Sistemul electronic de management de management al documentelor (SGDE) este proiectat pentru următoarele scopuri:
procesul de integrare a creșterii gradului de conștientizare a managementului și specialiștilor în detrimentul creșterii volumului de stocare a informațiilor, de prelucrare a informațiilor centralizate, reducerea timpului căutarea de documente și, în consecință, pregătirea de rapoarte și prezentări, precum și prin creșterea caracterului complet și fiabilitatea rapoartelor;
reduce costul de compania de management al documentelor din cauza tranziției de la hârtie la gestionarea documentelor electronice, reduce costurile de copiere și transmitere a documentelor de hârtie;
IT procesele de integrare în cadrul cooperării între întreprinderi;
crearea unei noi baze calitativ informații pentru îmbunătățirea în continuare a proceselor de management al documentelor și a tehnologiilor de flux de lucru.
EDMS trebuie să corespundă informațiilor existente - structura organizatorică a întreprinderii (grupul de întreprinderi) și să asigure modificarea cu îmbunătățirea acestei structuri.
EDMS este proiectat pentru a automatiza procesul de întreținere documentare a managementului întreprinderii, inclusiv:
procesele de preparare, de intrare, de stocare, regăsire și afișarea documentelor organizatorice - administrative (subsistem „arhivă electronică“);
procedeele de preparare, introducerea, stocarea, recuperarea și afișarea de formularele standard (subsistemul „Introducerea de formulare standard);
managementul de luare a deciziilor-(crearea, prelucrarea și sistematizarea stocarea documentelor - subsistemul „Hârtiile“).
obiect de automatizare este un proces:
pregătire, contabilitate, organizare și arhivare, căutare și regăsire a organizatorice - administrative, raportare și statistici, de contabilitate, planificare, informare - de referință și a altor documente administrative;
lucrul cu documente (transmitere, de contabilitate, de monitorizare a performanței, și altele.).
Cerințele de bază ale sistemului sunt după cum urmează. Pentru schimbul de informații în sistemul de rețea de calculatoare corporative este de a fi utilizat. care includ atât sistemul de utilizator local și de la distanță. EDMS trebuie să interacționeze cu sistemul de e-mail si sisteme de control automatizate. Sistemul trebuie să permită modul de operare non-stop; au un mijloc de diagnostic și indică starea actuală a resurselor de sistem utilizate; permite creșterea cantității și a spori funcționalitatea sistemului.
Sistemul trebuie să se bazeze pe tehnologia open source, oferind modernizarea în continuare a acestuia și de dezvoltare fără prelucrare. Sistemul trebuie să fie posibilă utilizarea de platforme hardware scalabile, în special un procedeu tehnologic simplu de înlocuire de servere și dispozitive de stocare a mai productive (receptiv).
Sistemul ar trebui să ofere o recunoaștere suficient de precisă a documentelor în format A4 limbi europene Text rusă și majore, precum și text complet indexarea un document text. O atenție deosebită trebuie acordată volumelor de depozitare, accesul simultan la documente și perioadele de păstrare a documentelor.
Subsistemul „Arhiva Electronică“ este destinat pentru următoarele scopuri:
operaționale și de streaming de documente de intrare de la documentele de hârtie prin scanarea (primirea imagini grafice electronice) și OCR - recunoașterea (transformarea acestora în documente text);
documente operaționale și de intrare în flux electronic din alte surse;
transmiterea documentelor electronice la subsistemul „Hârtiile“;
necesare și full-text indexarea documentelor;
stocarea documentelor electronice de toate tipurile și reprezentări (inclusiv imagini grafice), imaginile lor de căutare și indexurile (atribut și full-text);
căutare și de a prelua documentele din arhiva electronică;
documentele de ieșire din sistem ca hard (hârtie) copie sau în format electronic, inclusiv separat mijloacele de livrare de comunicare;
legătura între reprezentări ale documentelor stocate din partea factuală a bazei de date;
Subsistemul „Introducerea formularelor standard“, prevede:
concepte de design de formulare tipizate de documente pentru introducerea ulterioară a acestora;
formulare standard de intrare curent în partea factuală a subsistemului „Arhiva Electronică“ (inclusiv scanare, OCR (ICR) - recunoașterea stilizat, controalele contextuale și de export baza de date).
Subsistemul „Hârtiile“ prevede:
crearea de mijloace electronice a documentelor subsistemului;
protecția împotriva conflictelor atunci când încearcă să modifice documentul în același timp;
vedere electronică a documentelor (semnătură electronică);
documentelor în grupuri logice de legare;
documentelor de organizare a fluxului de lucru: atribuirea traseului (programată sau situațională) de circulație a documentelor și a lucrărilor de termeni cu ei;
accesul la documente și tipuri avansate de lucru cu acestea, în conformitate cu drepturile utilizatorilor;
logare tipurile de muncă produse de către utilizator cu documentele;
rute de control a documentelor de circulație;
controlul locației documentului și starea executării sale;
transmitere și regăsire a documentelor în / din „Arhivele electronice“ subsistemului.
Compoziția posibilă de instrumente software și instrumente de tehnologie în vederea idokumentooborotom de management al documentelor. precum și mijloacele necesare pentru a pune în aplicare proceduri pentru a lucra cu documente pot fi reprezentate după cum urmează:
mijloace pentru introducerea documentelor de hârtie și de recunoaștere a imaginilor;
mijloace pentru crearea de documente electronice;
mijloace pentru organizarea și lucrul cu arhive electronice;
instrumente tehnologice axat pe gestionarea documentelor;
instrumente tehnologice axat pe gestionarea documentelor;
instrumente de dezvoltare aplicații care implementează funcții și tehnologii specifice fluxului de lucru.
pachete de tehnologie software, axat pe management al documentelor și fluxurilor de lucru. ar trebui să fie deschisă pentru integrarea cu aplicații care implementează funcții specifice caracteristică atunci când se lucrează cu documente în întreprindere.
Instrumente pentru dezvoltarea de aplicații ar trebui să fie de așa natură încât aplicațiile dezvoltate cu ajutorul lor, integrate în gestionarea documentelor și a mediului de flux de lucru.