Raportarea include nu numai pregătirea raportului final privind desfășurarea auditului. Responsabilitatea înseamnă întregul proces de comunicare a rezultatelor auditului. In calitate de participanti deja cunoscute, auditorii raportează în mod constant observațiile lor, atât în scris și oral. Ele nu oferă doar rapoartele auditate ale deficiențelor identificate, dar, de asemenea, să raporteze direct observațiile lor. Pentru un raport privind un audit desfășurat întâlniri periodice cu conducerea partidului bazându-se și întâlnirea finală. În cadrul acestor întâlniri, atât oral cât și în scris, raportează întotdeauna rezultatele auditului.
Auditorii trebuie să ne amintim întotdeauna că acestea sunt de așteptat să prezinte un raport privind un audit cuprinzător, și, prin urmare, raportul nu ar trebui să se limiteze la numai inconsecvențele enumerate. Este necesar să se reflecte rezultate atât pozitive, cât și negative. Nu uitați că, dacă punctul de la posibilitatea îmbunătățirii organizării auditate sistemului de calitate în raportul său, îi conferă acesteia valoare adăugată.
Raportarea nu există nici un set special de reguli; proceduri care să reflecte procesul de raportare în diferite organizații pot varia foarte mult. Prin urmare, auditorul care furnizează în scris și rapoarte orale trebuie să urmeze procedurile organizației care a efectuat auditul.
Observațiile făcute în timpul auditului, sunt disponibile în formă orală:
# 149; Este imediat verificat persoanele care pot reprezenta diferite niveluri ale organizației;
# 149; Reprezentanții managementului și diverși membri ai conducerii entității auditate prin întâlniri periodice;
# 149; Conducerea revizuieste organizarea, inclusiv cadrele superioare de conducere, în cadrul reuniunii finale.
# 149; persoane direct testabile;
# 149; Managementul entității auditate;
# 149; Auditorii interni entității auditate;
# 149; Conducerea organizației efectuarea auditului;
# 149; Conturi care participă la audituri suplimentare în cadrul organizației;
# 149; Conturi a organismelor de acreditare (în cazul unui certificare acreditat).
Toate aceste persoane au nevoie de informații concrete cu privire la rezultatele auditului. Raportul eficient privind auditul, oral și în scris trebuie să îndeplinească mai multe condiții. Aceste condiții pot fi împărțite în două grupe, conținutul și forma:
# 149; în fapt
# 149; Claritate, inteligibilitatea
# 149; Claritatea și inteligibilitatea
Pe baza auditului rapoartelor de gestiune ia decizii importante. Conducerea revizuieste organizația va trebui să decidă dacă acțiunile de sistem satisfăcător de calitate disponibile sau dacă este nevoie de unele modificări. Atunci când auditul celui de al doilea și al treilea partid, conducerea organizației efectuarea auditului, pe baza raportului și recomandările liderului echipei face o decizie cu privire la încheierea contractului, sistemul de omologare furnizor sau de certificare. Pentru ca managementul poate lua o soluție eficientă, rapoartele de audit trebuie să fie:
Rapoartele ar trebui să comunice în mod clar angajaților interesați la toate nivelurile rezultatelor inspecției, precum și să ofere informații cu privire la modul complet criterii de audit de conformitate.
predicat
Este esențial ca raportul auditorului sa bazat pe informații concrete și dovezi obiective. Doar faptele, nu opinia auditorului, pot servi drept bază pentru luarea deciziilor.
Raportul ar trebui să reflecte toate rezultatele testelor pentru a ghida informațiile complete necesare pentru luarea deciziilor. Acest lucru se referă atât la rezultate pozitive și negative.
un raport asupra observațiilor făcute în timpul auditului trebuie să fie precise și clare.
Rapoartele ar trebui să fie cât mai concis posibil, dar în același timp, cuprinzătoare. La citirea sau rapoarte de auz lung greu pentru a ține de concentrare.
Claritatea și inteligibilitatea
În cazul în care raportul este disponibil sub formă de manuscris, asigurați-vă că este ușor de citit. Când ilizibile scrierii de mână mai bine pentru a scrie cu majuscule.
Prezentarea raportului în format tipărit, selectați dimensiunea fontului optimă. Dimensiunea fontului mai mică de 11 este percepută cu dificultate. Acordați atenție la distanța dintre liniile. O linie spațierea dificil de citit; preferabil să se utilizeze un interval de 1,25 sau 1,5.
Atunci când rapoartele verbale spun cuvintele complet și clar. Nu „înghiți“ la sfârșitul anului. Menținerea pauză adecvată între cuvinte, astfel încât acestea să nu fuzioneze într-un discurs. Pauza trebuie să fie puțin mai lung între fraze și paragrafe mai notabile între și la trecerea la următorul subiect.
formă foarte importantă a raportului; textul ar trebui să fie împărțite în paragrafe sau secțiuni. Stilul unificat de raportare pot fi salvate, dacă urmați un singur stil de documentare.
Claritatea și inteligibilitatea
Pentru a face raportul ușor de înțeles, este necesar să se exprime clar în gândurile sale. În cazul în care cititorul sau ascultătorul va înțelege că într-un alt mod, se poate lua decizia greșită.
Folosind cuvinte lungi, depășite, și rare sau fraze lungi greu de înțeles. Există mai multe modalități de a evalua lizibilitatea textului. Una dintre cele mai usoare - este așa-numita „Claritatea Index“.
Această metodă este după cum urmează:
1. Ia-o bucată de text arbitrar de aproximativ 200 de cuvinte. Pasajul trebuie să înceapă cu o ofertă completă și se termină în același mod. Nu includeți antete. Contele numărul de cuvinte din pasajul selectat.
2. Numarati semne majore de punctuație (puncte, interogativă și caractere exclamativ).
3. Se împarte numărul de cuvinte de numărul de punctuație de bază. Vei primi numărul mediu de cuvinte pe propoziții. Scrieți acest număr în jos.
4. Contele numărul de cuvinte formate din trei sau mai multe silabe (cuvânt lung). Nu includeți nume proprii și cuvinte care se adaugă o silabă folosind prefixele, sufixele sau finaluri: inutile alocate etc.
5. Se calculează procentul de cuvinte lungi în text. Se înregistrează rezultatul.
6. Pentru „Claritatea Index“, se adaugă indicatorul numărul mediu de cuvinte pe teză și procentul de cuvinte lungi în text.
Dacă rezultatul depășește numărul 40, textul poate fi dificil de citit și de înțeles. În cazul în care rezultatul este mai mic de 20, textul este probabil să fie compus din propoziții prea abrupte.
În cursul oameni normali conversație să adere subconstient la figura 30; mediana de articole de ziar în edițiile zilnice și aproximativ 30.
Există restricții în ceea ce privește utilizarea acestui indicator. Să începem cu faptul că aceasta se aplică numai în limba engleză și nu poate fi la fel de eficient și în alte limbi. Cu toate acestea, vă permite să evalueze rapid și ușor claritatea textului în limba engleză.
De obicei, în fiecare zi, în cursul auditului, am citit, vă rugăm să verificați și confirmați rapoartele întocmite ne neconforme. Unul dintre obiectivele în acest caz - asigurați-vă că raportul este clar. Dacă este bifată, nu va fi capabil să-l înțeleagă, atunci nimeni altcineva nu va fi în măsură să înțeleagă un astfel de raport!
Sfaturi cu privire la stilul de scriere
Punctuația joacă un rol important în prezentarea și afectează percepția textului. Exemple lungi sunt percepute cu dificultate și de multe ori duce cititorul la gândul. Fraze și paragrafe trebuie să fie cât mai scurtă posibil. De regulă, se recomandă să prezinte o declarație într-o singură propoziție și un subiect într-un singur paragraf.
Utilizarea exactă a cuvintelor este foarte importantă. Folosiți cuvinte sau propoziții care au o anumită valoare, să evite cuvinte și fraze, a căror semnificație poate fi interpretată în diferite moduri.
Există o tendință puternică de a utiliza abrevieri, inițialele și acronime. Ele sunt ușor de înțeles greșit sau confuzie. Dacă este posibil, să evite utilizarea lor frecventă în text. În cazul în care devine necesar să se utilizeze abrevieri, inițialele și acronime, să le definească în mod clar în prefață. Mănâncă abrevieri și acronime numai în acele cazuri în care acestea sunt cunoscute tuturor.
Încercați să nu întârzie pregătirea rapoartelor privind „mai târziu“ - în măsura în care este posibil, nu toate declarațiile din cursul auditului. De multe ori există o dorință de a face raportul, atunci când nu va fi mai mult timp liber, dar timpul liber poate fi, cu rezultatul pe care le dețin recordul, astfel reducând considerabil eficiența și exactitatea lor. Nu contează cât de exacte sau au fost înregistrarea, ele nu pot înlocui un raport în timp util cu privire la situația - raportul „întocmit de memorie va fi mai puțin eficace. La identificarea incoerențe în cursul auditului trebuie să fie stabilită imediat și sunt de acord cu personalul implicat în procesul în cauză. Desigur, mai bine pentru a face imediat un raport și să-l înainte de întâlnirea finală. Elaborarea raportului poate fi transferat la numai dacă este absolut necesar, o dată ulterioară. Antreneaza-te pentru pregătirea la timp a rapoartelor, și veți observa că auditul adecvat și viteza de implementare a acțiunilor corective pentru a crește în mod semnificativ.
Raportul final oficial este, desigur, o parte esențială a auditului. Diferitele companii adoptă diverse sisteme de contabilitate - de la un simplu set de rapoarte discrepanțe la raportul real global al auditului; în timp ce un raport poate să conțină o descriere a incoerențelor identificate sau rapoartele sunt atașate la neconformitate acest raport.
Raportul de audit trebuie să conțină următoarele informații:
# 149; obiectivele domeniul de aplicare și de audit;
# 149; plan de audit detaliat, informații cu privire la auditorii și reprezentantul părții inspectate, data de audit;
# 149; Criterii de audit (standard de gestionare a sistemului de calitate a condițiilor auditate ale contractului de calitate parte, calitatea programului, etc.)
# 149; opinia echipei de audit al sistemului de calitate în conformitate cu criteriile de audit;
# 149; discrepanțele identificate;
# 149; capacitățile sistemului pentru atingerea obiectivelor sale;
# 149; lista de discuții.
Raportul final poate include:
# 149; raport general;
# 149; liste de control umplute;
# 149; auditor note;
# 149; rapoarte; neconforme