Cum de a automatiza procesul de management al documentelor în întreprindere
La modul în care documentul este organizat în întreprindere depinde de eficiența întreprinderii ca întreg. Deoarece pe calitatea managementului și, prin urmare, eficiența economică a întreprinderilor este influențată de factori, cum ar fi eficiența și calitatea documentelor de constituire, de primire și transmitere a informațiilor, munca eficientă a serviciilor de referință și de informare, organizarea eficientă a stocarea, recuperarea și utilizarea documentelor.
Cerințele de bază pentru un sistem automat de management al documentelor - este abilitatea de a personalului de lucru în grup, utilizarea standardelor comune documentelor, înregistrarea și clasificarea tuturor documentelor de intrare și de ieșire și de rutare în continuare, stocarea arhivelor de documente, ordinele de control execuție și comenzi, și, în același timp, să facă parte din sistem informatic integrat.
Ca orice sarcină, în sarcina de a crea un sistem de flux de lucru automatizat poate fi soluții diferite.
Cele mai frecvente sunt două modalități de automatizare a fluxului de lucru. Primul mod de fluxul de lucru implementate folosind RDBMS și este o parte integrantă a sistemului de automatizare din fabrică sau în anumite zone (de contabilitate, departamentul de vânzări, departamentul de personal).
A doua modalitate - punerea în aplicare a sistemului de management al documentelor bazat pe produse concepute special pentru sarcini, cum ar fi munca de grup organizare, precum și introducerea documentelor automate de recunoaștere a imaginilor, rutare, lucru cu e-mail și acces la resursele informaționale globale, drepturi de acces etc. Astfel de sisteme pot fi utilizate ca produse de sine stătătoare.
Astfel, fluxul de lucru este esențial pentru:
* Forma o imagine coerentă a ceea ce se întâmplă în întreprindere
* Lucru bine coordonată a tuturor departamentelor
* Îmbunătățirea calității serviciilor pentru clienți
* Utilizarea eficientă a resurselor umane, comunicare, de investiții și alte resurse productive
Principalele fluxuri de informații interne există între diviziunile ierarhice ale subiectelor de organizare și de control (de conducere, șefi de departamente, specialiști), în conformitate cu structura managementului operațional.
Când creați un sistem de BOSS-a fost ales Referent de a doua cale, din cauza avantajelor evidente în ceea ce privește lucrul cu documente.
Sistemul de management al documentelor, dezvoltat de diverse companii, nu sunt similare între ele. Diferențele se datorează o gamă de instrumente de dezvoltare, capacitățile de o anumită platformă, ideologia de construire a unui sistem.
De dezvoltare software depinde de parametri, cum ar fi lucrul cu documente în diferite formate, nivelurile de acces, ergonomie și scalabilitate, capacitatea de a avea acces la Internet, etc.
Un alt exemplu. În modulul „Managementul Resurselor Umane“, format prin ordinul angajarea de noi angajați pentru posturi specifice de personal. Fluxul de lucru Modulul „devine“ această ordine îi permite să treacă prin autoritățile competente, utilizatorii au nevoie de „aproba“ comanda o semnătură electronică, iar documentul va intra în vigoare. Sistemul vă permite să trimiteți automat notificări legate de viitoarele termene de comenzi și să controleze executarea lor.
Sistemul automat de gestionare a documentelor poate include o multitudine de funcții diferite, în special în cazul în care este proiectat pentru a comanda pentru a îndeplini cerințele clientului. Dar, în soluții tipice, dezvoltatorii pot porni de la principiul suficienței rezonabile și automatizarea operațiunilor comune pentru a fi utilizate cu succes în orice organizație. De exemplu, un sistem tipic de management al documentelor poate include o automatizare următoarele funcții:
* Ordinele de bază și instrucțiuni utilizate pentru a stoca informații interne de reglementare și administrativ. Ordine și instrucțiuni elaborate de către serviciile competente, poate fi parafat de către conducerea și transferate pentru ofițerii de control sau de executare.
* ordinele de control permite șefilor de departamente să dea instrucțiuni personalului și a monitoriza în mod eficient punerea în aplicare a acestora.
* Baza de date a contactelor externe aranjate pentru a efectua organizații director de contrapartidă care au efectuat corespondența de afaceri. Astfel de organizații pot include parteneri, clienti, clienti, furnizori, autorități publice și de gestionare, organizații publice. Puteți stoca, de asemenea, informații despre firmele concurente. Pentru fiecare organizație asigură menținerea unei liste de persoane de contact, precum și istoria tuturor contactelor. Pentru utilizator, factori importanți sunt ușurința de înregistrare, capacitatea de a multicast, precum și formarea de comenzi pentru documentul selectat.
* Baza de date a documentelor juridice pot fi stocate și alte reglementări legale. Probele de astfel de documente (cum ar fi contracte, facturi, declarații) sunt pregătite de către personalul de servicii relevante și pot fi folosite în viitor de către toți angajații.
Cu toate acestea, achiziționarea unui sistem de model, trebuie amintit că această soluție nu va închide întregul spectru al sarcinilor de flux de lucru ale companiei: să fie automatizate numai tipice și nu poate fi întotdeauna caracteristica principală. După fiecare document dintr-o anumită companie este un sistem unic, care depinde de mai mulți factori. Acestea sunt tradiția, prezentarea informațiilor în interior, factorii subiectivi și mai mult.
Prin urmare, dacă doriți să documenteze sistemul de management îndeplinește pe deplin cerințele dumneavoastră, precum și costurile în același timp, au fost reduse la minimum, cumpara prima soluție standard, pentru a lucra cu el, împreună cu angajații de la toate unitățile de afaceri vor fi în măsură să articuleze clar ce funcții trebuie să completeze acest sistem pentru a flux de lucru automatizat a devenit o parte integrantă a organizației dumneavoastră.