Almaz Zakirov
iznes antrenor, candidat de științe filologice
3. Formulați un gol la mesaje.
Pe baza scopului său, pentru a alege forma corectă a narațiunii:
4. Nu lăsați „Subiect“ câmpul necompletat.
Când răspundeți la scrisorile nu uitați să îndepărtați Re în coloana „Subiect“.
5. Observați următoarea structură: un salut și un apel, majoritatea, CV-ul, semnătura și informații de contact.
Fiecare scrisoare trebuie să participe la elementele obligatorii ale etichetei scrise. Nu ar trebui să fie leneș și trece peste unele părți ale structurii adoptate, întocmite corect litera de - un indicator al profesionalismului tau.
Orice scrisoare începe întotdeauna cu un salut și un tratament personal (dacă este posibil). Consultați cealaltă parte după nume. Aceasta este o manifestare de politețe.
Chiar și cu cea mai apropiată corespondența cu colegii cu care comunicați în mod frecvent pe cale electronică, asigurați-vă că pentru a utiliza salut, cel puțin în prima literă a zilei.
Care semn de punctuație este plasat după tratament? Dacă doriți să dea caracterul scrisoare de zi cu zi, nu ezitați să includă o virgulă (denumit în continuare pentru a scrie o nouă linie, cu o literă mică), dar dacă doriți să sublinieze importanța și formalitatea, semnul exclamării.
7. Urmați principiul „Kya: scurt și clar!“
Una dintre regulile de bază ale e-mail-uri - „O mulțime de informații - un minimum de cuvinte.“ Exprima gândurile lor în mod clar (în special), secvențial (logica de prezentare este foarte important!), Concis și ușor de înțeles.
Învață să scrie propoziții scurte, folosindu-le mai ușor să transmită informațiile necesare pentru posturi cititorul.
În cazul în care o scrisoare conține mai multe probleme într-un fel sau obiective, le și separate unul de altul structuri. Un flux continuu de gândire greu de acceptat - poți sări peste problema principală.
Urmați regula „de aur“ de email-uri - „lumpiness“: o literă - o temă! Mai bine pentru a trimite mai multe scrisori separate (una pentru fiecare temă) decât o singură literă mare, cu cateva idei care nu au legătură.
8. Nu transportați comunicarea informală în corespondența de afaceri!
9. Stick la o structură clară de construcție a textului principal al scrisorii.
Textul scrisorii este cel mai des ar trebui să constea din trei părți:
- Motivul pentru scrierea literei (motivul, baza pentru pregătirea scrisorii). De regulă, aceasta este o parte a extrem de scurt;
- descrierea coerentă a obiectului;
- Rezumat: concluzii, sugestii, cereri, decizii și altele.
10. Aspectul scrisorii ar trebui să fie la fel de convenabil pentru percepție.
Se separă textul în paragrafe! Ideal liniuță nu trebuie să depășească 5-6 linii. Fiecare unitate logică - un paragraf separat. Punctele sunt mai bine separate printr-o linie goală.
Slaba conglomerare perceput de fonturi diferite, evidențiate în text, cursive, subliniere și culoare. Alegeți un font și o culoare. litere font și mari de capital nu trebuie utilizat la scrierea cuvinte complet. Acest lucru este perceput ca o agresiune. Dacă doriți să evidențiați orice gând, este mai bine să utilizeze numai sublinia sau cu caractere aldine. selecție de culoare nu este, așa cum a recomandat corespondență nu este întotdeauna imprimată pe imprimante color.
semne de exclamare în mod inutil ar trebui să fie evitată, în special în cele din urmă propoziției a pus mai multe puncte de exclamare.
11. Scrie competent!
Evitați clișee, jargonul și cuvintele Arcane! Încercați cât mai mult posibil pentru a scrie simplu, accesibil și clar.
Nu scrie limba rusă pronuntia cuvinte și expresii, care sunt, de obicei scrie numai cu litere latine! De exemplu, „VIP-uri“, „IT“ și altele.
Pentru detalii, nu este necesar să se includă în textul scrisorii, este mai bine să-l atașeze ca fișiere separate. Asigurați-vă că pentru a introduce literele din organism, care fișier investi, sau destinatarul poate percepe ca un virus remorci spontane.
Nu puneți în scrisorile EXE, PIF, BAT, COM, CMD, fișiere SCR - multe servere de e-mail pentru a le bloca. Pack atașamente voluminoase în arhive (zip, rar).
Niciodată nu investească atașamente ei sau link-uri cu privire la conținutul lor (nu sa dovedit software anti-virus)!
13. Deconectați-vă întotdeauna și indicați datele de contact.
Acesta este un semn de bun gust, ceea ce demonstrează profesionalismul.
În unele cazuri (în corespondența lungă, sau cu cel mai apropiat colegii care stiu pe de rost toate persoanele de contact), puteți utiliza o versiune scurtă a semnăturii. De exemplu:
Cu stimă,
Andrey Ryazantsev.
14. Postscript rar utilizat în corespondența de afaceri.
15. Primirea de returnare se face numai în cazuri speciale.
16. Utilizați caseta de „importanță deosebită“ numai atunci când este cu adevărat necesar!
În cazul în care scrisoarea conține informații importante care necesită atenție urgentă, se menționa - a stabilit importanța unui „mare“. Acest lucru va evidenția scrisoarea în dosarul „Inbox“. Dar nu abuzează de această funcție în zadar.
17. Înainte de a faceți clic pe „trimite“, scade scrisoarea.
Face toate clare, specifice, pe scurt, nu există greșeli gramaticale și informații necorespunzătoare? Corectați datele destinatarului, dacă este indicat, și altele. Verificați logica și coerența prezentării.
18. Dispozitivul (în timpul orelor de lucru) răspunde la scrisoarea!
Când răspundeți la un mesaj de a salva istoricul chat. Nu începe să răspundă ca un mesaj nou!
Răspunde în mod consecvent la toate întrebările.
Ca răspuns, nu ar trebui să uităm despre funcția „răspunde tuturor“, aceasta va ajuta să nu pierdeți un singur destinatar.
Dacă ați solicitat un document, nu este suficient atunci când răspundeți la o literă doar pentru a atașa un fișier, asigurați-vă că pentru a scrie în corpul notelor scrisoare. De exemplu, „Eu vă trimit informațiile solicitate.“