EDMS module acest document, denumit module de documente de rutare. În general, utilizarea conceptului de „libere“ și „hard“ documente de rutare. Când „liber“ orice rutare implicate în fluxul de lucru, utilizatorul poate, la discreția sa de a schimba traseul existent al documentului (sau setați noua rută). Dacă „hard“ documente de rutare rute care trec sunt strict reglementate, iar utilizatorii nu le pot schimba. Cu toate acestea, operațiile logice pot fi prelucrate cu o rută „greu“ atunci când traseul este schimbat atunci când efectuați orice condiții prestabilite (de exemplu, la trimiterea unui management al documentelor care depășește autoritatea unui anumit utilizator). Most modul de rutare EDS incluse în unele SGDE trebuie să fie achiziționate separat. Full-featured module de rutare pentru a dezvolta și de a oferi o terță parte.
EDS a implementat un mijloc sigur de diferențiere a puterilor și controlul asupra accesului la documente. În cele mai multe cazuri, acestea sunt determinate folosind următoarele tipuri de acces (un set de competențe definite depinde de SED):
documente Versionare și Subversion
În timp ce lucra simultan pe un document mai multor utilizatori (în special atunci când este necesar să se coordoneze la diferite niveluri), o caracteristică foarte la îndemână este utilizarea de SED și versiunea Subversion a documentului. Să presupunem, artistul a creat prima versiune a documentului și a predat-l la următorul utilizator. Al doilea utilizator a schimbat documentul creat și pe baza ei au o nouă versiune. Apoi, el a dat versiunea sa a documentului la următoarea instanță a unui al treilea utilizator, care a creat a treia versiune. După o anumită perioadă de timp, citind comentariile și corecțiile, primul executant al documentului decide să modifice versiunea originală și de a folosi pentru a crea podversiyu prima versiune a documentului. Avantajul SED este pus în aplicare în ele pentru a urmări în mod automat versiuni ale documentelor și Subversion (utilizatorii pot determina întotdeauna ce versiune / repunere în discuție a documentului este cea mai urgentă pentru sau timpul creării lor).
Atunci când se organizează un grup de lucru pe documente este de obicei oportunitate foarte util pentru a le adnota. Din moment ce, în unele cazuri, utilizatorii nu au dreptul de a face orice modificări aduse documentului în procesul de negociere, acestea pot lua posibilitatea de a adnota. Cele mai multe adnotare DMS este realizată prin includerea unui atribut al cardului documentului pentru a adnota și de a transmite permisiunea utilizatorilor de a edita aceste carduri de câmp. Dar această soluție nu este întotdeauna acceptabilă (în special pentru adnotarea documentelor de imagine). În acest sens, există unele EDS, așa-numita, funcția de „creion roșu“, cu care se poate indica grafic defecte din imagine în sine. Software-ul, care are o funcție de „creion roșu“, firmele terțe părți disponibile pe scară largă.
Suport pentru diverse programe client
Cei mai mulți clienți EDS poate fi un PC care rulează MS Windows, Windows NT. În unele EDS utilizează, de asemenea, platforma UNIX și Macintosh. În plus, toate DMS moderne vă permit să lucrați cu documente prin intermediul standard de Web-navigatoare. Deoarece Web-navigatoare pot fi plasate pe o varietate de platforme client, aceasta facilitează rezolvarea problemelor de lucrări de întreținere SED în mediile de rețea eterogene. Dacă utilizați tehnologia Internet EDS, există o altă componentă de server, care este responsabil pentru accesul la documente prin intermediul site-navigatoare.