiscal.).
Pravilo5. Destruction neauditate (neauditate) documentele financiare și de contabilitate nu este permisă (numărul lista 578, o scrisoare de Arhivistic Serviciului de Stat de 03.07.13, numărul 01.2 / 2629).
Documente pentru distrugere selectate de către comisia de experți a întreprinderii. Documentele, care, potrivit concluziei comisiei pot fi distruse, incluse în distrugerea Aktobizyatiidokumentovdlya sub formă de anexa 7 la Regulamentul numărul 16. Un astfel de act întocmit în două exemplare, în toate afacerile întreprinderii ca întreg. Denumirile de cazuri similare, selectate pentru distrugere, făcute să-l sub titlul general care indică numărul de cazuri incluse în fiecare grup.
Vazhnyynyuans: este interzis să distrugă documente fără examinarea valorii lor (punctul 2.13 din numărul 578. List).
Selectate pentru distrugerea documentelor transmise organizațiilor pentru pregătirea facturii reciclate, care, în plus față de alte date transmise de greutate indicate ca documentație (deșeuri) (nr. 4.5.10 Regulamentul № 16). Data de livrare a documentelor, greutatea și numărul facturii sunt în actul de retragere a documentelor de distrugere.
Atunci când cantități mici sunt distruse de documentare se poate arde ceea ce este necesar pentru a face o marcă în actul (pp. 4.5.10 regulament numărul 16).
Ce responsabilitate ustanovlenaza eșecul de a asigura siguranța documentelor?
Finansovayaotvetstvennost. Pentru eșecul de a asigura siguranța documentelor primare, contabile și alte registre, de contabilitate și rapoarte statistice și alte documente referitoare la calculul și plata impozitelor și taxelor în termenele stabilite de art. 44 Codul fiscal, autoritățile fiscale se aplică sancțiunile contribuabililor în valoare de 510 UAH, și pentru o astfel de încălcare repetată într-un an. - în valoare de 1020 UAH. (P. 121.1 NC).
Administrativnayaotvetstvennost. Pentru depozitarea neglijente, stricarea, distrugerea ilegală, ascunderea, transferul ilegal către o altă persoană de documente de arhiva, încălcarea procedurii de acces la aceste documente, precum și pentru omisiunea de a notifica Arhivele Statului cu privire la disponibilitatea documentelor de arhivă în cazul unei amenințări de distrugere a acestora sau o deteriorare semnificativă a stării lor de responsabilitate administrativă (art. 92 KUoAP 1) pentru funcționarii întreprinderilor - un avertisment sau amenda de la 5 la 10 NMDG (85-170 UAH). pentru o infracțiune similară comise de aceștia în mod repetat într-un an - (. 170-680 UAH) 10-40 NMDG.
Protocoalele cu privire la aceste încălcări sunt angajați ai arhivelor de stat. și măsuri de responsabilitate aplicate de instanțele de judecată.
- 1. Asociați o persoană responsabilă pentru arhivarea și gestionarea nomenclaturii afacerilor documentului, și să creeze comisii de experți întreprinderi, care va determina valoarea și termenul de valabilitate a documentelor specifice.
- 2. În fiecare an, pentru a verifica respectarea perioadelor de păstrare a documentelor legale.
- 3. Nu uitați să emită documentele necesare în afacerile de transport ale diviziilor structurale ale întreprinderii la arhivă (inventar) și distrugerea documentelor (certificat de scutire pentru distrugerea documentelor).
- 4. Înainte de documente destroying glisează rezultatele lor de examinare care au achiziționat documentul corespunzător.
- 5. Amintiți-vă că nu vă poate distruge documente care nu sunt acoperite de inspecție fiscală, precum și cele legate de litigii în cazul în care procesul nu a fost finalizat