Până în prezent, obiectul „cea mai tare“ în discuțiile de management de proiect este biroul de proiect. Ce este această structură? Care sunt principalele sale obiective, obiective, funcții? Ce tipuri de profile există? Și, în general, cât de mult ai nevoie de această organizație orientată spre proiect unitate?
Luați în considerare o situație tipică: într-una dintre companiile Chernozemya care lucrează în liniște în mod continuu, conducerea a decis să re-marca, reorganizarea ramurilor, și, împreună cu schimbarea sistemului financiar-contabil. Și ce sa întâmplat? Punerea în aplicare a acestor proiecte diverse, care implică aceiași angajați, care se învârte capul. Și, în plus față de proiectele pe care le au mai mult și o mulțime de muncă în curs de desfășurare - există o supraîncărcare extraordinară, care începe să afecteze calitatea muncii. Și ce se întâmplă cu raportul de proiect! Unele dintre rapoartele furnizate de conducere conțin prea multe informații, este foarte dificil de a „digera“, în timp ce altele nu sunt suficiente pentru luarea deciziilor de management. Sefii în stare de șoc. Ce să fac? Cum de a gestiona toate astea?
De fapt, toate proiectele merg bine și a servit un scop (de exemplu, pentru a crește compania a statutului sau de venit, etc ..), ele ar trebui să aibă punerea în aplicare standarde similare. Aceste standarde ar trebui să dezvolte și să implementeze o singură structură. „Ce este aceasta o astfel de structură magică?“ - te întreb. Această baghetă magică numită biroul de proiect.
management de proiect profesional
Office Project, sau TRAC - o educație de organizare temporară, centralizarea și coordonarea firma de management de proiect.
Conform clasificării standard I. și K. Kendall Rollins, a identificat o serie de modele de bază ale birourilor de management de proiect, „Repository“, „tutor“, „PMO (biroul de management de proiect) al întreprinderii“ și „PMO, cu scopul de rezultate imediate.“
Responsabilitati Biroul de proiect depinde de modelul ales și caracteristicile organizației în care operează. Dar, funcția principală a acestei structuri -, gestionarea administrativă metodologică și tehnologică a proiectului de sprijin.
Și dacă mai specifice ... Activitatea biroului de proiect începe cu colectarea de informații despre proiect - acesta este primul și unul dintre cele mai eficiente măsuri pentru a restabili ordinea în managementul de proiect al companiei. Continua pentru a identifica problemele de proiecte individuale și caută modalități de a le rezolva. Trite, dar veriga slabă a multor proiecte de acolo din cauza imperfecțiunilor sau fără programare. TRAC ajută pentru a rezolva această problemă - funcția sa este de a generaliza experiența proiectelor în curs de desfășurare, precum și dezvoltarea unei metodologii comune pentru managementul proiectelor de diferite niveluri, precum și punerea în aplicare și depanare a sistemului dezvoltat.
provocări importante cu care se confruntă managementul de birou de management de proiect, și a devenit definirea drepturilor și responsabilităților membrilor echipei de proiect, evaluarea sarcinii de lucru a personalului, delegarea de autoritate și stabilirea unor reguli de interacțiune între departamente. Apropo, despre interacțiunea. Aceasta presupune o transmisie constantă a anumitor informații. Prin urmare, responsabilitatea părții de birou proiect al formalizarea fluxurilor de informații, elaborarea schemei de modele de documente de proiectare și documentele-cheie.
Biroul de proiect este, de asemenea, responsabil pentru utilizarea eficientă a sistemelor informatice (fără ele este de neconceput management de proiect modern) și expertiza necesară în cadrul companiei.
Creat în procesul de documentare - experiență de greșeli și realizări - trebuie întotdeauna să păstreze, și, de asemenea, se află la biroul de management de proiect al umerilor.
PROF - neprețuită manager de proiect asistent: ajută să inițieze un proiect pentru a evalua resursele disponibile, pentru a se asigura de noi proiecte, selectați comanda. De asemenea, PMO monitorizează progresul proiectului, succesul său, importanța controalelor privind respectarea cu strategia și obiectivele companiei, schimbarea priorităților, dacă este necesar. Ajută să ia decizii în timp util cu privire la închiderea proiectului și să permită în mod corect: să desființeze echipa, să evalueze rezultatele, face un bilanț și să învețe lecțiile.
Toate procedurile de management al proiectelor elaborate, diferite tehnici și instrucțiunile sunt reduse de birou de proiect într-un document de sistem holistic, care ajută la introducerea și dezvoltarea unei metodologii de management de proiect corporatist (acest document poate apărea la începutul lucrărilor privind proiectele, tocmai atunci în procesul de punere în aplicare a ajustărilor de proiect se va face în el „dictat de viață“).
Project Portfolio Management - provocare, de asemenea, argumente pro. Office Project organizează o gamă largă de obiective și domeniul de aplicare al proiectelor implementate în cadrul aceleiași companii, și simplifică managementul.
Pe scurt, tot ceea ce face un birou de proiect, ai nume. Impresionant, și roadele activității acestui departament ... Biroul de proiect furnizează informațiile necesare pentru societatea de administrare cu privire la posibilele situații de urgență și prompt dezvoltă un set de măsuri pentru a preveni sau cel puțin a minimiza impactul negativ asupra proiectului. De asemenea, datorită funcției de responsabilități de management de proiect pentru rezultatele proiectelor este cât mai transparentă posibil. În plus, TRAC - un fel de proiect de asigurare. Pentru unii manager de organizații de îngrijire sau manager de proiect înseamnă închiderea proiectului, și de multe ori pierderea clienților. Office Project și păstrate de toate documentele, care nu permite ca informații valoroase a fost doar în mintea personalului. Prin urmare, în cazul în care proiectul ia angajat cheie, toate contactele și timpul de funcționare sunt salvate, iar oricine va înlocui persoana a plecat poate înțelege și să continue să lucreze. În general, rolul de profesioniști în companie nu poate fi overemphasized.
„Pentru biroul proiectului organizației noastre - o unitate cheie în structura organizatorică a societății, care este însărcinată cu misiunea de a coordona activitatea tuturor proiectelor, monitorizarea respectării tehnicilor comune de management de proiect, - explică managing partner al GC“ Baza „Alexander Kaltykov proiect certificat de nivel de manager B (IPMA) . - Angajații de profile noastre - nu numai propria echipa de bază, dar, de asemenea, pentru consultanți terți care intenționează în viitor să pună în aplicare o astfel de diviziune în mine ".
Fie pentru a apela vikingilor?
Apropo, crearea și punerea în aplicare a unui profesionist. Acesta este un proces complex. Înainte de companiile se confruntă adesea dilema: dacă pentru a hrăni un birou de proiect în cadrul organizației sau în afara pentru a atrage?
Crearea profilurilor pe cont propriu este posibilă numai pentru companiile care sunt angajate în activități de proiect de ceva timp și au corespunzătoare orgzrelostyu.
Pentru companii, doar lansarea de management de proiect și au puțină experiență în acest domeniu, precum și pentru organizațiile în care proiectele sunt planificate doar pentru o perioadă limitată de timp și nu constituie un interes profesional, implicarea efectivă a serviciilor de birou de proiect pe bază externalizate sau în mod activ formarea propriilor angajați în cadrul supravegherea consultanților, care, împreună cu sistemul de „pus“ de gestionare a informațiilor de proiect și rulați-l. Ca urmare, angajații organizației adoptă experiența profesioniștilor, iar când Comanditarul termină activitatea sa, compania și-a funcționează independent de birouri de proiect, al cărui personal este deja formată în întregime din proprii muncitori calificați.
Recent, companiile romanesti sunt din ce în ce recurge la ajutorul unor profesioniști sau consultanți selectate externalizare de management de proiect. Există mai multe motive. Principal - este lipsa personalului propriu. Managerii și manageri de proiect sunt rare pentru piață și specialiști scumpe. De multe ori mai ușor și mai ieftin să apeleze la o companie specializata in outsourcing de management de proiect și cu personal calificat, mai degrabă decât să caute propriile lor fotografii și de a crea pentru ei o nouă infrastructură. Alte cauze - o creștere rapidă a numărului de proiecte de importanță strategică, termene strânse, precum și constrângerile bugetare, experiența negativă: eșecurile proiectelor pe cont propriu în trecut, concluzia de a externaliza activități non-core precum și instruirea personalului propriu de către profesioniști.
Mesaj scriptum
Oficiul de proiect - un fenomen relativ tânără. Și mulți manageri să-l trateze cu suspiciune, crezând că ei pot face față cu managementul proiectelor propriu-zise. Ei percep nevoia vitală pentru companiile care se ocupă cu structura activităților proiectului exclusiv ca o unitate de costisitoare. De multe ori abtine de la profilele includ și angajații companiei, percepând-o ca introducerea unei încercări suplimentare pentru a controla acțiunile tuturor, munca excesivă regulament.
„De fapt, experiența companiei noastre, prezența unor profesioniști în cadrul organizațiilor care lucrează la standarde internaționale - este prestigiul companiei, o indicație a faptului că societatea nu numai că a interpretat cu succes practicile de management orientate pe proiecte, dar, de asemenea, a ajuns la scadență la o unitate care este capabil de a formaliza toată această muncă și face mai eficient și mai ușor de gestionat, - spune Alexander Kaltykov. - Mai mult decât atât, abordarea corectă este un birou de proiect va conduce compania la noi culmi, și afectează în mod direct creșterea veniturilor organizației ".