- numai că acest loc a fost Rook mea! - strigă un singur ochi, în căutarea în jurul valorii de - și acum a dispărut!
- Nu, vreau să spun, și nu a fost! - a răspuns țărănește Ostap.
- Cum ar putea să nu fiu? Îmi amintesc în mod clar!
- Bineînțeles că nu!
- Unde a plecat? Ai câștigat?
- Won.
- Când? La ce curs?
- Ce mă prostești cu turnul? Dacă renunți, atunci spune asa!
- Permiteți-mi, tovarăși, am toate miscarile sunt înregistrate!
- Biroul scrie - a spus Ostap.
(I. Ilf, Petrov, "scaune Doisprezece")
Am cunoscut pe marele maestru Ostap Bender, rostind ultima teză epilogul la acest articol, care este valoarea de toate scrise pe hârtie pentru organizație, el nu ar trebui să-l grăbească cu dispreț, cum ar fi descris Ilf și Petrov.
Dar noi suntem cu voi, dragi cititori, pentru a înțelege pe deplin de ce nu se poate arde legat cu sfoară, un teanc de hârtii, stând în colțul arhivei. Apreciem de contabilitate. Automatizarea fluxului de lucru
Toată viața se învârte în jurul facturile companiei. Pe de o spune ca toti avem unul pe altul. Pe de altă parte este scris că toți ceilalți ne datorați, și asta e ceea ce le datorăm. În al treilea rând, un clip de hârtie atașată la al doilea, specificați exact cum toți ceilalți ne datorați, iar unul dintre noi trebuie să ne asigurăm că în această situație nu este lăsat fără dulce. Și așa mai departe la infinit.
Una dintre sarcinile pe care trebuie să le ocupe cap - organizarea documentului:
- Care este ciclul de viață al documentelor în compania dumneavoastră?
- În cazul în care acestea provin de la, și unde să meargă?
- Cum de a urmări dacă documentele au fost acolo, în cazul în care acestea sunt necesare?
- Cine este responsabil pentru existența documentelor pentru o anumită situație?
- Ce documente ar trebui să fie stocate, și pentru cât timp?
Cu siguranță v-ați pus aceste întrebări, după teancul de hârtie a încetat să se potrivească într-un singur dosar, și ați decis să faceți sortarea, găsi că aveți un contract de acte care nu sunt acoperite de acceptare a muncii.
Cum de a face în așa fel încât toate documentele companiei au fost colectate într-un singur registru, sortate, ordonat și gata pentru eliberarea instantanee a oricui cărora le sunt în prezent necesare (cu excepția cazului, desigur, el are dreptul de acces la acestea).
La prima vedere, această sarcină poate părea utopic. De fapt, nu este așa. Să ne uităm la soluțiile posibile, de la cel mai rău la cel mai bun.
- pierde Intenționată opțiune, atunci când formarea documentației primare a fost un lider. Fie că este necesar să se descrie toate dezavantajele acestei abordări?
- Puteți împinge toate hârtiile de pe contabil. Capul, desigur, va fi mai ușor, dar contabilul - este o persoană care crede banii companiei, precum și orice taxe suplimentare sunt puțin probabil să ducă la ceea ce el ar face o treabă mai bună decât fără ele. Contabil împotmolit într-un teanc de documente privind gestionarea și compania se execută riscul de a „umple“ și de contabilitate si gestiune a documentelor.
- Cei mai multi manageri cred că documentația primară este deja responsabilitatea directă a unui contabil, dar este fundamental greșită. documentația primară trebuie să vină de la managerul. Un contabil cu sute de seturi de documente și zece împotriva a zece manageri manageri cu zece seturi de documentare și contabil implicate în banii companiei - așa cum s-ar putea crede, atunci când performanța va fi mai mare? Dă documentația primară celor care sunt cele mai apropiate de ea - managerii de vânzări!
- Self-imploră soluție - lăsați documentația primară în desfășurarea managerilor. Dar cum să verifice, dacă acestea îndeplinesc sarcinile așa cum prescris pentru ei? Efectuarea auditurilor interne - nu este o opțiune. Așteptați o situație de urgență, cum ar fi în cazul în care clientul nu este transferat bani la contract și nu va face acest lucru, care să justifice acțiunile lor prin faptul că munca se face prost. Documentele în instanța de judecată va fi de partea lui - nu au certificat de finalizare, deoarece managerul nu ia doar grijă de ea. Cea mai simplă opțiune - de a pedepsi sau respingerea, dar nu face pentru faptul că societatea, oricum, vor suferi pierderi pot ruina reputația lor.
- Și, în sfârșit, singura decizie corectă. Ai nevoie pentru a automatiza fluxul de lucru. Punerea în aplicare a sistemului de control al documentelor primare pentru a adăuga o arhivă electronică pentru stocarea acestuia. Imaginați-vă situația - aveți documentul. Să fie un contract de servicii. Ai traducerea în format electronic (scanare) și trimite la arhivă. Acest document trebuie să fie însoțit de câteva conturi și certificat de finalizare. Probabil ați ghicit că, la momentul sosirii, acestea vor fi scanate și trimise la arhiva, și o versiune electronică este atașată la versiunea electronică a contractului.
O astfel de schemă simplă permite optimizarea fără precedent fluxul de lucru:
- Tu - managerul și trebuie să afli care clienții nu au trimis o copie a certificatului de finalizare. Tu du-te în, și a vedea imediat acele contracte care au legătură cu îndatoririle, iar cele care nu sunt acoperite de acte.
- Tu - șeful de departament, și trebuie să verifice subordonații lor. Tu du-te și vezi oricare dintre aceste documente nu sunt în ordine, în cazul în care nevoia de conturi, în care funcționează.
- Pentru tine, auditorul vine. Veti gasi in sistem toate documentele necesare (sau pentru a vedea care dintre ele valori mobiliare lipsite și în regim de urgență chemat managerii responsabili „pe covor“ la venirea auditorului a fost bine), am asigurat că ea a fost bine, a fost scos din arhiva originale și le-a prezentat pentru a testa.
Se pare tentant, nu-i așa? Pentru organizarea documentelor electronice nevoie doar de-o singură persoană responsabilă pentru ea, care va scana documente, introduceți-le în documentația sistemului, și trimite documentele la arhiva.
Sistemul de detectare a documentației primare
SKNPD - Sistemul de control al prezenței documentației primare, care este o suprastructură pe 1C Enterprise 8.1, vă permite să țină evidența clienților trimiterea documentelor de ieșire (facturi, certificate de servicii) și pentru a obține de la furnizorii de documente primite.
Astfel, procesul de obținere a documentației descrie mai multe statut (trimis, într-un fel, am primit) și legată de persoana responsabilă pentru preluarea unui anumit document. Desigur, toate acestea se realizează în format electronic, și, astfel, este posibil să se genereze rapoarte care indeplinesc chiar si cele mai exigente executiv. De exemplu, documentele care lipsesc și care este responsabil pentru ea. Sau oricare dintre managerii să lucreze mai eficient.
Având un astfel de sistem într-o organizație poate minimiza riscurile asociate cu probleme din cauza lipsei documentelor primare, precum și pentru a controla modul în care sarcina se poate ocupa de contabil mereu ocupat și office manager sau administrator de clienți. Dar să-l pună în aplicare în biroul dumneavoastră au nevoie de un membru al personalului care eliberează documentul, primirea documentelor și un scanner.
Dacă doriți să abordeze problema documentației este încă și mai avansată, și traduce integral documentația în format electronic, pentru a simplifica tratamentul documentelor și a le lua în considerare, atunci vă veți bucura cu siguranță de serviciu în afara amplasamentului de stocare a documentelor. Acest sistem vă permite să crească eficiența operațională și pentru a reduce costurile.
În ceea ce privește volumul de documente electronice stocate în sistem, situația este, pe de o parte, un pic mai simplu: pentru a salva viteza la baza de operare și pentru a preveni proliferarea necontrolată poate stabili politici care se deplasează documentele neutilizate într-o bază de date separată. documentele de intrare la mass-media amovibile pot fi necesare pentru volume mari.
Pe baza celor de mai sus, puteți face o concluzie logică - control asupra documentelor primare ar trebui să fie automatizate! Acest lucru va elimina o serie de probleme cu capul - nu este nevoie pentru a trage personalul, nu este necesar de a le controla! Toate sistem de control! Pe fața de a economisi timp și resurse! Și este atât de important în timpul nostru!
Șef al Departamentului de sprijinire a afacerilor integrate