nomenclatura speciilor
În hârtiile, există trei tipuri principale de nomenclatură: tipic, exemplar și individuale. Standard stabilit prin lege federală și servește ca model pentru elaborarea nomenclaturii în organizațiile de același tip. Gama aproximativă nu include numărul de cazuri strict normalizate. Acesta conține o listă a recomandat pentru a deschide cazurile cu punerea indexurile lor. nomenclatura speciilor menționate anterior se efectuează în cadrul organizațiilor și instituțiilor de stat și municipale. Angajații organizațiilor private, pe baza documentelor statutare, tipuri de rapoarte, planuri de lucru, etc. nomenclatura dezvoltat de cazuri individuale. Acesta include întregul volum de cazuri generate de întreprindere.
Procedura de preparare a nomenclaturii
In fiecare an, o nouă serie de cazuri se face pe baza vechi. În acest caz, toate documentele sunt supuse revizuirii. O parte importantă a nomenclaturii este durata de valabilitate a cazului. Pe această bază, se alocă cazuri temporare, depozitare îndelungată și constantă. Perioada de stocare temporară a cazurilor este mai mică de zece ani, depozitarea pe termen lung - mai mult de un deceniu. În ceea ce privește documentele cu viață expirat termen de valabilitate de inventar, care indică numărul de ordine al numele documentului, anul de stabilire, numărul de pagini și alte informații în cazurile prevăzute în mod expres. Odată ce inventarul se face, aceste documente sunt distruse.
Structural, nomenclatura prevăzută secțiuni, subsecțiuni. Cu toate acestea, această diviziune este caracteristică organizațiilor și instituțiilor de stat. În companiile private, această diviziune este condiționată și mai degrabă evidențiază direcțiile principale ale activității lor, mai degrabă decât să reflecte relațiile de putere și subordonare.
tabel Nomenclatorul este format din cinci coloane: primul indice plătit de afaceri, al doilea - numele cazului, în al treilea - numărul de pagini (indicate la sfârșitul acestui an), în a patra - stabilite prin reglementări ale perioadei de depozitare, a cincea - notele privind deschiderea procedurii de , includerea în listă în scopul distrugerii, etc.
Problema de depozitare lungă și persistentă, care este inclusă în intervalul trebuie să fie nu mai mult de două sute cincizeci de pagini. În cazul în care numărul de sate depășește norma, cazul ar trebui să fie împărțită în două sau mai multe.
Elaborat de nomenclatura afacerilor ar trebui să fie coordonate cu departamentul de arhive și semnat de către șeful organizației.