Înainte de convocarea reuniunii și o invitație la el unii dintre participanți specificați scopul reuniunii de lucru. Cere-vă modul în care decizia este de a fi finalizat. Rezultatul ar putea fi un plan de lucru pentru o anumită perioadă, elaborarea efectivă a ordinului, desen programul de rețea, etc.
O etapă importantă în pregătirea reuniunii - formularea agendei. Reuniunea poate fi inutilă și contraproductivă, în cazul în care componentele sale de informare și problema nu va funcționa. Prin urmare, afirmația a gândi clar peste subiect de conversație. Compara: „Problema creșterii vânzărilor de produs A în rețeaua de vânzare cu amănuntul“ și „Coordonarea acțiunilor de creștere a vânzărilor de produs A în rețeaua de vânzare cu amănuntul.“ În primul caz, discuția se poate transforma într-un banal rapoarte, în al doilea - la soluționarea problemelor urgente.
La fel de important este locul de întâlnire. Există o adevărată observație psihologică: dacă discuția are loc în sediul central, punctul său de vedere al soluției unei probleme poate fi cu siguranță dominante și preferate. Cea mai bună opțiune poate fi orice altă (sală de conferințe, o cameră spațioasă) cameră. Amintiți-vă: o zonă de comunicație confortabilă - o distanță de aproximativ un metru. Dacă este posibil, luați în considerare la stabilirea scaune. Bun pentru întâlniri rotunde sau ovale mese. Retragerea poate fi mai adecvată în anumite situații, dar este o opțiune foarte costisitoare.
planifice cu atenție întâlnirea. Irațional-l numește înainte de pauza de prânz sau la sfârșitul zilei sunt preferate de ore de dimineață. În cazul în care întâlnirea este programată pentru pauze lungi sau de a organiza pauze de cafea (în fiecare oră - timp de 5-10 minute). Dacă trebuie să organizeze o reuniune de informare, RAM, varianta fără întâlnirea clasică, și anume fără scaune.
angajații Disciplina a organizației și să devină parte a culturii corporative a unui calendar clar pentru ședințele: Se recomandă să le-a pus într-o zi permanentă a săptămânii și în anumite momente (de exemplu, în dimineața zilei de vineri).