sistem de arhivare electronică
- Wikipedia, enciclopedia liberă
Arhiva Electronică. un sistem de stocare structurat a documentelor electronice - Sistemul e-filing. oferă drepturi de fiabilitate de stocare, de confidențialitate și de acces. traseze istoria utilizării documentului, o căutare rapidă și ușoară.
O arhivă electronică este clasificată ca întreprindere de management al conținutului (Enterprise Content Management). Multe organizații vin la punerea sa în aplicare prin utilizarea de foldere partajate partajate, dar încă nu este pregătită pentru introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor. de multe ori greoaie și complexe, astfel încât arhivele electronice este poziționat ca un document de bază.
Caracteristici ale sistemelor de arhivare electronică
Sunt formulate în conformitate cu standardul MoReq II [1]:
Aceasta nu permite o modificare a documentului;
Aceasta permite existența unei versiuni finale unice a unui document;
interzice eliminarea documentelor, cu excepția unor situații strict controlate,
ar trebui să includă reguli stricte de depozitare;
se includ strict ordonate structura documentului (schema de clasificare), care este stabilit de către administrator;
Acesta poate sprijini activitatea de zi cu zi, dar este destinat în principal pentru a asigura stocarea securizată a documentelor de afaceri importante.
normelor juridice în sfera de activitate a arhivelor electronice
Până la începutul anilor '90 au fost supuse unor reglementări legale numai KFFD ca parte a GAF. Dar, odată cu dezvoltarea tehnologiilor informaționale, fișiere electronice, inclusiv resursele de programe, baze de date, și alte grupuri de resurse, au devenit un subiect important pentru reglementare juridică și un grad mai mare în domeniul controlului legislativ.
Ca parte a dispoziției juridice a arhivelor audiovizuale și electronice ale principalelor subiecte ale raporturilor juridice sunt mass-media. arhivele și o mai mică măsură persoane fizice. Într-o serie de acte legislative specifice, ca subiect al raporturilor juridice este statul. Aceasta se referă la crearea, stocarea și utilizarea resurselor electronice, care pot conține informații importante din punct de vedere al securității statului. Baza pentru practica juridică este de a identifica fișierele ca sistemele de informații. Ca atare, fișierele includ: Resurse de informații (atât operatorii de transport primare și secundare Fișa de informații); Tehnologia informației (mijloace pentru păstrarea documentelor, oferind descrieri și accesul la documente).
Aceasta este, ca sisteme de informare audiovizuale și arhivele electronice sunt supuse și o parte integrantă a relațiilor de informare.
Introducerea unui astfel de sistem este în primul rând începe cu nevoile de informații electronice structurate, indiferent dacă este vorba de documente de tip text, multimedia sau grafice: contractele semnate. financiară precum și tehnică și de proiect primar de documentare.
Arhiva Electronică include următoarele funcții de bază:
de management al documentelor, precum și structura de fișiere ierarhică (check-in / check-out, de securitate, de management de serviciu, atribuie documente atribute.);
Document Imaging (digitizare performanța de transformare într-o varietate de formate de documente pe hârtie.);
in-line de intrare - accelerarea intrării o gamă largă de documente standard și diverse în sistem;
Sistemele de mesagerie care permit utilizatorilor să comunice și să atribuie sarcini și urmăriți starea de punere în aplicare a acestora.
În funcție de varietatea de sistem de fișiere și utilizarea preconizată a, există funcții specifice, cum ar fi:
pentru automatizarea managementului documentelor de arhivă - formarea și înregistrarea fișierelor arhivă, generarea automată a nomenclaturii afacerilor, contabilitate și control al cazurilor de utilizare;
Arhivele pentru documente juridice și tehnice - actualizarea caracteristică pentru a reaminti utilizatorilor de necesitatea de a verifica relevanța prezentată în sistemul standard;
arhive de documente financiare (plată) - funcția de probă vă permite să afișați rapid o listă cu toate documentele necesare, de exemplu, pentru controale fiscale.
arhivare sistem de automatizare de birou este necesar pentru departamentele de arhivă ale întreprinderii. Contribuie la modelarea arhive, gama de cazuri, să țină evidența, controlul depozitare obligatorie data, și așa mai departe. D.
financiare (facturare) document de arhivă electronic asigură o înregistrare și stocare a imaginilor electronice ale documentelor primare economice și financiare, contracte și alte documente legate de activitatea financiară și economică a întreprinderii centralizate.
Arhiva electronică a documentației de proiect de proiectare permite organizațiilor să stocheze întreaga gamă de documente, cum ar fi: desene. estimări. note explicative și mai mult.
Arhiva electronică a documentației tehnice concepute pentru organizații ale căror activități sunt legate de livrarea de bunuri și oferă un depozit de însoțire documentația tehnică (manual de utilizare. Specificații, etc).
Arhiva electronică a contractelor juridice de documentare care conține și documentația aferentă;
Arhiva electronică a documentației de personal, utilizat pentru stocarea fișierelor personale, contracte de muncă. ordine și instrucțiuni. instrucțiuni și norme în cadrul companiei;
Arhiva electronică a documentației de proiectare permite să organizeze accesul la copii ale desenelor. indiferent de vârsta lor.
Etapele de creare a unei arhive electronice
Numărul de etape ale creării unui astfel de sistem depinde de ale cărei forțe se va executa un astfel de proiect - organizația sau compania-Comanditarul. În general, secvența este după cum urmează:
Compania de studiu. Rezultatul ar trebui să fie un document care să reflecte stadiul actual al documentului, care va fi amplasat în arhivă, numărul, structura și relațiile. De asemenea, trebuie să introducă informații despre subdiviziunile, care va utiliza arhiva, companiile tehnice și bazate pe politici, posibilitatea de integrare cu alte sisteme, dintre care necesită acces, precum și nivelul de pregătire a personalului. Pe baza acestui document termeni de referință în scris.
Instalarea și configurarea unui sistem de arhivare electronică. În această etapă, de asemenea, achiziționate (dacă este necesar) echipament de decupare a documentelor de intrare (scanere industriale. Servere si statii de lucru de documente stație de prelucrare) și pentru stocarea pe termen lung sigure (RAID-matrice. Pe diverse bibliotecă media).
Sistemul de umplere, cel mai proces consumatoare de timp, care cuprinde:
Scanarea documentelor - de la pregătirea și terminând cu verificarea calității imaginii obținute după digitizarea;
Introducerea informațiilor în sistem, care include sau cel puțin, crearea unui document electronic cu carduri care descrie atributele sale, sau - baza de date full-text ale documentelor disponibile și de verificare a datelor.
Este necesar să se facă distincția între intrarea Salvo - o singură intrare în matrice mare de documente care fac arhive - și intrarea curentă - scanarea documentelor curente și introducerea ulterioară a acestora în sistem în care acestea devin disponibile.
Integrarea sistemului de arhive electronice cu o arhivă de hârtie. Lucrarea include o gamă de atribute comune sistematizarea arhivei de hârtie și o parte electronică a arhivei. Este posibil de a oferi o traducere pentru arhiva de hârtie din dosarul unuia dintre Managementul Sistemelor de documente pe hârtie.
piața românească de arhive electronice
Dezvoltatorii de software pentru organizarea arhivelor electronice (Compania ReDocs, DocuWare «STI - Integrare de sistem“ Alee Software Corporation "Arhiva Electronică" Arhisoft "EOS" Compania Compania "Dokflou Cel mai bun Praktis" .......);
Furnizorii și producătorii de echipamente (Trial Electronics Corporation PLC "arhive electronice" Pirita Canon Kodak ....);
Sisteme Programator documentelor electronice și fluxul de lucru (EOS DocsVision OPTIMA Workflow ..);
dezvoltatori de sisteme optice de recunoaștere (caractere ABBYY Cuneiformă OmniPage ..);