Oportunități Outlook permite să partajați note comune, contactele și calendarele din grupul de lucru utilizând Outlook Foldere publice. Acest lucru este foarte util atunci când doriți să grup de oameni ar putea face modificări la datele generale și întotdeauna să aibă acces la informații relevante.
Pentru a afișa folderele partajate în Outlook ar trebui să selectați „Go - Folder List“ meniul (Figura 1.). După aceea, Dosare generale sunt disponibile în meniul din stânga, sub cutia poștală (Fig. 2).
Pentru a crea un contact comun facem clic pe butonul din dreapta al mouse-ului pe „toate folderele publice“, selectați „New Folder“ și specificați tipul „Contacte“ (fig. 3)
Apoi, în acest dosar putem crea necesar să ne contactați sau să copiați din contactele noastre locale (fig. 4). Aceste informații vor fi disponibile pentru co-lucrătorilor și ei vor fi capabili să-l completeze, dacă se dorește.
În mod similar, puteți crea calendare partajate, sarcini, note. Accesul la informațiile din dosarele publice pot fi furnizate pentru toți angajații și să se limiteze doar pentru anumite persoane.