Fiecare organizație efectuează un jurnal al documentelor de intrare. Fără el controlul deplin al întreprinderii devine imposibilă. Acest lucru este necesar pentru a monitoriza în mod corespunzător corespondenței de intrare. Cu acest ghid poate alege forma în care să efectueze astfel de reviste.
Stimați cititori! Articolele noastre vorbesc despre modalități tipice de rezolvare a problemelor juridice, dar fiecare caz este unic.
Pentru a rezolva orice probleme da naștere pentru a vă conecta documentele de intrare?
- Efectuarea de ajutor productiv cu lucrari importante.
- Controlul angajat intern și extern
- Acționarea deciziilor de management în acest moment.
- Contabilitate, sistematizare și prelucrare a corespondenței de intrare competentă.
Completarea jurnalului documentelor de intrare - activitatea desfășurată de către managerul de birou, producătorul de caz sau revizor, secretar. În cazul în care nu există astfel de angajați în cadrul companiei, capul se poate numi o persoană care este responsabilă pentru completarea unor astfel de valori mobiliare.
Auto-managementul este abordarea problemelor de:
- Contoriza numărul de reviste.
- Formularele de înregistrare și documentele primite. hârtia pe sau în format electronic.
Înregistrarea documentelor de intrare în formă de hârtie
Această carte, care este fabricat la întreprinderile din hârtie. Acesta se realizează în format A4. Pe fiecare pagină de masă. Angajatorul alege ce coloane, introduceți cantitatea.
Registrul de informații document de intrare se potrivește pe partea stângă și dreaptă. Scris toate mâner este permis să folosească cerneală neagră sau violet, albastru, sau albastru. Se recomandă să se folosească pixuri, ele contribuie la păstrarea informațiilor pentru o perioadă mai lungă.
Aflați cum să creați o împuternicire de a semna documente și de a descărca un eșantion de ea, poți aici.
Înregistrarea documentelor de intrare în format electronic
Pentru aceasta, de asemenea, numit o persoană responsabilă. Acesta utilizează fișierul familiar pentru a face modificări. Suportul este realizat pentru următoarele formate: docx, doc, xls. Reviste pe hârtie să nu se suprapună.
titluri de interes de căutare facilitate de formulare electronice, în comparație cu alte opțiuni de gestionare. Singurele apar distorsiuni în punerea în aplicare a rezoluțiilor și a datelor, datele de scrisorile primite. Deoarece exemplele de realizare de hârtie sunt considerate de preferat.
de management al documentelor electronice
Sistemul electronic de management al documentelor - o modalitate de a facilita înregistrarea documentelor de intrare.
Creați un card separat pentru fiecare document. În conformitate cu rezoluția în mod clar controlate de cele două părți.
Singurul pericol de un astfel de document - că documentele sunt uneori accesate de persoane care nu au legătură cu cererea specifică. Atacatorii sunt mai probabil hacked de baze de date, chiar dacă fiecare angajat ar fi o pagină separată cu o parolă.
Organizațiile mari au găsit o modalitate de a restricționa accesul la informații sensibile la persoane neautorizate. jurnalele de hârtie de înregistrare a documentelor primite sunt efectuate în fiecare dintre divizii. Și instrucțiuni sau ordine de la managementul stocate electronic.
jurnal Grafice
În registrul documentelor de intrare vor fi principalele graficele:
- Cu referire la artist.
- parte substanțială
- Informații corespondent
- Varietatea documentele de afaceri
- date
- Număr de înregistrare.
Înregistrarea presupune atribuirea de camere pentru toate documentele primite. Aceasta este inscripția de cifre și litere.
O structură pe trei părți este preferată atunci când se umple:
- Codul digit al unităților structurale ale personal merge mai întâi.
- Al doilea caracter reprezintă numărul revistei.
- Ultimul ar trebui să numărul de serie al documentului.
Pentru a putea folosi cifre slash de separare sau cratimă.
La data scrierii ziua, luna și anul în care hârtia de afaceri a intrat în organizație. Data și numerele de serie sunt scrise pe dreapta în partea de jos.
Incoming tip corespondență internă sau externă.
Principalele tipuri de valori mobiliare includ:
- anchete text și comenzi.
- Note cu explicații.
- Note de tip serviciu
- Declarații, telegrame
- scris
Cei care au elaborat documentația menționată la corespondenți. Nu se poate face fără numele complet al organizației, inițialele și numele de familie. Interpreții - cei care sunt numiți lideri pentru a aborda problema menționată în text.
Ce zici de numărul de suplimentare?
- Cutie Executive.
- de rezoluție
Adăugarea acestor două elemente vor ajuta la controlul deciziei de probleme semnificative identificate în text. Aceste etichete se referă la metode de influență administrativă. Cu ajutorul lor, indică numele interpreților, instrucțiunile specifice.
Jurnalul de bord prescris de rezoluție pe deplin. Cu aceste informații, este mai ușor de a urmări modul în care sunt executate ordinele. Conform rezultatelor se uite la documentul și anumite acțiuni îl marca. Nu este recomandat pentru a pune cuvântul „făcut“. În viitor, deoarece acest lucru duce la situații neplăcute.
Data de rezoluție - un alt plus este necesar. Aceasta ajută să știe în ce zi capul a fost implicat în examinarea documentelor. Și această dată poate să nu coincidă cu data documentele de înregistrare.
Acest lucru este important în situațiile în care, indiferent de motiv, problema deciziei întârziate. Iar vina pentru acest lucru se bazează pe cap, care nu ia timp.
Există mai multe coloane, care sunt incluse la cererea liderilor:
- Câte foi incluse în document?
- În ce fel de hârtie de afaceri a fost livrat?
- Ceea ce se poate spune în notele?
- Într-un număr de procedură este descrisă și documentează întrebarea lui?
Exemplu de inregistrare Jurnal documentelor de intrare:
Completarea revista: Ce reguli se face?
Organizația indică numele și data la titlul înainte de a începe munca. Data de încheiere este scris în același moment, atunci când o anumită carte este umplut complet.
A doua și a treia pagină din revista ar trebui să conțină informații cu privire la persoanele care sunt responsabile pentru completarea. perioade de lucru scrise, numele sunt puse semnături personale.
Înregistrarea documentelor începe cu a patra pagină. Cartea este numerotat înainte de începerea lucrului. Este interzis să se retragă chiar pe o pagină. Documentele sunt păstrate timp de 5 ani. Firmware-ul nu este necesară, deoarece revistele nu se referă la documentele de raportare completă.
Principiile de bază de înregistrare a mesajelor primite
- În termen de un an de la numerotarea se face numai prin.
- Informația este permisă numai complet. Semnificația documentului se pierde în cazul în care datele sunt prezentate doar pentru scurt.
- O dată. Se trece prin înregistrarea doar o singură dată. În acest moment documentele sunt atribuite numere unice.
- Termene limită. Înregistrarea se face în aceeași zi, atunci când hârtia este alimentată în organizație de afaceri. Perioada este crescut la 3 zile, dar numai în cazuri excepționale.
Nu știi cum să completeze un jurnal de documente de intrare - proba puteți descărca la link-ul de mai jos.
formularele de înregistrare
Documentația, pentru care înregistrarea nu este necesară:
În ce perioadă de timp trebuie să vă înregistrați compania în taxa și ce consecințele nerespectării cu termene de înregistrare, puteți citi făcând clic pe link-ul.
Despre forma Revista
Aceasta se aplică în cazul în care cea mai mare importanță în contabilitate. Apoi, înregistrarea se efectuează pentru instrumentele cu cea mai mare valoare. Fiecare organizație de valori mobiliare ale sale care necesită această procedură. Sistemele de cafea sunt relevante pentru a lucra cu o valabilitate limitată a documentului.
Acest lucru se aplică datelor confidențiale. forma reviste dezvoltate pentru fiecare tip de lucrări de afaceri. Granularitatea informații despre documentul are diferite grade.
Cu fluxuri de lucru ușoare selectate forme de jurnal. În cazul în care volumul crește - acest sistem dobândește o serie de dezavantaje. gestionare simultană a tuturor documentelor disponibile la o singură persoană. Procesul de înregistrare durează prea mult timp atunci când informația devine prea mult.
Este imposibil de a organiza controlul asupra punerii în aplicare a deciziilor importante.
Formularul automat și un card
Cu sistemul de card este depășită cu ușurință mai multe dezavantaje menționate anterior. Informațiile din fișierele aflate în orice secvență convenabilă. Mai multe persoane implicate în activitatea în același timp. În stabilirea unui formular set separat, care are loc pentru a umple carduri.
procesele de înregistrare automată pe computer să devină cel mai popular soluție pentru întreprinderile de astăzi. Înregistrarea se efectuează la diferite locuri de muncă. Informațiile privind documentele introduse într-o singură bază de date.
Întreprinderile și nomenclatura afacerilor
Gama de cazuri - aceasta este o listă de cazuri, care sunt inserate în organizație. anumite perioade de depozitare. Clearance-ul se efectuează numai în modul prevăzut de lege.
Aceasta include cazurile referitoare la diviziuni. Același lucru se aplică jurnalele. Numai publicații și documente științifice și tehnice - nici o parte a nomenclaturii.
asistent administrativ responsabil pentru elaborarea acestuia. Aceeași funcție este atribuită companiei arhivar, responsabil pentru lucrul cu toate documentele. Numele diviziei de structuri sunt secțiuni. În cazul în care nu - folosesc activități de denumiri, posturi de conducere sau profesioniști.
norme suplimentare
Telegramele sunt primite de la compania la primire. Acest lucru se aplică documentelor de intrare și de ieșire. Regulile de înregistrare sunt aceleași ca și cea a tuturor literelor.
Conducerea companiei consideră telegrama, dacă este necesar - pentru a decide anumite întrebări în ele. Destinatarul utilizează formularul sau revista pentru a transfera textul telegramă.
Când primiți un e-mail în format electronic, odată ce acestea sunt introduse în sistem. Un card separat cu datele de înregistrare este primit pentru fiecare literă. Cu o scrisoare de intentie ar trebui să fie trimise la dosar originalele.
Este permis să utilizeze un software special pentru a simplifica procedurile de înregistrare. Este ușor de a pune pe calculatoarele personale. Baza de date stochează toate cărțile, și, dacă este necesar, vor introduce informațiile.
Formulare electronic formular de înregistrare, dacă doriți să imprimați cu ușurință pe hârtie. Sisteme automatizate pentru a opera mai convenabil, dar forțele nimeni nu să abandoneze pe suport de hârtie păstrarea înregistrărilor. Reguli privind documentele de înmatriculare recomandate în fix reglementările locale.